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フリーアドレスオフィスで失敗する原因を徹底解説|失敗事例・成功事例と対策のポイントを紹介

フリーアドレスの導入にお悩みですか?

 

「誰がどこにいるかわからなくて、業務スピードが落ちた」

「マネジメントがしにくく、人事評価が難しい」

「部署メンバーの業務進捗状況がわからない」

 

など、フリーアドレスの導入がうまくいかないケースは、少なくありません。

 

実は、フリーアドレスの導入と同時に準備すべきことの一つに、

ITツールの導入があります。

 

弊社は、創業時からフリーアドレスを導入しており、

これまでフリーアドレスで起こる様々な課題に対し、

ITツールや社内ルールを整備することで課題を解決してきました。

 

また、フリーアドレスオフィスでは

固定席と比較し、電話の取次に時間がかかることから

取次不要な受付システムを導入するケースが増えており、

クラウド受付システムRECEPTIONISTを提供する弊社へも

フリーアドレスを導入予定のお客様からの情報が多く寄せられます。

 

そこで、今回は、弊社にお問合せいただいた企業様が

なぜフリーアドレスに失敗してしまったのか、その理由をお聞きし、

導入にあたっての失敗の事例と対策方法をまとめましたので、ぜひ今後の参考としてご覧ください!

動画で解説!集中できるフリーアドレスオフィスを作るための方法とは?

フリーアドレス化の失敗の事例と対策方法をご紹介する前に、皆様は

フリーアドレスオフィスにおいて従業員が最も重視することは何か知っていますでしょうか?

 

それは、「集中できる環境であること」と言われています。

 

ですが、環境を整備しないままいきなりフリーアドレスを導入することでさまざまな課題が生じ、

「フリーアドレスにしない方が働きやすかった」「出社したくない」という不満が生まれてしまうことも…。

 

この動画では、「フリーアドレスオフィスでも集中できる環境を構築する方法」を

約15分の動画にわかりやすくまとめておりますので、ぜひチェックしてみてください!

 

動画を視聴する

フリーアドレスを導入する企業が増えているのはなぜ

フリーアドレスとは、オフィスから社員それぞれの固定席をなくし、

その日の業務やチームの動き方に合わせて席を選んで働くワークスタイルのことです。

 

現在、日本のさまざまな企業がフリーアドレスを導入していますが、

まずはフリーアドレスのスタイルが増えている理由をお話しします。

 

フリーアドレス導入が進む背景とは

フリーアドレスは、社内で自分の居場所(アドレス)を自由に決めることができ、

ノートパソコンやモバイルさえあればいつでもどこでも仕事ができるのが大きな特徴です。

 

コロナ禍にあって日本企業で働く環境は変わらざるを得ませんでした。

働き方も大きく変化し、テレワークの導入が進んでいます。

 

デジタル化が進み、コミュニケーションツールも急速に普及したため、フリーアドレスを導入しやすい環境が整ったのです。 

フリーアドレス化で企業が目指すもの

フリーアドレスを導入することで企業は、テレワークで空いた席を有効活用できるだけでなく、

社内のコミュニケーションの促進、オフィススペースの削減、

企業規模が変化した場合の柔軟な対応といったメリットを得ることができます。

 

またフリーアドレス化を発展させると、

社員が自分の目的に合わせて働く場所や時間を自由に選択できる働き方(ABW=Activity Based Working)も可能になります。

 

一人で集中したいとき、複数人で自由な発想をぶつけ合いたいとき、立ち仕事をするとき、

電話での連絡が主になるときなど、業務に合わせてエリアを分けられれば、さらなる効率化がはかれるでしょう。

フリーアドレス化による5つの失敗事例とその原因

フリーアドレスを導入する企業が増える一方で、

さまざまな失敗事例が出ているのも事実です。

 

ここでは、運用に失敗、または制度そのものを廃止した企業の事例を通して、その原因を探っていきましょう。

 

(1)社員の居場所を把握しにくくなり報連相が滞りがち

誰がどこにいるかわからない問題

 

フリーアドレスが導入されると、誰がどの位置で仕事をしているのかがわかりにくくなります。

 

人を探すのに時間や手間がかかると、部署内・チーム内でのこまめな情報共有が難しくなり、

報告・連絡・相談が滞りがちになるといった事例が少なくありません。

 

人を探す時間が増えることで仕事の効率が下がる、社員同士の連携が取りにくい、

部署間でのコミュニケーションが取りにくく業務が停滞するといった問題も生じ、

仕事が適切に処理されないため、クレームに発展することもあります。

 

フリーアドレスの導入に際しては、社員一人ひとりの居場所を把握できる仕組み作りが必要です。

 

もう一つの解決方法としては、

居場所がわからなくても、報連相ができる環境が作れれば問題ありません。

 

実際に弊社では、座席管理システムは導入していませんが、

 

