受付業務を効率化する方法とは？効率化すべき環境やおすすめのシステムを選び方とともに紹介します

​​受付業務を効率化する方法とは、

・電話による取次ぎ業務や紙の来客記録を無くす

・業務フローを構築する

ことで実現できます。

本記事では、11年以上大企業で受付嬢をしていた弊社代表の橋本真里子のノウハウと共に

受付業務を効率化するための環境作りについて紹介します！

受付業務の効率化で選ばれている「RECEPTIONIST」の詳細を確認する

受付業務の効率化とは？

受付業務の効率化とは、主に、来客への応対・案内に関わる

・電話の取次

・来訪者の管理

・入館証の発行

といった業務における非効率な作業を受付システムの導入によって効率的に行うことです。

ここでは、受付業務の２つの効率化ポイントを紹介します。

（１）総合受付ではなく担当者に直接通知

１つ目は、総合受付ではなく担当者に直接通知することです。

受付業務の一番の非効率は、電話による「取次業務」にあります。

内線電話の受付では、受付にお客様が来ると、受付の電話から総合受付に電話をかけ、

電話に出た社員から、約束をしている担当者へさらに電話をかけて呼び出しを行います。

しかし、受付システムを導入しお客様から直接担当者に、来訪したことを連絡できるようになると

間に人が入って取次を行う必要がなくなるため、受付業務を大きく効率化できます。

（２）データで管理をする

２つ目は、データで管理をすることです。

受付業務では、万が一のリスクに備え、来客の入退館履歴を取得する必要がありますが、

紙やエクセルでの管理では、時間も手間もかかり、保管場所も必要です。

来客の入退館履歴をデジタルデータで管理すると、管理工数は減り、

物理的な保管場所も不要なため、受付業務を効率化できます。

来客者の情報は、紙で記録していることが多いと思いますが

この方法では、紙の紛失や記入ミスが発生する可能性があるため、

非効率的なだけでなく、リスクも高いです。

いつどこにいても来訪者の記録が見れる環境にしておくことも

リスク管理として重要です。

受付システムを活用すると、受付と同時に来訪者のデータを自動で記録し、

クラウドにデータを保管できるので、業務効率化とリスク管理を同時に対策できます。

受付業務を効率化するメリットとデメリット

ここからは、受付システムで業務を効率化するメリットとデメリットをそれぞれお伝えします！

効率化する３つのメリット

（１）コア業務に時間を使えるようになる

受付業務を効率化することで、

受付の担当者は、他の仕事に時間を使えるようになります。

これまで取次や来客データの管理に多くの時間を費やしていた担当者が

他の業務に時間を割くことができ、受付担当者の生産性を高めることができます。

（２）一定基準の来客対応が可能になる

受付システムを導入すると、来客対応が一定基準で対応できるようになります。

人が受付を対応する場合、従業員によって対応にばらつきが出てしまうことで

来訪者の心証を損なうこともあります。

システムを使用することで一定基準の来客対応ができるようになり、

会社の信用度を保つことができます。

（３）コスト削減

受付業務を効率化することで、受付業務にかかっていた人件費を削減することが可能です。

実際に、受付システムの導入により

年間900万円以上ものコスト削減ができた事例もあります。

効率化する2つのデメリット

（１）イレギュラー対応ができない

受付システムを導入することで受付を効率化できますが、

イレギュラーな問題には対応できません。

例えば、受付システムの使い方がわからい場合や、

海外からの来客で、受付システムに表示されている日本語が読めない場合があります。

このような場合は、

システムでは対応ができず、人が対応する必要があります。

（２）システムエラー

受付システムは、システムであるため

エラーが起きる可能性があります。

システムエラーや通信エラーが発生すると、一時的にシステムの使用ができなくなるため、

その間は受付が停止してしまうリスクがあります。

受付業務を効率化すべき環境

ここからは、受付業務を効率化すべき環境についてお伝えします。

（１）従業員が多い

従業員数が多い企業では、誰がどこにいるか把握が難しく、

同姓の方が複数在籍している場合に混同したりすることがあるため

受付から担当者への取次に時間も労力もかかってしまいます。

そのため、効率化を考えた方が良いでしょう。

（２）オフィスから受付が見えない

オフィスから受付が見えない企業では、受付の来客に気づくことができません。

来客の状況が見えず、執務室から受付までも距離があるため、

迅速に案内するためには、取次を早く正確に行う必要があります。

そのため、システムから直接担当者を呼び出せるシステムの方が良いでしょう。

（３）来客履歴を紙・エクセルで管理

来客を紙で管理していると、紙のデータをエクセルに移す作業や

紙の記録をファイリング・保管する作業が発生し、紙の記録を保管する場所も必要です。

また、いざという時にすぐにデータを探すことができないといった課題もあり、

来客の履歴を紙やエクセルで管理している企業でも受付業務の効率化が必要です。

（４）来客が少ない

来客が少ない企業では、受付システムは不要だと考えがちです。

しかし、受付システムがあれば、受付対応のために出社する必要がなくなるので

バックオフィスのメンバーもリモートワークができたり、

たまに発生する来客のために来客表を管理する手間がなくなります。

来客が少ないからこそシステムで無駄を省くと、

業務を効率よく進めることができます。

（５）受付とオフィスの階層が異なる

受付とオフィスの階層が異なる企業では、

取次に時間がかかるとお客様を長時間待たせる可能性があります。

そのため、受付システムで

迅速に来客が来たことを担当者に伝えることが重要です。

（６）コスト削減を検討

1回の受付に対応する時間が5分だとして、

1日に10件の来客が発生した場合、受付対応に1日50分を費やしています。

これを月で換算すると、

安く見積もっても3万円以上の人件費がかかっていることになります*。

また、常駐の有人受付の場合は、さらに多くの金額がかかります。

受付システムは比較的安価なシステムのため、現在かかっている人件費を下回る可能性が高く、

コスト削減を考えている企業には検討すべきシステムです。

*計算式

10回×5分/回×20営業日=1000分(＝約17時間)

