効率化意識の高い工場にこそ勧めたい。900時間/年の時間コスト削減に成功！

見学施設も備えた工場内のオフィス。 来客は入場証で管理

以前の受付（取次）の環境についてお伺いしてもよろしいでしょうか？

上間私は総務課で別の担当業務をしながら、来客時の取次を課の数名で対応していました。

また、入場証の準備・管理業務も担当しています。

これまでの取次は、まずお客様が正門の守衛室で受付をします。

入場時間などを記入した入場証をお客様にお渡しします。会社名・氏名はお客様ご自身に記入してもらいます。

そのあとは、

1. 担当者を守衛が内線で呼び出す
2. 接客スペースに設置の内線電話よりお客様ご自身で担当者の部署に電話してもらう

という2つのケースがありました。

打合せ時に担当者が入場証にサインをし、お客様は退場時に入場証を守衛に渡します。

オフィスでは、担当者名は覚えていても部署名はわからないお客様がとりあえず総務に電話をかけることも多かったんです。

よく電話が鳴っており、取次対応に追われていました。

お客様の判別ができずセキュリティ面で不安。 取次・管理ともに多大な時間を使っていた

その他に感じられていた課題は何でしょうか？

西平セキュリティー面でも課題を感じていました。

・入場証が見えず、受付済みのお客様かどうか判別不明

・担当者が実際に対応したか不明 の2点です。

受け取った入場証は、お客様のポケットや手帳のなかです。

守衛室で受付されたのかどうか、入場後に判別することができず、来客数も多いため、都度確認するわけにもいきませんでした。

上間入場証の準備・チェックにも時間がかかっていました。

印刷とカット、また守衛さんで取りまとめた入場証の確認と、部署内の回覧と保管までの作業を考えるとそれなりに時間がとられます。

また、担当者不在時の取次業務に時間がとられていることもありました。

一例ですが、製造ラインにトラブルがあった際など担当者は現場に急行します。

そういう時は携帯に電話しても機械音で着信に気づけないこともあります。

とはいえ、お客様をお待たせしているので、複数の部署に内線で連絡をすることもありました。

工場は広いので文字通り大捜索になってしまうことも…。

吉井さらに、定期点検の業者さんなどは担当者と現場で待ち合わせをすることもあり、守衛さんと担当者が内線でお客様をどちらに案内するかの確認も必要でした。

100件／日 の受付管理を効率化へ

それでは導入のきっかけについてお聞かせください。

吉井入場証や工場の入退場をチェックしている上司より、「この業務を効率化できないか？」と相談があったのがきっかけです。

工場のお客様は打ち合わせや点検などの業者さんなど多種多様で、1日の入退場件数は100件を超えることもあります。

そのため、入場証の準備と入退場記録の確認作業だけでもかなりの時間を取られます。

システムを調べてみて、創業以来変わっていない一連の受付業務をかなり効率化できるだろう事が想像できました。

様々な受付システムを調べましたが、RECEPTIONISTは

1. コストパフォーマンスに優れていること
2. 導入に際してのシステム条件のハードルが高くなかったこと

が導入の決め手になりました。

あとは、アカウントプランナーさんのレスポンスの早さとアドバイス、対応の素晴らしさもあります。

年「900時間・100万円以上」 ものコスト削減！ 総務宛の内線電話も激減した

導入後は、受付（取次）環境はどのように変わりましたか？

上間各部署へ直接来客の通知がいくので、毎回総務を経由する必要がなくなりました。

内線電話が鳴る頻度が少なくなったのは大きな改善です。

吉井入場証の印刷、準備、管理がなくなり、RECEPTIONISTの管理画面で確認できるようになりました。

どのくらい効率化されましたか？

吉井今回導入にあたって1件の取次を5分に設定した場合、 年間で900時間 金額で140〜150万円、システムのコストを差し引いてメリットは110万円前後 という数値が出ています。

実際の取次時間はもっとかかっていた場合もあると思いますので、これ以上の効果とも考えられます。

「来客者情報の見える化」でセキュリティ強化にも貢献

セキュリティ面は改善できましたか？

西平導入後は、シールプリンターで入場証が印刷され、それをネックストラップに入れて身に着けてもらっているので、一目で「受付済みであること」と「誰のお客様かの把握」が出来るようになりました。

また、導入を機に、事前にアポイントを取って頂いたお客様のみ入場とするルールとしたことで、不審者の侵入リスクを減らすこともできました。

守衛室ではすべての来客通知情報を同時に確認し、接客状況の共有ができるようになったので大きなメリットがありました。

Slackで誰も対応していないことがあった場合、守衛室のパソコンから「どなたか対応されていますか?」と確認を入れているので漏れることもないです。

Slackを通じて、担当者から「◎◎接客室にご案内下さい」など連絡のスピード化が図られています。

毎日の配送業者対応もカスタムボタン活用で最小限に

効果を実感いただけており非常に光栄です！ その他効果があったことがあれば教えてください。

上間郵便や配送業者を待たせてしまうことが多かったんですが、 カスタムボタンで「サインあり」「サインなし」を分けて通知するようにしました。

サイン不要な荷物や郵便物は、守衛さんを通ってそのまま投函する形になったので総務は会うことなく業者対応できるようになりました！

配達物の受け取りは1階で行うことがルールなのですが、5階の事務所から1階まで降りていくのは結構大変で…。

RECEPTIONISTのおかげでどう対応すべきか瞬時に判断し誰が対応中なのかも部内で共有できます。

配送業者さんも慣れれば数秒で受付完了となった点もメリットの一つです。

効率化意識の高い工場と相性良し。 セキュリティー面でのメリットも大きい！

それでは最後に、RECEPTIONISTを検討している企業様にコメントをお願いします！

吉井：今回導入に際して感じたことは、工場などの製造現場とRECEPTIONISTは相性がいいのではないかということです。

どんな工場でも安全や効率化の意識は高く、いかに安全に、いかに生産を効率化していくかを日々探求しているはずです。

RECEPTIONISTのような効率的な受付システムを導入する際に不可欠である“同僚の理解・協力”を工場という職場環境は得やすいのではないかと思います。

また、来客情報が瞬時に共有されることは、フォロー体制だけでなく不審者の侵入防止などセキュリティー面でもメリットがありますよね。

それから、データで記録が残るため、アナログな管理業務が効率化されます。

何かトラブルがあった際に紙の記録を探し回ることと、入退場データを一瞬で検索できることは別次元です。

そしてクラウドシステムなので、受付システムのアップデートも頻繁にあり、常に進化させるというRECEPTIONISTさんの姿勢は素晴らしいです。

フォロー体制とレスポンスの速さもとても心強いものでした。

無料トライアルの期間がありますので、まずは1~2部署でテスト導入してみてはいかがでしょうか。

一度定着して従業員とお客様に慣れて頂ければ、その後の取次業務を大幅に圧縮することができます！

吉井様、西平様、上間様、ありがとうございました！