・社員同士の連絡手段:ビジネスチャット

・社員の出社状況:出社管理システム

・社員のスケジュール:スケジューラーを共有

・来客対応:受付システムから直接担当者に連絡

 

といったように、上記のようなツールの組み合わせを行うことで、

座席がわからなくても業務が円滑に回るような仕組みを構築しています。

 

必ずしも専用ツールが必要というわけではなく、

自社に合った方法を探してみましょう。

 

(2)雑談が増えてしまい社員の集中力が低下しがち

雑談が増えてしまい社員の集中力が低下しがち

 

フリーアドレスを導入することで、

パーテーションが取り払われるケースも多く、社内のスペースがオープンになります。

 

そこで起こりがちな問題のひとつが、社員同士の雑談の増加です。

 

社員間のコミュニケーションが増えるのはフリーアドレス導入のメリットですが、

単なる雑談が増えるだけでは業務効率や集中力の低下につながります。

 

周囲の雑談が気になって、仕事が進まないといった弊害が起こるかもしれません。

 

オフィスを設計するうえで、

雑談を気にせず仕事に集中できるようなスペースを配するなどの工夫をしましょう。

 

弊社では、

 

・集中して作業したい人のための集中スペース

・WEB会議や電話をかけるためのテレブース

・大人数での会議用の会議スペース

・社内のちょっとしたミーティングができるファミレス席/ソファスペース

 

など、執務スペースとは別に様々な座席やスペースを用意しています。

 

周りの環境に左右されず、自分のペースで働くことができるため、

社員からも非常に好評です!

 

(3)書類管理や持ち運びがネックとなり忘れ物・紛失物が増加しがち

書類管理や持ち運びがネックとなり忘れ物・紛失物が増加しがち

 

フリーアドレスを導入し、固定席がなくなると、書類管理上の問題が起こりやすくなります。

 

仕事上の道具などを毎回持ち運ぶ必要があるため、

物品を置き忘れたり、紛失したりというトラブルが多発します。

 

個人の持ち物のみならず、仕事上の書類を紛失してしまうと、のちのち重大な問題につながりかねません。

 

書類管理の方法を徹底する、業務上のデータをクラウドで保管する、

個人用のロッカーを用意するといった事前準備が必要です。

 

(4)固定電話での対応や取り次ぎが多く席やメンバーが固定化されがち

せっかくフリーアドレスを導入しても、

固定電話での対応・取り次ぎが多い場合は、毎日席が変わることが面倒に思えるかもしれません。

 

固定電話に対応するためという名目で毎日同じ席に座ってしまう、

同じようなメンバーで固まってしまうといった問題も生まれがちです。

 

席やメンバーが固定化されると、フリーアドレスを導入した意味がなくなります。

 

フリーアドレス化のメリットがなくなるだけでなく、

デメリットが強調されることになりますので注意しましょう。

 

(5)セキュリティの問題が発生する

セキュリティの問題が発生する

 

フリーアドレスでは、毎日席が代わり周囲のメンバーも入れ替わるため、

オフィスに見知らぬ人が紛れていてもわからなくなってしまう場合があります。

 

小さいオフィスであれば、社員全員の顔を覚えているでしょうが、

大きい企業であれば、社員なのか社外の人なのか全員を把握できているわけではないので

情報漏洩に対する対策や入退室の管理なども必要になります。

 

社員には社員証を、社外の方には必ずゲストカードを首からかけてもらうことを徹底したり

オフィスのゾーニングを行い、セキュリティレベルに合わせた間取りの設定を行いましょう。

フリーアドレス導入前に検討しておくべき3つのポイント

フリーアドレス導入にあたって失敗しないため、事前に検討しておくべきポイントがあります。

ここでは、導入前の課題を3つに絞り、解説していきます。

 

(1)導入コストは見込み成果に見合っているか

フリーアドレスを導入するためには、フリーアドレス用のデスクやイスを用意するのはもちろん、一定のコストがかかります。

 

オフィスのレイアウトを変更したり専用のシステムを取り入れたりすることで、

フリーアドレス導入時に期待したような成果が得られるからです。

 

フリーアドレスを導入するコストと、

導入で得られるメリットとが見合うものかどうかを事前にしっかり検討しておきましょう。

 

(2)社外でも仕事できる環境が整っているか

フリーアドレスのメリットを最大限に活かすためには、

社内・社外を問わず、スムーズに業務を薦められる環境の整備が必要です。

 

いつでもどこでも報告書を作成でき、資料をチェックできる環境が整わない限り、

フリーアドレス化によるデメリットばかりが目立つ結果にもなりかねません。

 

かえって働きにくくなった、余計に時間がかかるといった声が社員から上がらないように、

事前にしっかり環境を整備してからフリーアドレス化に踏み切りましょう。

 

(3)機密情報漏洩防止に向けたセキュリティ対策・教育ができているか

フリーアドレス化したオフィスでは、個々人の机がありません。

 

