受付×入退室管理システムで実現した
安全で効率的なオフィス運営とは？

入退室管理システムとの連携でセキュアでスマートな受付を実現

以前の受付フローはどうでしたか？

平本以前は、内線電話で対応していましたが、 担当者が不在の場合や他の業務の対応をしている場合、来訪者を長時間待たせてしまうことが多々ありました。

また、担当者への取次ぎにも工数がかかっていましたね。

そこで、来社時の対応工数削減や、呼び出す担当者が見当たらない場合に探す手間を減らせるように、受付システムの導入を決めました。

RECEPTIONISTと入退室管理システムの連携はどのような経緯で決定されたのですか？

平本受付を無人化したとしても、ショールームへのご案内や宅配業者対応など、属人化されてしまっている業務がありました。

特定のスタッフに依存することで、対応に遅れが生じたり、他の業務の妨げになってしまうことが問題でした。

また、弊社はフリーアドレスオフィスになっているため、来客のたびに総務が担当者を探し回る手間も解消したかったんです。

そこで、弊社の入退室管理システムとRECEPTIONISTを連携し、事前に許可された来訪者には指定エリアへの入室権限を付与することにしました。 そうすることで、属人化や担当者探しを解決できるようになったんです。

実際にRECEPTIONISTの導入プロジェクトには3名が関わり、事業開発部が要件や仕様、運用のイメージを構築し、人事総務部が導入後の運用を担当しました。

社内ネットワークの調整は必要でしたが、大きな障害はなく、スムーズに導入できましたね。

現在、来訪者はQRコード、社員は顔認証で入退室ができる仕組みとなっていますが、今後は、来訪者も顔認証で入館できる環境を実現できないかと考えています。

RECEPTIONIST導入後の効果について教えてください。

平本RECEPTIONISTを導入したことで、来訪者が受付の電話を鳴らし続けることがなくなり、 人事総務部の対応工数が大幅に削減されました。

また、担当者への通知がリアルタイムで届くようになり、 来訪者をお待たせする時間も少なくなりました。

さらに、来客履歴のログ管理も可能になり、セキュリティ面でも安心です。

結果として、人事総務の対応工数が大幅に削減され、業務全体の生産性が向上しましたし、よりスマートな来客対応が可能になりました。

▶︎RECEPTIONIST×セキュアの連携動画はこちら

自社の活用イメージが湧く、体験型のショールームを開設

本社にショールームを設置された理由をお聞かせください。

平本弊社のサービスを体験頂いたり、実際の運用イメージをより持って頂く事を目的に設置をしました。

また、新たにリリースされるサービスも随時展示しますので、弊社がいま力を入れている取り組みや将来のビジョンについてもお客様に体験頂ける環境を提供したかったというのも理由の一つです。

弊社のサービスは、運用開始後が特に重要なため、ご検討段階で実際の運用に近い環境で体験いただき、自社での活用イメージを持っていただくことが、導入の成功に直結すると考えています。

システムを検討される企業様は、弊社ショールームにRECEPTIONISTと入退室管理システムの連携システムが展示してあるので、是非実際にご体験頂きたいですね。

実際の活用シーンを体験することが導入の第一歩

最後に、RECEPTIONISTの導入を検討している他の企業へのアドバイスがあれば教えてください。

平本RECEPTIONISTは非常に使いやすく、弊社の業務効率化に大いに役立っています。

導入を検討している企業には、ぜひ実際の運用シーンを体験していただくことをお勧めします。

導入前に実際の活用方法を確認することで、自社に最適な形で運用できるようになるはずです。

平本様、ありがとうございました！