RECEPTIONIST

1日30件の電話がほぼゼロに。効率的な仕組みづくりで時間を創出

この記事の要約
  • 来客の度に作業が中断など 総務の負担とお客様対応の不均一が課題
  • 受付前後のフォロー機能があるのはRECEPTIONISTだけだった
  • 電話や宅配物業務の工数がほぼ0に。更なる業務効率化にむけた業務の時間創出

来客・電話対応はすべて総務

 ー 受付システム導入以前はどのような流れで受付対応や来客業務を行っていましたか?

唐木田:基本的に受付にある固定電話から、担当の人間に直接電話をかけていただくか、担当部署の共通内線宛に電話をかけていただき、担当者への取次ぐという対応が行われていました。

しかし、担当者や担当部署がわからないものや、役員宛の来客や電話などは全て総務が対応していたので、大半の内線は総務が受けて担当者に取り次ぎを行うという流れでした。

来客の度に作業が中断。
お客様に均一の対応ができないことが課題

 ー 実際に総務の方はどの程度内線対応をしていたのでしょうか?

唐木田:1日平均でも10件以上、最大で1日30件も対応することがありました。
受付にある内線表の「総合受付」が総務の宛なので、基本的には総務の内線に電話がかかってきていました。

総務側としては、来客のたびに作業が中断されてしまうことと、取次先の社員に必ず取り付けられるわけではなく、取次が可能かどうかを確認してお客様にお伝えするのに時間がかかってしまいました。

こういったことが非常に手間でしたし、会議などで総務が不在の場合、慣れていない他の部署の社員が対応すると、お客様に対して均一な対応ができないことが課題としてありました。

 ー 確かに来客ごとの対応やその品質がバラバラという状況が発生していたんですね。

アポ調整や会議室管理などの拡張機能が魅力だった

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 ー RECEPTIONISTを導入した決め手はどういったものでしたか?

唐木田:Slackと連携していること、RECEPTIONISTの受付システム以外の、アポイント自動調整機能(『調整アポ』)や、会議室をそれぞれ管理できる機能(『予約ルームズ』)というのがあった点がいいなと思っていました

アポイント機能は便利だなと思ったのと、会議室管理機能の方は社員数が増えてきて、会議室の数や管理が必要になってきたので、こちらのサービスも導入したいなと考えました。

RECEPTIONIST以外はそういったサービスや機能がなかったので、そこが決め手になりましたね。

 
 
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電話と宅配対応がゼロに。
更なる業務効率化へ向けてシフト

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 ー RECEPTIONISTを使い始めて、一番変わったと感じることはなんですか?

唐木田:まずは内線が鳴らなくなりました。1日10件だったのがほぼゼロになりましたね

電話が鳴ることで業務がストップしたり集中が切れたりすることはもちろん、電話応対に苦手意識がある社員もいる中で、来客されたお客様のペースではなく、こちらのペースで応対ができるというのが大きいですね

 ー その他に感じる変化や効果などはありますか?

唐木田:宅配は今まで全部署の荷物がほぼ総務に来ていたんですけど、それを担当部署の方に、直接配送してもらうようにしました。

総務が荷物を受け取り、担当者へ渡しにいくという作業がなくなったのでかなり作業量が減って助かっていますね

 ー 効率化したことで浮いた時間は何に使っていますか?

唐木田:既存の総務の業務(反社チェックや与信チェックなど)において、まだまだ改善できることがあると感じています。

本来雑務で消えてしまっていた時間を使って、総務がより効率的に動けるような仕組みづくりに充てられる時間が増えたという実感がありますね

5つのうちどれか1つでもニーズが当てはまれば、RECEPTIONISTを使うべき

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 ー 最後に、受付システムを検討している企業の方へ一言お願いできますか?

唐木田:これらのどれかが当てはまるような状況であれば、一度導入を検討すると良いと思います

1. 社内チャットツールを導入したい
2. 部署内で来客を把握したい
3. 電話に張り付く人員がいる
4. ビル複数階で来客対応をしている
5. 来館記録を正確に取りたい

 ー 明確な基準になるお言葉をいただき、ありがとうございます!
 
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企業名株式会社ブシロード
業種エンターテイメント業
従業員数約500名

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