受付×会議室管理のデジタル化で業務効率向上！キッツが目指す未来のオフィス環境

会議開始までに15分かかっていた

受付業務における課題は何でしたか？

小林従来の受付では、来訪者が1階に設置された電話を使って担当者を呼び出し、セキュリティ解除のために社員が1階まで来訪者をお迎えにあがっていました。その後、社員が来訪者を4階の受付フロアまで案内し、そこから先は受付担当者が会議室まで誘導するというフローでした。
 
さらに、4階にお客様を案内した後に、同席する社員を電話で呼び出しており、当時は会議室内の設備も整備されていなかったので、会議に必要なモニターやケーブルの準備が必要な場合もあり、会議が開始できるまでには大体15分ほどはかかっていたと思います。
 
この受付フローでは、有人の受付担当者がいるにもかかわらず、社員にも来客対応の負担が発生していましたし、お客様を長らくお待たせしてしまうということが多かったですね。
 
また、従業員が会議前にバタバタと準備に追われる場面も多く、業務効率も低下していました。

会議室管理における課題は何でしたか？

山﨑会議室運用では、空予約や無断延長が大きな問題でした。特に、予約された会議室が使用されていないケースが多く、必要なときに利用できないことが問題でした。
 
受付から会議開始までに15分かかってしまうと、1時間の会議時間が45分程度になってしまいますよね。それによって、会議が延長してしまったり、終了時間がギリギリになってしまったりすることで、入れ替えがスムーズにできず、会議室リソースの圧迫にも繋がっていました。
 
実は、以前は会議室の予約を紙で行っていたのですが、2022年頃にMicrosoft365を導入すると同時に、Outlookカレンダーから会議室を予約するフローに変更しました。Outlookから予約できるようになったことで予約の手間は削減されましたが、Outlook上では会議室の真の利用状況が可視化できないので、空室を見つけるのは困難でしたし、空予約も課題として残っていました。

導入の決め手は、直感的なUIと安定した稼働性

システム選定時の評価ポイントは何でしたか？

石島今回のツール導入にあたっては、価格や機能面ももちろん重要でしたが、そのほかに、すでに導入済みの各種ツールと連携ができるかどうかを重要視していましたね。
 
弊社では、コロナ以前からワークプレイス関連のツール（グループウェアやチャット、名刺管理、CRM等々）の導入や活用には重要性を感じていたため、それ以前に導入していた古いツールや紙で行っていた管理を見直し、入れ替えを進めてきました。
 
しかし、今後のことを考えると、既存ツールと連携ができないツールが増えてしまえば、管理が煩雑になることは見えていましたし、ツール同士のシナジーも生まれないので、導入する意味がなくなってしまうと考えていました。
 
中でもMicrosoft365との連携ができるかどうかは、今回の受付システムおよび会議室管理システムの選定においては非常に重要でしたね。

その中で、RECEPTIONISTと予約ルームズを選ばれた理由を教えてください

小林RECEPTIONISTと予約ルームズを選んだポイントは、3つあります。
 
①UIと使いやすさ
システムを使用する社員や来訪者にとって、直感的に操作しやすいことは重要でした。
導入しても使ってもらえなければ意味がないので、システムの使いやすさに関しては、社内で事前にトライアル期間を設けて検証をしました。

②安定した稼働性
実は、他社製品のトライアル期間中には、何度かエラーやトラブルが発生してしまったのですが、RECEPTIONISTのトライアル時には問題が一切起きなかったことが大きく評価されました。
 
トライアル前の段階では、機能が似ている他社システムでも当社の運用上は問題がなさそうだったので、経営層からは価格も安い他社システムにすべき、という話が出ていたのです。
 
しかし、トライアルを実施したところ、今後の保守やメンテナンスの手間、実際の使用感に関して現場からは「絶対にRECEPTIONISTの方が良い！」と声が上がりました。最終的な価格に関しては他社よりも少し高かったのですが、その価値があると考え、RECEPTIONISTに最終決定しました。

③Microsoft 365との連携
既存のOutlookカレンダーとシームレスに統合できる点も非常に重要でした。RECEPTIONISTでは、Outlookのアドイン機能を使用することで、社員がいつもと同じような手順でOutlookカレンダーから来客や会議室の登録ができるのがよかったですね。
 
