「受付の無人化は必要な投資」 テレワーク下で効果を実感

チャットの浸透でコミュニケーションが効率化 非効率な受付の電話対応がストレスに

導入前の受付対応と課題についてお伺いできますか？

長屋 受付の電話がわずらわしいと感じていました。

お客様には部門ごとの内線の番号にかけていただくのですが、バックオフィスに繋がる総合受付にかかってくるケースも多く、担当者ではない社員が対応しなくてはならないのが課題でした。

IT企業としてアナログで非効率な面をなんとかしなければ、と検討しました。

Slackが浸透し、社内の内線電話がだいぶ減りはじめていた中で、受付電話がより目立って手間に感じていたことも原因にあったと思います。

200件／月の効率化に成功

導入後の変化について教えてください。

長屋 自社サービスである「fondesk」で外線電話を受けているので、社内で電話が鳴ること自体がなくなりました。

また、各部門の受電していた社員の手間がゼロになりました。

木村 1ヶ月で200件以上の来客を効率化できています。

導入してみた社内の反応があれば教えてください。

長屋 導入してすぐは「OK」ボタンの押し漏れがあり、対応したか確認することもありましたが、だんだんと馴染んでいきました。

また、当時はお客様が少し戸惑っているシーンもありましたね。

今は受付システムを他でみる機会も多いからか、迷うことなく使っていただけています。

使ってみて感じるのは、確実に気付くのは内線であるのは変わりないです。

しかし、工数が減って電話が鳴らないという面でのメリットは大きいです。

アンケートの時点では費用対効果を気にする人もいましたが、対応していた人や来客が多い人は効果を感じています。

木村 私は前職で別の受付システムを使っていましたが、うまく運用できておらず、入社して初めてRECEPTIONISTに触れて、うまく運用できていることに驚きました（笑）。

企業の玄関を担うのに最適な受付システム。 なくなったら困る！

最後に、RECEPTIONISTを検討している方へ向けてメッセージをお願いします！

木村 普段当たり前のように使っているのですが、もしなくなったら非常に困ります。

それほど会社に馴染むサービスなので、”1ヶ月試しにやってみませんか?”と言いたいですね。

金城 受付は企業の玄関でお客様の目に触れるものです。

だからこそ、自社の色を出したり、細やかに使いたいと思うのではないでしょうか。

RECEPTIONISTはそれが実現でき、企業の玄関を担うのに最適なサービスです！

長屋 人がお迎えしてくれる受付は華やかで素敵ですし、受付で会社のイメージを表している企業もあると思います。

しかし、少しでも効率化を考えているのであれば、RECEPTIONISTを使ってどんなにラクになるかを実感してみてほしいですね。

間違いなく効率的になります！

長屋様・金城様・木村様、ありがとうございました！