小さな改善で、大きな組織的成長へ。受付×会議室システムで、本来の業務に集中できるオフィスを実現。

新オフィスは「働きやすさ」を重視

新オフィスはどのようなコンセプトで作られたのでしょうか？

渥美新しいオフィスは、これまで以上にメンバーの働きやすさを重視して設計しました。

人員の増加に伴い、不足がちだった会議室やフォンブースを増やし、仕事中も気分転換ができるようにバースペースを設け、自席以外でも仕事ができるような空間を作っています。

また、世の中的にも出社を再開する会社が増えてきたタイミングでもあったので、オンラインだけでなく、対面での会議が増えることも考慮しました。

移転プロジェクトの段階から、来客受付のシステムや会議室の予約システムは絶対に入れた方がいいだろうなと想定していました。

受付の課題は、社員の時間が奪われていること

以前のオフィスはどうでしたか？

渥美前のオフィスは、規模はそこまで大きくなく、会議室も一つしかありませんでした。

また、エントランスのスペースがなかったので、受付システムや内線電話は設置しておらず、全体的にアナログなオフィス環境でした。

エントランスがなかったとのことですが、来客の対応はどのように行われていたのでしょうか？

渥美来客の方は、直接オフィスの扉をノックして入る形をとっていました。

そのため、毎回ドアの近くの席の人や気づいた人が、その場で要件を聞き、担当の人に繋ぐ、というステップを踏まなければなりませんでした。

ただ弊社では、メンバーの座席が固定になっているため、この方式だと扉近くのメンバーの負担が大きくなります。

さらに、当時はコロナ禍で来客自体は少なかったので、来客よりも配達の方の対応が多い状況でした。

これらは本来、コーポレートが対応すべきなのですが、コーポレートチームの席から扉が少し遠かったこともあり、他部署のメンバーが対応することが多くなっていました。

このため、来訪と無関係な社員の時間が奪われることが大きな課題でした。

1日10件の予約を紙で管理

会議室はどのように管理を行っていたのでしょうか？

渥美以前のオフィスでは会議室が一つだったので、会議室の扉に1ヶ月分のカレンダーを置いておき、手書きで予約をしていました。

一日に10件程度の予約があったので、ボールペンの文字が重なったり、誰が予約したのか読めなくなることが頻繁にあり、会議室の管理がかなり煩雑でアナログな状況でした。

本来やるべき仕事に集中できる環境へ

システムを入れた現在は、どのように変化しましたか？

渥美まず受付に関しては、RECEPTIONISTを導入したことで配達の方の対応をコーポレートチームに集約させることができるようになりました。

配達の方向けのボタンを設置しているので、コーポレートチーム専用のチャンネルのみに通知がいくように設定しています。

また、移転後は来客や面接の方の来社も増えましたが、そうした来客もそれぞれ担当のメンバーに通知されるようにしています。

関係のないメンバーには余計な通知が行かず、本来やるべき仕事に集中できる環境が作れたので、非常に嬉しい変化です。

また、会議室に関しては、PCやスマホで会議室の予約状況が確認できるようになり、便利になりました。

というのも、新オフィスは、執務室から廊下を通って会議室エリアに移動する必要があるので、執務室からは会議室の状況を目視では把握できないんです。

そのため、執務室から各自のデバイスから状況確認や予約ができることが、時間の節約になっています。

中でも一番助かっているのは、会議室に設置しているiPadから次の予約が確認できることです。

会議室に入るときに、次に誰が何時から会議室を使用するかを確認できるので、退室時間を守る意識も高まります。

また、空いている会議室があれば、次の予約時間まで突発的な打ち合わせをすることもできるので、社員からも日々の業務がスムーズになったと好評です。

新ルールにより、会議室の譲り合いがスムーズに

システムの浸透や運用に向けて何か取り組んでいることはありますか？

渥美システムの使い方に関しては、実際の使い方を説明した動画を社内ポータルサイトに掲載しており、社員はそれをみて使い方を学んでもらっています。

RECEPTIONISTも予約ルームズも、非常にシンプルなシステムなので大掛かりなレクチャーは不要で、誰でも使える点も気に入っています。

また、会議室の予約に関しては、新しくルールを設けました。

例えば、会議室の利用に関しては、基本的にはオンライン会議よりも対面での会議が優先されるべきなので、会議室の予約時にはオンラインか対面かを予約名に明記するように決めています。

こうすることで、誰がどこの会議室をどんな用途で予約しているのかがわかるため、緊急度や重要度に合わせ、社員同士が直接コミュニケーションをとって会議室の交換や譲り合いができるようになりました。

決め手は使いやすさ

導入の決め手は何でしたか？

渥美理由は様々ありますが、一番の決め手は使いやすさです。

毎日使用するシステムなので、直感的に操作ができること、そして必要な機能がすべて含まれていることが重要でした。

また、デザインがスタイリッシュで直感的な操作ができるのも大きなポイントでしたね。

システム選定の段階では、RECEPTIONIST以外にも複数のシステムを検討しましたが、他よりもデザインが優れていた点が印象に残っています。

小さな改善が積み重なり、大きな組織的成長へ

導入後、社員からのフィードバックはありましたか？

渥美従業員からは、業務に集中できる時間が増えたことで、仕事の生産性が向上し、仕事に対する満足度も高まっているといったフィードバックをもらっています。

また、必要な時にすぐに会議室を利用できるようになったことで、チーム内のコミュニケーションがスムーズになり、プロジェクトの進行も速くなっています。

このような小さな改善が積み重なれば、大きな組織的成長に繋がっていくと考えています。

それでは最後に、RECEPTIONISTを検討している方へ一言お願いします。

渥美RECEPTIONISTや予約ルームズのように、シンプルに課題を解決するサービスが非常に重要だと思います。

弊社のように、少数精鋭の組織運営をしている企業にとっては、来客対応や電話取次など、時間がかかるアナログな業務をデジタル化し、効率化できると、本来の業務に集中できる時間が増え、全体的な生産性が向上します。

こうしたツールの導入によって、業務やコミュニケーションの効率化、意思決定のスピードアップに繋がっていくと、プロジェクトの進行速度が加速し、最終的には企業全体の成長につながるのではないかと思います。

渥美様、この度は貴重なお話を聞かせくださり、誠にありがとうございました！