来客の登録や会議室の予約のたびに、毎回システムの管理画面に入る必要がないので、手間がかからないですし、社員の使い勝手やツールの浸透に関しても、既存のフローとの大きな変更点がなかったので不安がなかったです。

石島機能的な側面はもちろんですが、担当してくれた営業の方やカスタマーサポートの品質も素晴らしいなと感じました。営業の方も技術的な部分に精通していたので、こちらの質問や疑問への回答が早く、丁寧で安心感がありましたね。

山﨑カスタマーサポートに連絡をした際にも、大体のメールは1営業日以内には返ってきていたので、トライアルや導入も非常にスムーズに進めることができました。説明も丁寧でわかりやすかったです。

石島また、導入以前に一度、RECEPTIONIST社のオフィスにお伺いさせてもらい、社長とも挨拶をさせていただきました。その際、製品に対するこだわりや誇りを感じることができた点も強く印象に残っています。

空室状況がひと目でわかる

導入後の効果として、どのような変化がありましたか？

小林受付業務では、有人だった受付の無人化に成功しました。
さらに、来訪者がQRコードを使って簡単に受付を完了できるようになり、受付で待たされる時間や会議開始までの時間も短縮されましたね。

山﨑会議室管理の面では、空予約の件数が減りました。
また、会議室の空室状況がひと目でわかるようになったのも嬉しいですね。ちょっと15分だけ使いたいという際にも、社内を見渡すだけで空き状況がわかるので非常に便利です！
 
操作が簡単でシンプルなシステムなので、社員による入退室ボタンの押し忘れなどもほとんど発生していないです。これまで以上にスムーズに会議室を予約・利用できるようになりました。

石島予約ルームズの予約名の非公開設定も非常に助かっています。来訪されたお客様に次の会議予定の名前が見えてしまうと、場合によっては印象が良くないこともあります。特に競合他社様と来訪が重なったときなどは、この機能があることでそういった心配を防ぐことができ、安心して利用できています。
 
かねてより解決したかった受付と会議室の課題は、全て解消できたので100点満点だと思ってます。
 
また、今後は、会議室の利用状況のデータ活用も視野に入れています。かなり数は減っていますが、まだ空予約をする社員がいるので、溜まったデータをもとに、さらに会議室マナーを向上させるための施策を進めていきたいと考えています。

時代に合わせ、新しいツールを取り入れるべき

導入までにはどのような準備をしましたか？

石島オフィス移転と同時にシステム導入を予定していたため、IT部門と総務部門のメンバーで構成されたワーキンググループを立ち上げ、具体的な要件を整理しました。また、トライアルもワーキンググループ内で実施し、実際の使用感を確かめましたね。

小林社内での説明会やマニュアルの展開をすることで、社員の不安解消やツール浸透の促進を目指しました。導入以前には、多少の抵抗感はありましたが、継続的な説明とフォローアップによりスムーズな浸透を実現しました。導入後には、トラブルや不満の声が出ておらず、安心して使っています。

導入を検討している企業へ、成功のためのアドバイスがあれば教えてください

小林システム導入後の社内浸透にも注意が必要です。社員が新しいツールに馴染むまでには時間がかかることもあります。そのため、社内説明会やマニュアルの配布、そして継続的なサポートを通じて、社員の不安を解消することが重要です。
また、予約ルームズのように、既存の運用フローを大きく変えずに使えるシステムを選ぶことが、スムーズな導入にもつながると思います。

石島RECEPTIONISTも予約ルームズも非常に優れたシステムです。これらを活用することで、業務効率が向上し、より良い社内環境を構築できるはずだと思います。
 
変化の激しい現代においては、時代に合わせて新しいツールを取り入れていくことが、社内の生産性向上や働きやすい環境づくりにつながると考えています。
 
私たちは、RECEPTIONISTをはじめとし、ワークプレイス関連のシステムを多数導入してきたことで、効率化はもちろん社員や来訪者の満足度向上も実現できました。ぜひ、多くの企業にも導入を検討していただきたいなと思います。