無人化で完全非接触の「安心・安全な受付」を実現し、業務効率化へ。会社のDXにも貢献

コロナ禍で浮き彫りとなった有人受付業務の課題

以前はどういった来客対応フローだったのでしょうか？

皆川：当初は、1階受付で専任のスタッフ2名が対応していました。

お客様が来社されると、受付に担当者の名前を伝えていただき、受付が担当社員の社用携帯に連絡します。

お客様には入館台帳に社名や氏名を記入いただいた後、呼び出しを受けた社員と共に商談室へ移動していただくという流れでした。

有人の受付業務で抱えていた課題はどのようなものでしたか？

皆川：コロナ前までは特に感じませんでしたが、コロナによって2つの課題が浮き彫りになりました。

1つ目は、コロナ禍において、社員の在宅勤務推奨、商談のオンライン化を進めたことで、来客数が大幅に減少しました。以前は来客数が100人/日に上る日もありましたが、コロナ禍で約10分の1まで減少しています。

しかしながら、受付業務を中止することはできない為受付を担当する方はコロナ禍でも出社せざるをえない状況になっていたことです。

2つ目は、受付業務自体が不特定多数の人と接触しなければならない業務であり、コロナ感染リスクに対して従業員のケアが必要だったことです。

これら2つの問題を解決するために、受付の無人化を検討し始めたのです。ただし、検討当初はコロナで先行きが不透明だったため、受付システム導入は一旦保留になりました。

では、改めて受付システム導入を検討するキッカケには何があったのでしょうか？

皆川：オフィス内のフロアの改装が大きなきっかけです。

コロナ禍での在宅ワーク移行など、社員の働き方の変化に伴い、フリーアドレスの導入などオフィスの改装を行いました。

1階受付フロアの改装に伴い、アフターコロナを見据えて会社の継続を考えていく中で、受付改装に伴うシステム導入の必要性を感じ、再検討したのです。

弊社は、菓子・アイスを中心とする食品を扱う会社です。

そのため、受付は「お客様が安心に安全に出入り可能」なレイアウトとシンプルかつスタイリッシュなデザインを目指していました。

RECEPTIONISTはそういったコンセプトに相応しい受付システムだと感じていました。

受付システム導入の決め手となった3つの理由

受付システムを導入される際に重視されていたことは何でしょうか？

岡野：弊社が重要視していたのは以下の3点です。

1. 来客受付に特化したシステムであること
2. 非接触型（QRコード）の受付システムであること
3. 使いやすいシステムであること

展示会などで情報収集をしましたが、RECEPTIONISTはこの3点が全て揃っていました。

複数システムで比較検討を行い、最終的に2社まで絞りましたが、ICT部門でセキュリティの脆弱性をチェックしました。

最終的にセキュリティ面でより強固で安心できるRECEPTIONISTに決定しました。

RECEPTIONISTの導入を検討される際に、便利だと感じられた機能はありますか？

岡野：ホールディングス機能です。

同一館内に、株式会社ロッテの他、グループ会社が入っており、それぞれ「Google Workspace」と「Office365」と異なるグループウェアを使用しています。

RECEPTIONISTは両方のグループウェアに対応しているため、運用が非常にスムーズでした。

また、別のシステムをインストールしてログインするのではなく、日常的に使用しているカレンダーから直接アポイントが登録できて、QRコードはメールで自動発行されるのは、ユーザー目線でとても便利だと感じました。

完全非接触型受付でリスク管理。情報漏洩対策にも効果

導入後のご活用方法について具体的に教えてください。

皆川：ほぼ全社員がRECEPTIONISTに登録しており、ご来客があればシステムを使って呼び出しができる体制を整えています。

弊社では、各担当者が事前にQRコードを発行する運用を推奨しています。

前述した通り、QRコードはカレンダー上での操作のみで簡単に自動発行できますし、商談当日もお客様が迷うことなくスムーズに受付できるので便利です。

来客者が画面を操作されることはないのでしょうか？

皆川：QRコードを忘れた方や携帯の電源が切れた方のために、画面検索もできるようにはしていますが、不特定の人が呼び出されるのを避けるような検索条件指定など、RECEPTIONISTの設定を工夫しています。

