Teamsに来客の知らせが届く受付システムとは？通知先の決め方と運用の考え方

受付電話が鳴るたびに、受けた人が担当者を探して声をかける。
Teamsを使っている会社なら、この知らせを担当者のTeamsに直接届けられます。

ただし、通知先と名簿の持ち主を先に決めないと、数十人、数百人の規模では回りません。

Teamsに来客の知らせを届ける

受付電話に出た人が、担当者の席まで歩いて声をかける。
フリーアドレスの会社では、担当者を探すところから始まります。
見つからなければ、Teamsで連絡し直すことになります。

RECEPTIONISTは、クラウド受付システムです。

来訪者がiPadで受付をすると、担当者のTeamsに来客の知らせを届けます。
連携の前後で、現場の動きは次のように変わります。

受付でできることは、大きく2つです。

• 来訪者が受付をすると、担当者のTeamsに来客の知らせが届く
• Outlookの予定表と連携し、来訪予定の自動登録と、会議室の空き確認ができる

持ち主：誰の予定・どの名簿をもとに、誰へ通知するか

つなぐ前に決めるのは、機能ではなく持ち主です。
持ち主とは、どのツールがどの情報を正（正本）として持つか、つまりデータの管理元のことです。

異動で担当が変わった日に、受付の名簿だけが古いままだったとします。
知らせは前の担当者のTeamsに届き、来訪者は待たされます。
前の担当者には、何の知らせか分かりません。

数十〜数百人が使うときの運用：通知先の決め方、不在時

数十人を超えると、通知先と不在時の決め方が、運用の中心になります。

通知先は、社員ごとに届けるか、部署などのグループで受けるかを決めます。
社員ごとなら、担当者本人が気づきます。グループなら、誰かが気づきます。
来客の多い部署では、グループで受けるほうが、見落としを減らせる場合があります。

担当者が会議中や外出中なら、知らせに気づけません。
担当者のほかに、気づく人も決めておきます。
アシスタントなどにも知らせる設定は、ENTERPRISEプラン以上で使えます。

社員全員がTeamsを日常的に開いているとは限りません。
開かない社員がいる部署では、知らせが届いても気づかれません。
導入の前に、どの部署がTeamsを使っているかを確かめます。

通知先を変える人も決めます。
異動のたびに情シスへ依頼する形にすると、反映が遅れる可能性があります。

規模が大きくなると、プランによって選べる通知の設定が変わります。
2026年10月30日時点の内容です。

受付システムの全体像を先に確認したい場合は、3分でわかる！受付システム解説資料をご覧ください。

代表電話コネクト

代表電話の取次も、来客対応と同じく、担当者を探す手間がかかります。
電話応対も一緒に見直す場合は、Teamsに対応した代表電話コネクトがあります。
Teams対応は、2026年1月9日にリリースされました。

代表電話コネクトとは？

代表電話への着信を、自動応答システムが受け付けます。
用件は録音され、文字起こしされて、SlackやTeamsに届きます。
担当者は通知を見て、必要な電話だけ折り返せます。

出典：代表電話コネクトのサイト

来客の知らせと同じTeamsに、電話の用件も届きます。
機能と料金は、代表電話コネクトのサイトで確認できます。

受付以外のつなぎ目

来客対応には、知らせのほかに、予定、会議室、社員名簿、入退館、申請承認というつなぎ目があります。
Teams環境で関わるのは、主に予定、会議室、社員名簿です。

最初の一手

ツールを入れたあとの連携を、来客対応から設計する考え方は、別の記事で整理しています。

すべてをつなぐ必要はありません。
Teamsへの来客の知らせ1本から始めて、通知先と名簿の持ち主を決めます。

ニーズウェルの担当者は、導入後の変化を『取次する』という業務が一切なくなったんです、と語っています。
詳しくはニーズウェルの導入事例をご覧ください。
事例ページに、Teamsとの連携の記載はありません。

RECEPTIONISTの機能全体は、製品ページで確認できます。
通知先の決め方まで含めて検討する場合は、3分でわかる！受付システム解説資料から始められます。