「受付×日程調整」がシームレスに連携。会社の成長を支えるツールとして貢献。

株式会社ログラスは、新しいデータ経営の在り方を生み出すDXサービスの企画・開発・販売を行っている企業です。

2024年3月のオフィス移転にあたって、RECEPTIONISTと調整アポを導入いただきました。

今回は、ツール選定から導入までを担当された、

コーポレート本部の安達様に導入までの経緯や導入後の効果などの話を伺ってきました！

ビルとオフィスの受付で二重の手間が発生していた

ー　2024年3月にオフィスを移転されましたが、移転前のオフィスはどのような状況でしたか？

移転前のオフィスは、ビルのエントランスに常設の受付があり、

電話で弊社への来客の取次をいただいていました。

取次の対応は総務担当者が2〜3名で回すような運用になっていました。

つまり、ビルのエントランスとオフィスフロアで二度の受付対応が必要なため、

来社されたお客様にも弊社にも文字通り“二重の手間”が発生していました。

価格とクオリティのバランスを考慮して導入を推進

ー　RECEPTIONISTの検討から導入まではどのように進められましたか？

導入は比較的スムーズに進み、他社の受付システム2〜3社と比較しながら進めました。

RECEPTIONISTは、

コーポレートITチームのマネージャーが前職で使っていたのがきっかけで、

使いやすさが分かっていたため、最初から候補には上がっていました。

ー　他社と比較する中で、弊社のサービスを選んでくださった理由を教えていただけますか？

UIの分かりやすさと価格、クオリティのバランスが良かったところが決め手でした。

RECEPTIONISTは、多機能すぎずシンプルすぎないというところで、

バランスが取れていると感じ、導入を決めた形になります。

また、弊社としては、「管理側の機能」も重要視していたので、

受付iPadのUI設定のしやすさや、管理画面の操作性も大きなポイントでしたね。

特に必要な設定項目が全部表示されているような UI ではなく、

設定したい項目がまずはざっと確認できて

クリックすると詳細がわかる UI になっている点もありがたい部分でした。

現在は5〜10件程度の来客をRECEPTIONISTで対応

ー　現在の受付方法はどのような形になりますか？

訪問者にはあらかじめ入館コードを発行し、受付で入力していただいています。

そのほかには「総合受付」「配達」「面接」の3種類のカスタムボタンを設定しています。

弊社のオフィスは8階と9階にあり、9階が来客対応用のメインエントランスです。

弊社は経営管理のサービスを提供しているので、お客様の経営情報なども扱っており、

8階の執務室はセキュリティが厳しく管理されています。

外部の方は入れない仕様なので、来客の種別に合わせて受付対応をしています。

ー　1日あたりの来客数は平均何名でしょうか？

日によって異なりますが、平均して5〜10件近くの来客があります。

シンプルに受付業務がまるっとなくなった

ー　RECEPTIONISTの導入によってどのような変化がありましたか？

一番大きな変化は、我々の手から受付業務がなくなり、

対応の負担が大幅に減った部分ですね。

旧オフィスはビルとオフィスの両方で受付対応が必要で、

二度連絡しなければならない手間があり、

さらに担当者不在時の対応が求められていましたが、

それが解消され、非常に効果を感じています。

RECEPTIONISTとの相性が決め手

ー　調整アポの方は、検討から導入まではどのように進められましたか？

各部署で異なる日程調整ツールを使っていたため、

要件の整理や各メンバーとコミュニケーションを取りながら選定を進め、

他サービスと比較検討しながら導入を決めました。

ー　日程調整ツールで特に必要だった機能は何でしょうか？

グループの日程調整やバッファの設定、固定URLなど、

必要な機能はたくさんありましたが、特定の機能が決め手というわけではなく、

他サービスと比較しながら最適な選択肢として、導入を決定しました。

ー　その中で調整アポを選んだ理由を教えていただけますか？

理由は2つありまして、1つ目は「RECEPTIONISTとの相性」です。

RECEPTIONISTに登録されたユーザー情報を、そのまま調整アポでも利用できるため、

受付システムと日程調整ツールをシームレスに活用できるというのは大きかったです。

2つ目は「料金の考え方」です。

調整アポは、チーム用の予約ページは有料ですが、

個人用の予約ページは無料なので、利用人数の上限がないんですよね。

社員が急増しており、今後も体制の拡大を検討している弊社の現在の状況では、

「ユーザー課金タイプ」だとコストコントロールが難しくなると感じました。

調整アポのようにページ数が決まっていて、人数が増えても費用が変わらないと、

コストコントロールしやすいですし、上長への提案もしやすかったです。

固定URLを社内で共有して活用

ー　調整アポはどのように活用されていますか？

固定URLをパターンごとに抽出し、

社内メンバーが見られるページに一覧で掲載して活用しています。

全体の約8割は「営業の商談」「採用関連の面談」で使用されています。

また、部署ごとの固定URLの数は明確に決めていませんが、

管理者の方で定期的に使用状況を確認し、

使われていないものは削除する形で管理しています。

ツールを統一することで、管理がしやすくコストも見える化できた

ー　調整アポの導入によってどのような変化がありましたか？

一番大きな変化は、各部署でバラバラに使っていた日程調整ツールを統一し、

コストも明確に把握できるようになったことです。

以前は誰がどのツールを使っているか把握できておらず、

全体のコストも不明でしたが、調整アポの導入でこれらが改善できましたね。

ー　ツールを変更するとなるとなかなか大変なイメージがありますが、導入後、何かアナウンスは行いましたか？

特に大きなアナウンスはせず、各現場で自然に適応してもらっています。

また、導入の検討時から協力いただいていた方々が使い方をきちんと把握しており、

現場での展開や活用を主導してくれています。

ー　導入後に「ここが良かった」という声はありましたか？

日程調整やお客様への招待がスムーズになり、

グループでの調整やWeb会議のURL自動発行などが

簡単に行えるようになった点が好評ですね。

会社の成長を支えるツールとして貢献

ー　導入後、会社のビジョンやバリューに貢献できていると感じますか？

調整アポはユーザーごとの課金がなく、

追加費用を気にせず全社員にツールを提供できることから、

弊社の成長を後押ししてくださるツールとして貢献できていると感じています。

必要なことを社内で明確にし、それに合うツールを地道に探していく

ー　では、最後に導入を検討している他の企業に対してアドバイスがあれば教えてください。

日程調整ツールは、機能に大きな差が出にくい一方で、

外部サービスとの連携やシングルサインオンといったオプション、

料金体系などに細かな違いがあります。

重要なのは「自社に本当に必要な要件を明確にし、それに合うツールを見つけること」です。

これができれば、ツールは自然に馴染み、

現場での使用方法を特にアナウンスする必要もなく、スムーズに運用できると思います。

ー　安達様、この度は貴重なお話を聞かせてくださり、誠にありがとうございました！