17時間×2,000円/時＝3.4万円

（７）チャットツールが浸透してる

受付システムは、チャットツールへ来客の通知が飛んでくるため

チャットツールが社内で浸透している企業では効果をすぐに実感できるでしょう。

チャット以外での通知方法もありますが、チャットでの連絡が一番手軽でスムーズのため、

チャットツールが浸透している企業には特に使いやすいシステムです。

（８）グループウェアの浸透

受付システムは、グループウェアに付帯するチャットや

スケジューラーと連携して使用することができます。

受付システムを導入すると、これらのツールを使用する必要があるため

グループウェアの浸透も同時に促進されます。

そのため、これからグループウェアを浸透させたい企業にもおすすめです。

受付業務を効率化するシステム

受付システムとは？

受付システムは、来客の受付や来客者情報の管理などを効率化できるシステムです。

・取次業務の削減

・来客データの管理業務の削減

・受付にかかる人件費の削減

などの効果があり、

オフィスや店舗、クリニック、工場など様々な業態の受付シーンで使用されています。

受付システムRECEPTIONISTとは？

弊社が提供しているクラウド受付システムRECEPTIONISTは、

年間200万人以上が利用し、口コミサイトでも4年連続で最高位のLeaderを受賞しているクラウド受付システムです。

代表の橋本真里子は、元々11年間受付嬢をしており、その経験から非効率な業務をシステム化し、

人にしかできない仕事に集中するためのシステムとしてRECEPTIONISTを開発しました。

現在は、東京ガス株式会社や株式会社丸井グループなど、大手企業にも導入されています。

グループウェア、チャット、CRM、会議室管理システムなどと連携し、

受付だけでなく、オフィス全体のDXを促進するシステムです。

クラウド受付システム「RECEPTIONIST」の機能や料金を確認する

受付システムの選び方

次に、受付システムの選び方のポイントをお伝えします！

（１）使いやすいかどうか

受付システムは、他のシステムとは違い、社外の方が操作をするシステムになるため、

来訪される方にとって使いやすいシステムでなければ意味がありません。

直感的に操作ができ、ITツールに不慣れな方でも迷わず操作できるシステムかがポイントです。

操作しやすいシステムを選ぶことで、従業員や来客の負担を減らすことができます。

（２）コストパフォーマンス

現在かかっている人件費と比較して、受付システムの利用料金が適正かどうかも重要なポイントです。

また、初期費用や基本のプラン料金のほかにオプション料金がどれくらいかかるのかや

導入後のメンテナンス費用や更新費用なども含めて比較検討しましょう。

また、自分たちが必要とする機能が何かを明確にしておくことも重要です。

使いたい機能によって見積もりの内容も変わるため、

事前に必要な機能について洗い出しを行うと良いでしょう。

（３）導入実績

導入の前には、導入実績もチェックしてみましょう。

導入社数や導入されている企業の規模、業種、業態を確認し、

自社と同じような企業で導入されているかどうかを確認しましょう。

大手企業で採用されている実績があれば、セキュリティ要件もクリアできている可能性が高いため

中小企業だけでなく、大手企業での実績があるかどうかも選定のポイントです。

（４）システムエラー数

