長年課題だった総務部門の負担がほぼ0へ！グループのABW導入・推進に貢献

業界大手2社の経営統合。総務として目指した理想のオフィスとは？

2021年10月に経営統合されましたが、統合が進む中で総務として課題に感じたことはありましたか？

鶴見：元々文化が異なる企業が1つになるため、いかに人材交流を活発にし、シナジー効果を起こせるかが総務としての課題でした。

そのためには、お互いに対話をし理解し合える場所づくりが必要でした。

違う文化を持った「人財」を最大限に活かし、良い「化学反応」を促進するオフィス作りが我々の使命だと考えていました。

そこで、統合による課題を解決するべく、従業員同士がそれぞれ適した場所や時間を自由に選べるABW（Activity Based Working）やフリーアドレスのオフィスの導入に踏み切りました。

各拠点の見直しはどういった動きがあったのでしょうか？

鶴見：マツモトキヨシは新松戸、ココカラファインは新横浜にそれぞれ本社がありましたが、互いの交流やイノベーションを起こす場として、中間地点である御茶ノ水に250名規模、湯島に60名規模のフリーアドレスのオフィスを新設しました。

次に、それぞれの本社のフリーアドレス化に着手しました。固定席があると、違うオフィスに行かなくなってしまうので、御茶ノ水、湯島、新松戸、新横浜の4拠点を行き来できる環境を作りました。

