フリーアドレスのレイアウト事例と３つの成功のポイント

フリーアドレスの導入にあたり、レイアウトについてお悩みでしょうか？

フリーアドレスと言っても、レイアウトにはいくつかの種類があり、それぞれ特徴があります。

弊社では、創業当初からフリーアドレスを実践しており、

フリーアドレスの運用には豊富な知見がございます。

さらには、フリーアドレス時に悩まされる電話の取次課題の解決手段の一つである

クラウド受付システム「RECEPTIONIST」を提供していることから、

昨今、フリーアドレスを導入されるお客様からのお問い合わせも急増しています。

今回は、実際にフリーアドレスを導入されている弊社のお客様事例をもとに、

フリーアドレスのレイアウト事例と

フリーアドレス導入における３つの成功ポイントをお伝えしていきます！

自社に合ったフリーアドレスレイアウトはどれなのか、本記事を参考に考えてみてください！

フリーアドレスとは？

フリーアドレスとは、オフィスにおいて自分専用の固定席を持たず、

オフィス内の好きな席を自由に選んで座り、

業務を進めるワークスタイルのことです。

従来は、オフィスに全社員が毎日出社することが一般的でしたが、

昨今では新型コロナの影響や働き方改革の影響もあり、

リモートワークと出社を組み合わせる

ハイブリッドワーク型のワークスタイルを実施する企業も増えています。

フリーアドレスのオフィスであれば、

出社する人数に合わせたオフィス構築をすることができ、

スペース効率の高いオフィスを実現できます。

仮に、出社率が50%程度の会社であれば、

単純計算で社員数の50%以上の座席を用意すれば良いため、

オフィスの省スペース化をはかることができます。

空いたスペースは、会議室や休憩スペース等に活用できたり、

社員が増えた際にも、フリーアドレスの座席数を調整するだけで対応できるので

従業員が増加したからといって、すぐに移転を考える必要がない点もメリットです。

フリーアドレスオフィスの需要が増えている理由

フリーアドレスオフィスの需要は年々増えています。

その理由は、以下４つの影響が大きいです。

（１）働き方改革

日本政府は「働き方改革」を推進しており、

その一環として労働時間の短縮や柔軟な働き方が推奨されています。

フリーアドレスオフィスは、

柔軟な働き方を叶えるための一つの方法と考えられています。

（２）オフィススペースの最適化

都市部ではオフィスの賃料が高いため、

スペースを効率的に使用することが求められます。

フリーアドレスオフィスは、不要な固定席を減らし、

スペースの効率的な活用を可能にします。

（３）テクノロジーの進化

クラウドテクノロジーやモバイルデバイスの普及により、

従業員はどこにいても仕事ができるようになりました。

その結果、フリーアドレスオフィスのような

新しい働き方が可能になっています。

（４）感染症の影響

新型コロナウィルスの蔓延は、オフィスワークのあり方を見直すきっかけとなりました。

テレワークや在宅勤務が増える中、オフィスという場所は

共同作業やコミュニケーションのための場としての役割を重視されるようになり、

その結果、フリーアドレスオフィスの導入が進んでいます。

フリーアドレスオフィスで導入すべき設備

続いて、フリーアドレスオフィスで導入すべき設備について解説します。

（１）固定電話に代わるコミュニケーション手段

フリーアドレスオフィスでは、従業員が常に同じ場所で働くわけではないため、

固定電話があることで制限を生み出してしまうことがあります。

VoIP（Voice over IP）やモバイルデバイスを利用することで、

場所に関係なくコミュニケーションを取ることが可能になります。

（２）クラウドツール

フリーアドレスオフィスでは、従業員がどこからでもアクセスできる

クラウドベースのツールやアプリケーションの利用が効的です。

文書共有、プロジェクト管理、コミュニケーションツールなどが含まれます。

（３）無線インターネット

全ての従業員がオフィス内のどこでも働けるように、

強力で安定したWi-Fi接続が必要です。

（４）個人の収納スペース

 フリーアドレスオフィスでは、個々の従業員が専用のデスクを持たないため、

個人の書類や物品を保管するためのロッカーや収納スペースが必要となる場合があります。

（５）座席予約システム、座席占有率がわかる仕組み 

どの席が使用可能で、どの席が既に使用中かを表示するシステムが役立ちます。

これにより、従業員は利用可能な席を簡単に見つけることができます。

（６）集中スペース

コミュニケーションを活発に行う場所も重要ですが、

時には集中して作業を行えるような、雑音が少ない静かな場所も求められます。

そのため、静かな作業スペースを設けることを検討してみてください。

（７）オフィスのクリーンポリシー

フリーアドレスオフィスでは、

クリーンデスクポリシー（使用後は机をきれいにする）を導入すると、

他の従業員がその後使用する際に問題が起こりにくくなります。

（７）掃除用品

オフィスを綺麗に保つために、座席を使ったらすぐに掃除できるように

アルコールや掃除ペーパーなどを設置しておくと、より清潔感が保ちやすくなります。

関連記事：「フリーアドレスで失敗する原因を徹底解説｜事例と対策のポイント」

フリーアドレスのレイアウト例

まずはじめに、フリーアドレスのレイアウト例を紹介します！

（１）完全フリーアドレス

完全フリーアドレスとは、全社員が固定席を持たず、オフィス内の空いている席に自由に座って仕事をするスタイルのフリーアドレスです。

その日の業務の内容や気分によって、毎日好きな席を選ぶことができ、隣席のメンバーも日々入れ替わるため、部署や部門の垣根を超えたコミュニケーションが取りやすい特徴があります。

