RECEPTIONIST

新オフィスで「脱・固定電話」へ
コロナ禍の働き方改革に貢献

この記事の要約
  • コロナ禍でオフィスを移転、働き方改革が加速
  • 固定電話を撤廃しフリーアドレスを実現
  • 電話の音がオフィス環境に大きな影響を及ぼしていたと実感

手間がかかっても電話の受付が当たり前だった

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 ー いままでの来客のお取り次ぎ方法を教えてください。

熊木:入口に置かれた電話から、部署宛の番号にかけ、呼び出していただいていました。

 ー 部署内の取り次ぎ以外の対応も発生していましたか?

熊木:そうですね。積極的に対応していたのは人事部でした。

呼び出された社員や、部署全員が不在の場合は別の部署が急いで電話を取り、本人を直接歩き回りながら探して声掛けをすることもありました。

・本人以外の社員の仕事が中断されてしまう
・打ち合わせまでに時間も労力もかかる


という点が課題でした。

しかし、そもそもその他の受付システムを知らなかったので、その対応方法が当たり前だと思っていましたね。

コロナ禍でオフィスを移転
【脱・固定電話】へ

 ー RECEPTIONIST導入の経緯についてお伺いさせてください。

西村:社内の業務効率化を進める中で【脱・固定電話】という方針が拳がりました。

さらに、2020年春ごろから新型コロナウイルスの感染拡大が本格化した影響もあり、本社の移転が決定したことが導入のきっかけです。

 ー 新型コロナウイルスの影響もあり移転を決められたんですね!

西村:はい。
テレワークの社員を増やし、今後もその働き方が主流になると考えて、移転が決まりました。

出社とテレワークを使い分けていく中で、電話を取れる人が少なくなることが想定されたため、本格的に来客時の電話取次を無くすため、2020年5月ごろにRECEPTIONIST導入を決定しました。

 ー 新オフィスは今までと違う点があるのでしょうか?

熊木:当社のコンセプトにあるクリーンさをイメージしています。

内装では、フリーアドレスを採用しました。
全員分の座席を用意しておらず、必ずテレワークを行う社員がいる想定でのオフィス席数になっています。

No.1の安心感とスタイリッシュさが決め手

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 ー RECEPTIONISTを導入した決め手はありますか?

西村:安心感・信頼性といった点で、国内のトップシェアということは大きかったですね。

また、

・新オフィスに求めていたスタイリッシュさがある
・LINEWORKSとの親和性が高いこと


に強いメリットを感じました。

 ー すでに社内はLINEWORKSが浸透していたのですか?

西村:基本的にはLINEWORKSを使ったコミュニケーションが中心です。
社内のコミュニケーションを円滑にする動きから2018年に導入しています。

動画を使用した周知がおすすめ
移転前に社内に設置して触れる環境に


 ー 受付システムをご存知なかったとのことですが、導入時の印象はいかがでしたか?

西村:最初はあまり想像ができなかったのですが、
導入担当者より、周知のアナウンスと同時に実際の動作性がわかる説明動画が用意されていたこと、
移転前に社内に設置して自由に触れる環境があったことでイメージがわきました。

熊木:触ってみると想像よりも簡単でした。電話よりもぐっとスタイリッシュになりますよね。

西村:その後、移転したタイミングで本格的に導入されましたが現在に至るまで特に困ったことはないですね。スムーズに浸透しています。

熊木:コロナ禍での導入だったので、動画を使用したアナウンスが非常にわかりやすくてよかったですね。実際に担当者がRECEPTIONISTを使っている場面の1分程度の動画でした!

 ー 動画で周知するのが効果的だったんですね。勉強になります!

電話が鳴らなくて嬉しいのは
取次担当だけではない

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 ー 導入後、社内の反応はいかがでしたか?

熊木:(取次の電話対応に対応することの多かった)人事部から、取次が激減し、来訪者と担当者がダイレクトに繋がってくれることが非常にありがたいと聞いています。

・アポなしの営業訪問の対応も無くなり、業務に集中できるようになった
現在の取次はほぼゼロに

なっていますね。

また、管理している社員から、
テレワーク中でも、設定の変更や新しい社員の登録などが管理画面から行えるのが良いと聞いています。

 ー お二人が感じたことはありますか?

西村:固定電話を置いていないことでクリーンでスタイリッシュな空間になりました。
デスク周りもすっきりしています。
そして、電話が鳴らなくなってから改めて電話の音がオフィス環境に大きな影響を及ぼしていたと感じました。

音が鳴っているだけで集中力が下がってしまうんですよね。
自分の部署宛ではない電話が鳴り続いてることが気になることもあったので…。

熊木:私たちももちろんですが、
電話が鳴らなくて嬉しいのは、以前率先して電話に出ていた本社の新入社員も同様だと思います。(笑)

 ー 確かに!新入社員の方は、慣れないなかでの電話対応に戸惑ってしまいますもんね。

一番適した部署に伝わる通知方法へ

 ー 通知の設定や運用について、工夫されていることはありますか?

西村:お客様が来た際にすぐ気付き対応できるよう、部署ごとに分けたトークルームへの通知にしています。

また、配送業者の方は階層化ボタンで2種類に分けており、

一般的な配送業者は人事部へ
自社倉庫の配送業者は物流系の部署へ


と、正しい担当部署に通知がされるような運用にしています。

不要な接触をしない受付は
どの企業にもプラスになる

 ー それでは最後に、RECEPTIONISTを検討している方へ一言お願いします!

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西村:導入から浸透させるまでに複雑な工程がなく、スムーズにオフィスに取り入れて使いこなせるのが一番のメリットだと感じています!
ご検討している企業様も特に難しいと感じる点無く、取り組んでいただけると思いますね。

熊木:来客された方は電話をかける手間がなくなり、受ける側は一人で完結できるというスムーズな受付対応はお互いにとってプラスですよね。

コロナ禍において、違う部署の方がわざわざ代わりに対応することは不要な接触でもあります。
その機会が減らせることは、どの企業においても嬉しいことだと感じます!

クライアント名株式会社ジョンマスターオーガニックグループ
業種化粧品販売事業
利用部署
従業員数358名(2021年3月1日現在)

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