受付システムでは、システムエラーが発生してしまうと受付業務が完全にストップしてしまうため、

エラーの頻度や回数、復旧までの所要時間も事前に確認しておくと良いでしょう。

システムエラーは避けられるものではありませんが頻度が多かったり、

復旧までに時間がかかる場合には従業員や来客にとってもストレスとなります。

（５）サポート体制

システムに問題が生じた場合、迅速かつ適切に対応してくれるかどうかのサポート体制についても確認しましょう。

サポートが不十分だと、システムが正常に作動しなかったり、

業務に支障をきたす時間が長くなるため、システムを導入した意味がなくなってしまいます。

また、受付は会社の顔とも呼ばれる重要な場所のため、不具合でお客様にご迷惑をかけてしまえば、

会社の信用問題にもなります。

そのため、事前にサポート体制についても確認しましょう。

（６）他ツールとの連携

受付システムは単体でも便利なシステムですが、

以下のようなシステムと連携し、さらに業務を効率化することができます。

・ビジネスチャット

・スケジューラー（カレンダーツール）

・会議室予約管理システム

・日程調整ツール

・CRM/SFA

・セキュリティゲート/電子錠

ツール連携ができるシステムを選ぶことで、受付システムの導入と同時にオフィスDXを推進することができます。

（７）デザイン

受付は、会社の顔と呼ばれるほど、

お客様にとって印象に残るオフィススペースの一つです。

自社オフィスの受付に相応しいデザインかどうかも選定ポイントの一つです。

優れたデザインであれば、受付で先進的な企業だとアピールすることができ、

お客さまにとっても好印象に映るでしょう。

（８）カスタマイズの自由度

受付画面のカスタマイズの自由度が高いと自社に必要なボタンを設置できるだけでなく、

使用しないボタンを表示させずに済むため、自社にあった受付フローを実現できます。

特に大企業では、企業ブランディングを損なわないよう

デザインの自由度や通知方法などのカスタイマイズが必要なケースもあるため

カスタマイズ性もチェックしておきましょう。

受付業務の改善事例4選

（１）株式会社マツキヨココカラ＆カンパニー

↓

事例ページ：長年課題だった総務部門の負担がほぼ0へ！グループのABW導入・推進に貢献

（２）キユーピー株式会社

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事例ページ：人とシステムで「丁寧なおもてなし」を実現！グループ企業間の社員情報更新/管理も負担ナシ

（３）都築電気株式会社

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事例ページ：「電話からの解放」自動受付で業務効率化と感染防止対策を一度に実現

（４）株式会社ロッテ

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事例ページ：無人化で完全非接触の「安心・安全な受付」を実現し、業務効率化へ。会社のDXにも貢献

受付業務の効率化のまとめ

受付業務を効率化することで、

・業務の効率化

・コスト削減

・感染症対策

・新しい働き方の推進

など、様々な効果を発揮します。

受付業務の効率化をお考えでしたら、ご相談に乗ることも可能ですので、

ぜひ一度弊社までお問い合わせください！

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