一方で、誰がどこにいるのかわかりにくいデメリットがあります。

（２）グループアドレス

グループアドレスとは、部署やチーム単位で決まったエリアの中の空いている席に自由に座って仕事をするスタイルのフリーアドレスです。

同じ部署やチームメンバーが近くにいるため、業務上のコミュニケーションが取りやすいことがメリットです。

また、完全フリーアドレスと異なり、誰がどのあたりにいるのか大体の位置がわかるため、人探しはしやすいです。

一方で、エリアが指定されているため、完全フリーアドレスほどの自由度がなく、スペース効率もやや劣ります。

（３）ABW

ABWとは、Activity Based Workingの略で、業務内容に合わせて働く場所や時間を自由に選べるワークスタイルです。

フリーアドレスとの大きな違いは、働く場所がオフィスに限定されていないという点です。

ABWの場合、その日の業務内容によっては、カフェや自宅、サテライトオフィスなどでの作業も選択ができます。

厳密に言えば、ABWはフリーアドレスとは異なる働き方ですが、

オフィス内での座席の使い方で言うと、完全フリーアドレスと同じといえるでしょう。

フリーアドレス事例からわかる成功のポイント

ここからは、フリーアドレス導入に成功した企業事例をもとに、成功のためのポイントをまとめましたので、ご紹介していきます！

（１）脱固定電話

株式会社マツキヨココカラ＆カンパニーさまでは、ABWやフリーアドレスの導入を行なっています。

全社員が仕事内容や気分に合わせて働く場所を自由に選択できるよう、

御茶ノ水、湯島、新松戸、新横浜の4拠点を行き来できる環境になっています。

しかし、各拠点のフリーアドレス化に伴い、

・誰がどこにいるのかわからないため、電話・受付の取次ができない

・全席に内線電話を設置することが不可能

と言った点から、固定電話の廃止が決定しました。

そこで、社用携帯電話の貸与およびクラウド受付システム「RECEPTIONIST」を導入し、脱固定電話に取り組みました。

現在、受付の来客は、直接担当者の携帯電話に通知されるため、電話・受付対応が不要になっています。

その結果、

・受付対応のための出社が不要になり、全社員が各オフィスで自由に働けるようになった

・受付・取次業務に1日数時間かかっていたのが、ほぼゼロになった

など、ABW・フリーアドレス化の推進に貢献しています。

（２）チャットツールの浸透

都築電気株式会社さまでは、2021年のオフィスリニューアルに伴い、電話を廃止しフリーアドレスを導入しました。

同時に、社内の連絡手段を電話からチャットツールに移行しています。

電話は基本的に1対1による会話のため、限られた人の間でしか情報共有がされません。

フリーアドレスになると、固定席と比較して、部署やチーム間での情報共有が難しくなるため、チャットツールによって、一度に複数人に連絡ができ、履歴が残る仕組みになりました。

現在は、受付の来客についても、クラウド受付システムを使用し、チャットツールを通じて直接担当者に通知をしています。

内線電話を使った受付と比較すると、

「来客一人当たり約10分の時間削減になっている」とお喜びいただいています！

（３）業務に集中できる環境づくり

松竹株式会社さまでは、以前は固定席でしたが、現在は事業開発本部内でグループアドレスを導入されています。

フリーアドレスの導入に伴い、同社では、

・固定電話の廃止

・ビジネスチャットの導入

に取り組みました。

これまでは、電話や受付対応のため、固定電話を使用していましたが

頻繁に電話がかかってくるため、仕事に集中しようとしても中断されてしまうことが多かったそうです。

海外の調査データでは、電話による中断が起きると、中断以前の集中力を取り戻すまでに約20分かかると言われています。

せっかく仕事をしていても何度も集中力を奪われていては仕事が捗りませんよね。

フリーアドレスやABW導入にあたり、

固定席と同様もしくはそれ以上に業務に集中できる環境にならなければ意味がありません。

株式会社ビズヒッツによる「仕事に集中できない理由ランキング*」でも

「音」と「作業の中断」がランクインしています。

音や中断も含め、全体のオフィス環境についても見直し、集中できる空間づくりを進めることが、フリーアドレス成功の鍵です。

*参考：https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000037.000041309.html

成功企業が絶対にやらないこととは？

フリーアドレスを成功させる企業が共通して絶対にやらないことは、「席・レイアウトだけの変更」です。

フリーアドレスの成功ポイントでもお伝えしましたが、フリーアドレスには、

・誰がどこにいるのかわからないため、電話・受付の取次ができない

・全席に内線電話を設置することが不可能

・部署やチーム間での情報共有が難しい

などのデメリットも同時に発生します。

フリーアドレスを導入する場合、それらのデメリットを解消する方法も同時に検討し、仕組みやツールを変えなければ、フリーアドレスによるメリットも享受できません。

座席だけを固定席からフリーアドレスに変えてしまえば、かえって働きにくい環境を作ることになり、フリーアドレスの導入は失敗に終わるでしょう。

フリーアドレス成功企業では、必ず席やレイアウトの変更と同時に、仕組みやツールも変えています。

まとめ：フリーアドレスのレイアウトを決めるには

今回は、実際にフリーアドレスを導入されているお客様の事例をもとに、

フリーアドレスのレイアウト例と３つの成功のポイントをお伝えしましたがいかがでしたか？

フリーアドレスのレイアウトを決めるには、

自社が今後どのような形でオフィスコミュニケーションを取っていきたいかが重要になってきます。

さらに、フリーアドレス導入を成功させるためには、

・脱固定電話

・チャットツールの浸透

・業務に集中できる環境づくり

の３つが必須になるので、ぜひ事例を参考にフリーアドレスオフィスの計画を進めて行ってください。

弊社でもフリーアドレス導入の環境構築についてお手伝いできます。

もしご興味がございましたら一度ご連絡いただけたら幸いです！

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