有人受付の頃は、アポイント無しの面会は基本的に断りながらも、臨機応変に対応してきました。

受付を無人化したことで、ケースバイケースの対応は難しくなりましたが、逆にRECEPTIONIST内の仕組みを上手く利用して、情報漏洩防止を強化しています。

受付フローの変革で得られた3つの効果とは？

RECEPTIONISTを導入して得られた効果を教えてください。

皆川：色々と効果は感じていますが、主に

1. 非接触受付により、感染リスク回避に大きく貢献
2. 来客人数の管理がオンラインで可能になり、濃厚接触者の特定などに有効
3. 2名の有人受付から無人受付に即移行で会社全体で工数削減

の3点で導入効果を実感しています。

1つ目に、QRコードをかざすだけで受付処理が済むため、来客の際も必要最低限の接触で済むことが1番のメリットだと思います。

また、有人受付の際に使用していた入館証も廃止し、接触を極限まで減らすことができました。

次に、来訪者記録をオンラインで把握し管理できるようになった点です。

元々は、どういった会社様がどのくらいの頻度で訪問されるのかを把握するために、入館者カードを手作業で集計していましたが、RECEPTIONIST導入後はシステム上で管理が可能になりました。

これは、コロナ禍での濃厚接触者の特定に役立っています。

たとえば、他社様で感染者が出た場合、来客履歴を辿り、社内の誰と接触があったのかを総務部で把握しなければなりません。

オンラインで来訪者を確認できるため、危機管理対策が容易になり非常に助かっています。

最後に、受付業務を完全無人化できた点です。 人がいなくても安全かつ安心して受付できるよう、事前にシュミレーションを重ねていたため、大きなトラブルも無く短期間で無人化に移行できました。

これまで2名体制で行っていた受付業務が丸々削減できたという点では、会社全体で見ると確実に工数削減に繋がっています。

RECEPTIONIST導入後のお客様や従業員の方の反応はいかがでしょうか？

皆川：上述した通り、以前は受付時にお客様に入館台帳へ記入をお願いしており、来客が重なる際には、お待ちいただくこともありました。

受付システムの導入で、お客様の手を煩わすことがなくなったという点では、ステークホルダーにも満足いただけていると感じています。

同時に、お客様がお帰りの際にお渡ししたカードを回収して受付へ返却するなど細かいやりとりがありましたが、それも不要になり社員の負担も解消されたという声も届いています。

RECEPTIONIST導入は、お客様と社員双方にメリットがあったと感じています。

DXや働き方の変化が求められる中で、RECEPTIONISTが果たす役割とは

RECEPTIONIST以外にも導入されている生産効率化システムはありますか？

岡野：特にコロナ禍になってから、会社全体でDXシフトが加速しています。

たとえば、オンラインでの契約書管理や捺印システムは運用している最中です。

在宅ワークなど働き方の変化で生まれた課題は、システムを上手く活用しながら解決しています。

コロナ禍でDXを推進されている御社に、RECEPTIONISTはどういった点で貢献できていますでしょうか？

皆川：やはり、感染リスクの軽減といった点で、大いに貢献していただいています。

非接触型で必要最低限の接触にとどめながら、お客様との対面を可能にするシステムなので、その有用性は高いと言えるでしょう。

さらに、QRコードの自動発行や入館証及び入館台帳の廃止は業務効率化に繋がっています。

有人受付の際に使用していた紙類も一切使用せず、ペーパーレス化が進んでいるのでESGの観点から見ても有効だと考えています。

ありがとうございます。最後に、RECEPTIONISTの導入を検討されている方に一言お願いします。

岡野：RECEPTIONISTは、受付に特化しているためシンプルで使いやすいシステムだと思います。

複数のタイプのグループウェアとの連携も可能なので、ホールディングス制をとっている企業にもぴったりです。

皆川：コロナ感染リスクの回避や情報漏洩防止など危機管理という面でも有効なので、弊社のように改装や受付業務の見直しを図るタイミングで導入するには、ベストな選択肢になると思います。

皆川様、岡野様、ありがとうございました！