現場の非効率さに目を向けるべき。日程調整から効率化し、社員1人分のコスト削減。

管理部門の代理来客対応が負担に

以前の受付方法と抱えていた課題を教えてください。

吉岡社用携帯を全社員に配布していたので、受付から個人の携帯に呼び出す仕組みでした。

しかし、繋がらないなどの理由でお待たせしてしまい、管理部門や他の社員が気づいて代理対応していたこともあり、管理部門の無駄な業務や、個人携帯に加えて、受付のための社用携帯を持ち歩く非効率さを改善するべきだと思っていました。

訪問先でRECEPTIONISTが導入されていて、自分が訪問者として使っており便利だと感じていました。

また、長年の経験を活かして受付の課題を解決したいという橋本さん（RECEPTIONIST代表取締役CEO）の想いに共感し、導入することになりました。

受付フローが変わることに関して、社内の反応はいかがでしたか？

吉岡Slackが社内のコミュニケーションとして浸透していたにもかかわらず、受付は電話対応だったんです。「Slackに通知が来るなら便利！」と前向きなリアクションで、導入ハードルも高くなかったです。

運用においても、対応する時に「OK」を入れるというルールだけ先に決めておけば問題ありませんでした。

どれぐらいの工数削減に繋がったのか？

導入してよかった点を教えてください！

吉岡管理部門の業務効率が上がりました。

もともと、来社は月に約300件ありました。

例えば管理部門が3割を代理対応していたとなると、1人で月90件、自分の作業を中断していた手間がなくなったのはありがたいですね。

また、商談や打ち合わせが時間通りに始まるようになったのは大きいです。

相手は時間をかけて来てくださっているので、その方に対して時間をいかに大切にできるかは重要ですよね。

受付完了後、即時で通知されるので、待たせることなく打ち合わせを始めることができています。

また、月額500円×60人くらいで使用していた社用携帯をなくすことができたので、新たにコストをかけることなくRECEPTIONISTを使えています。

社員1ヶ月分になる日程調整のコスト削減の詳細

吉岡様は月100件以上の日程調整をされているとお伺いしました。日程調整の効率化についてはどうお考えですか？

吉岡日程調整には大きな課題を抱えていて、効率化が急務だと思っています。

私自身が月に140件ほどのアポイントがあります。

150名規模なので、会社としては2000件／月ほどにはなるんじゃないでしょうか。

1件の日程調整に5分かかるとして 5分×2000件＝10000分＝約166時間 この時間は、月8時間×20営業日勤務する社員1ヶ月分に相当します。

オンライン秘書サービスや、アシスタントにお願いして日程調整をお願いしていましたがそれも非常に時間もコストがかかる。

さらに、今は必然的にWeb会議が増えたことで、商談の機会が増えた分日程調整の回数も増ました。

まだ社内のほとんどが手動で行っているので、日程調整をもっと効率化して会社の生産性を高めていかなければ、と思っています。

「調整アポ」に期待することがあれば教えてください。

吉岡単独の日程調整ツールで面倒に感じるのは、他の社員を別にアカウント登録しないといけないことです。

RECEPTIONISTならすでに社員が登録されているので、複数人数の調整が簡単です。

最近は受付システムとしてRECEPTIONISTを使う来訪だけでなく、往訪やWeb会議にも対応しているとのことなので、今後マストで社内で使っていくべきだと感じています！

大切なのは現場の非効率さに気付けるかどうか

最後にRECEPTIONISTを検討している方へ、メッセージをお願いします。

吉岡まず、「非効率に気付くこと」じゃないでしょうか。

「自分の会社に月に何人来社してるか」と聞かれてすぐに答えられる人は、意外とそう多くはないと思います。

現場で起きてる非効率な実態に気づいて、それを変えたいというメンタリティが重要だと思います。

まず把握するのがスタートで、その先にツール導入やDX化がある。

それを考えて現場に目を向けたら、RECEPTIONISTで効率化しない理由がないことに気付くはずです！

吉岡様、本日はありがとうございました！