なお、RECEPTIONISTは現在、新松戸を除く３拠点に導入しています。

社員は、仕事内容や気分に合わせて働く場所を自由に選択できるようになり、グループ内でABWが浸透しつつあります。

長年感じていた受付業務の課題が、統合を機に顕著に

受付システム導入前は、どのような受付フローだったのでしょうか？

鶴見：お客様がご来社されると、受付電話から担当部署の内線を呼び出してもらうという、普通の受付フローでした。

しかし、アポイントメントなしに来社されるお客様には総務部門が対応せざるを得ず、日々取次業務に時間を取られていたのです。

私は長年総務部門で働いていたので、特に代表電話の受電と来客の取次対応には苦慮しており、これらの課題を解決できないかと日頃から考えていました。

経営統合に伴って、従来の受付フローに更なる業務負荷の見込みがあったそうですね？

鶴見：経営統合すれば、極端な言い方をすると2社の社員が混在するため半分の社員が知らない人という状態です。

かつ、コロナ禍でマスクをしているので顔と名前の認識に時間がかかります。

アポイントなしの来客があった場合、「その担当者がどの部署の人間で、どこのオフィスで働いているのかを調べて、お客様に伝えなければいけない状況」が予測されました。

これは受付を担当している総務部門にとっては非常に悩ましい問題です。

そのため、各部署ごとに自分たちのお客様は自分たちで対応する仕組み作りが急務でした。

そんな中、知人のオフィスを見学した際にクラウド受付システムの存在を知りました。

iPadひとつでスムーズに受付ができているのを見て、「ぜひ弊社にも取り入れたい」と思い、すぐに情報収集を始めました。

統合による各拠点のフリーアドレス化に伴い、固定電話が廃止されることも決まっていたので従来の受付の課題を解決できると思い、無人受付システムの導入を決めました。

RECEPTIONIST導入の際の決め手を教えてください。

鶴見：導入を決めた理由は主に2つです。

1. 音声電話とSMS双方からの来客通知機能
2. 営業担当の迅速かつ丁寧な対応と熱意

まず、システム導入する段階で来客の通知をどうするかが議論に上がりました。

システム検討時は、チャットの活用がまだ主流ではなかったため、社用携帯電話に電話通知とSMS通知が両方くる機能を重視しました。

最後は営業担当の方の対応と人柄ですね。

統合決定からシステム導入まで時間が限られており急ピッチで進めていましたが、営業担当の方が迅速に対処してくださいました。

合わせて、対応がきめ細やかで気軽に相談できたのも導入の決め手となりました。

RECEPTIONIST導入で受付に費やす時間がほぼ0へ。総務が本来やるべき仕事とは？

RECEPTIONISTのご活用方法と導入後の効果を教えてください。

鶴見：今は3拠点の受付にRECEPTIONISTを設置し、来客があれば各担当の社用携帯に直接通知がいくよう設定しています。

RECEPTIONIST導入前は、

1. 飛び込み営業の来客対応
2. 担当者不明・不在の際の来客対応

などの受付・取次業務に1日数時間費やしてきましたが、その対応がほぼゼロになりました。

お客様を対応すべき部署へ直接繋げる流れができたため、総務部門のメンバーは本来の仕事に集中できるようになり、大変助かっています。

また、会社全体で考えるとRECEPTIONISTはABWの推進にも役立っています。

受付業務がスムーズになったことで、社員が各オフィスで自由に働く弊害の1つがなくなりました。

出身会社や部署という垣根を超えたコミュニケーションを促進し、新しい発想を生む環境作りにも一役買っていると感じます。

ありがとうございます！RECEPTIONIST導入で効率化した時間は、どのようにご活用いただいていますか？

鶴見：受付業務の効率化で生まれた時間は、従業員が安心して楽しく働けるような環境づくりに当てています。

時間も重要な経営資源の1つです。

「総務企画室」という名前の通り、過去やっていた総務業務を踏襲するだけでなく、総務の仕事をどんどん進化させるべく企画するのが我々の役割だと考えています。

社内ではどのようにRECEPTIONISTを周知されたのでしょうか？

鶴見：動画でマニュアルを作成し社内に周知しました。

会社も変わり、コロナ禍で働き方も進化していたため、社員の中でも変化を柔軟に受け入れる体制は整っていたと思います。

お客様に関しても、タブレット自体は世の中に浸透しているため、当初心配していたよりも皆さん操作に慣れていました。

RECEPTIONISTは使い方が非常に分かりやすいツールなので、社員もお客様もすぐに馴染んで使用していただいています。

改装したオフィスにも最適。
シンプルな外観と機能性が魅力

新しく改装されたオフィスのコンセプトを教えてください。

鶴見：新横浜オフィスの改装には、コンセプトとして4つの要素を取り入れたいと考えていました。

1. リサイクル素材・廃材の利用など、SGDsを意識した資材選び
2. 「美と健康」の要素を取り入れた内装
3. 費用面ではコストパフォーマンスを意識
4. ABWを可能にする機能的な空間作り

内装は、SDGsを意識した環境に優しい資材を使用しつつ、弊社のビジョンである「美と健康」を感じられる雰囲気に設えています。

また、一部DIYするなど費用を抑えながらも、従業員が働きやすい機能的な空間に仕立てました。

新しいオフィスで、RECEPTIONISTはどのように活用していただいていますか？

鶴見：今までの企業の受付は仰々しいイメージがありましたが、RECEPTIONISTはiPadと電源さえあれば良いので、場所を取らずシンプルな受付作りを可能にしてくれました。

リニューアルした内装にも馴染むスッキリした受付に仕上がり、大変満足しています。

グループのABW推進にも貢献。
受付も総務の業務も進化していくべき

それでは最後に、RECEPTIONISTを検討している方へ一言お願いします。

鶴見：RECEPTIONIST導入により、受付に費やしていた時間の多さを改めて実感し、総務部門が長年頭を悩ませてきた非効率な受付フローを改善することができました。

また、RECEPTIONISTは、経営統合という大きな変化の中で社内のABW推進にも大きく貢献してくれています。

これからは、受付業務もテクノロジーを利用し効率化していくのが主流になるでしょう。

その中でも、RECEPTIONISTは「手軽」「低コスト」「管理が楽」なツールです。

導入費用もかからないので、まずはお試しで運用してみるのをおすすめします。

ありがたいお言葉をいただき光栄です。鶴見様、ありがとうございました。