電話以上に確実にスムーズに来客応対が進む

アナログな仕組みで受付をしていました。

　ー　今までの受付フローを教えてください。

RECEPTIONISTを導入した当時のオフィスでは、エントランスにある呼び鈴の音が鳴り次第、担当者が来客対応をしていくという受付方法を採用していました。

内線すら使わない、すごいアナログな仕組みで回していました(笑)

特に、呼び鈴での運用だったので、ちょっと雑音が入ると聞こえずに対応できなかったり、気づかなかったりなどというケースが多かったですね。

また、呼び鈴だけだと、誰が担当者かわからないという問題もあったので、社内で一度調べるというコストが発生していました。

非効率な電話でのやり取りをやめたかった

　ー　受付システムの導入を決めたのは何でしょうか?

「電話対応に時間を取られたくない」、「電話を使う機会を減らしたい」という思いが強くあったことが、受付システムを導入するキッカケになりました。

橋本さん(RECEPTIONIST運営会社の代表)から、その悩みはRECEPTIONISTで解決できるとお話を頂いて、コミュニケーションコストが減らせそうだなと思いました。

また、僕個人の思いとし「受付対応に専念する人を置きたくなかった」と思っていたこともあり、 導入を決めました。

総務チームの受付業務が1日12時間→30分に!

　ー　導入にあたっての苦労や工夫はありましたか?

導入の際に苦労したことは特になかったです。

もともと全社でSlackを使っていたこともありますし、非常にわかりやすいマニュアルもあったので簡単に設定することができました。

社内への通知に対しても大規模な説明会を開いたりする必要もなく、全員がマニュアルに沿って進めてくれたので、特に問題なく導入することができました。

来訪される方でも、受付のiPad操作で戸惑う人はそこまでいないかなと思います。

来客に気づかないことはない

　ー　RECEPTIONISTを導入して何か変化はありましたか?

受付システムを導入後に最も強く感じたことは感じたのは、ストレスを削減できた事です。

弊社は、各社員に内線電話を置いている会社ではありません。

もし内線電話で受付対応をしていたら、来客の度に集中して取り組んでいた仕事を中断しなければいけません。

内線での受付対応という、ある種のストレスを削減できたのは非常によかったなと思います。

コミュニケーションコストが圧倒的に減った

　ー　RECEPTIONISTを導入して何か変化はありましたか?

また、RECEPTIONIST導入をした時の具体的な変化としては、担当者に直接通知がいくので、社内で誰の来客か確認する必要もなく、コミュニケーションコストが圧倒的に減りました。

それに、来客に気づかないということもなくなりましたね。

また、弊社は受付周りだけでなく、様々なやり取りをSlack上で行っているので、弊社の業務フローの中に綺麗に入ったというのも良かった点でした。

来客をいち早く把握できる

　ー　社員の方から何かお声があれば教えて下さい。

社員からは以下のような声がありました。

・導入前は、卓上ベルで来客応対をしていたため、音を聞き逃したり、迎えに行く際、どこの誰が来たのかがわからず不安な思いでいつも対応していました。RECEPTIONISTを導入してからは、訪問者が来た際、訪問者情報をチャットツールで即座に確認できるようになったので、気持ちが楽になりました。

・配達や打ち合わせ、採用面接など、来客の目的が通知とともにわかるため、どんな対応をすればいいのかをいち早く把握することができ、とても助かっています。

チャット利用企業には必須アイテムですね!

　ー　RECEPTIONISTを検討している企業に一言お願いします!

普段の業務でもチャットツールを使っている会社であれば、ぴったりハマると思います!

というのも、業務上で使っていると、普段の社内連絡に気づかないことが無いように、各ツールの通知に社員が敏感だからです。

そのため、来客通知にも、気づかないということはないかと思います。

何よりも電話以上に確実にスムーズに来客応対が進むので、今後必須のアイテムになってくると思います。