規模の大きな会社では、確実に入退室者の管理ができるシステムがない限り、

社外の人間がオフィスに入り込んでも気づきにくくなります。

 

こうしたシステム以外にも、社員証を一人ひとりが毎日携帯する、

来訪者へゲストカードを発行する、セキュリティゾーニングを行う、

セキュリティリテラシー教育を徹底するなどセキュリティ対策が必須です。 

フリーアドレス化で失敗しないための4つの対策

フリーアドレス化で失敗しないためには、どのような対策を練ればよいのでしょうか。

ここでは、事前に知っておきたいより具体的な対策を4つ挙げ、解説します。

 

(1)社内のコミュニケーションの現状を把握し位置を特定できるシステムを整備

フリーアドレスに際して重要なのは、

社内のコミュニケーションがどうなっているかをしっかり把握することです。

 

さらに、社員への事前のヒアリングを行い、

スムーズな連携が可能な環境を整えるために必要なシステムを整備しなければなりません。

 

Webなどを通して誰がどこにいるかをすぐ確認でき、

部署内・チーム内でのミーティングの設定などが容易な制度を作りあげることで、

報告・連絡・相談を行いやすくしましょう。

 

(2)業務の目的に即した空間作り・個々の作業効率に配慮した空間の設計

システム作りと並んで大切なのが、

社員が働く空間をどう設計するかということです。

 

フリーアドレスの対象となる社員の人数・座席設定率(対象者に対する座席数の割合)などを

事前にしっかり確認し、過不足がないようにします。

 

同時に、業務や人員の変化に応じてレイアウトを変更しやすい設計にしたり、

集中したいとき・ミーティングをするときなど、

状況に応じて使い分けられたりするオフィスの環境整備を心がけましょう。

 

こうした空間設計によって、社員が業務に集中できるようになり、作業効率が上がります。

 

(3)書類のペーパーレス化や共有物管理用のシステム・私物用ロッカーなどを導入

書類などの管理に際しては、

ペーパーレス化を進めて保管や持ち運びの手間を削減すると同時に、

私物が置ける個人用ロッカーを設置するなどの配慮が必要です。

 

こうした配慮によって、社内・部署内での共有物を探す時間が少なくなり、

いつでもどこでも即座に仕事ができる環境が整います。

 

(4)取次業務をなくし、コア業務に集中できる環境を整備

電話と受付システムの場合の通知フロー

せっかくフリーアドレスを導入しても、

電話や来客対応のために、従来の席に縛られてしまうといった問題が生じます。

 

重要なのは、固定電話をなくすことです。

 

例えばですが、お客様がオフィスに打ち合わせに来た際、

多くの企業では、受付の内線電話から総務へ連絡をし、総務から担当者に連絡をしています。

 

しかし、お客様から直接担当者に連絡ができれば、間に総務が入る必要はありませんよね。

 

このように実は知らないうちに社内では取次業務が頻繁に行われています。

 

取次業務が起きていると、取次を行う人は毎回作業を中断して、対応しなければなりません。

集中したくてもできず、邪魔をされるため、生産性も低下します。

 

その上、フリーアドレスにしたにも関わらず、電話の近くの席に座らざるを得ないため、

座席も固定されてしまうので、フリーアドレスのメリットを享受できません。

 

なので、固定電話をなくし取次を社内から無くすことで、

座席を自由に選べるようにし、部署や職位などにとらわれないコミュニケーションを取りやすくしていきましょう。

 

昨今では、

 

①社内との連絡手段を内線電話・メールからビジネスチャットへ

②社外との連絡手段を携帯電話・電話代行へ

③受付業務を受付システムへ

 

変更することで、社内から取次業務をなくしていく企業が増えています。

実際に受付システムを導入しフリーアドレス化に成功した事例

ここからは、実際に受付システムを導入しフリーアドレス化に成功した事例をご紹介します!

 

具体例01.三井デザインテック株式会社
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Before 受付には内線電話を置いており、お客様から担当部署に電話をかけてもらっていました。

それぞれの部門の社員が内線に出ていて、取次が多く発生していました。

また、総務部門は、掛け先が分からない方や、飛び込み営業の方などからの電話対応もあり、

コロナ禍において出社率を抑制する中、少人数で対応をしないといけないので、業務負荷が課題となっておりました。

After 取次業務がなくなり、総務は本来の総務業務に集中できるようになりました。内線電話の着信音がなくなり、音が鳴らない環境になったので、業務に集中でき、こちらも助かっています。
 
 

具体例02.都築電気株式会社

 

Before 受付業務のために、特定の人間が電話対応をしなければならないことが課題でした。

過去には、有人受付をやめてダイヤルインで担当者に直接連絡がいくように変更したのですが、

担当者不在や不明の場合は、総務部門に問い合わせがくる状態が続き、総務での受付業務の負担は変わらず、電話から解放されたいという思いがありました。

After 当初は「本当に受付から電話を無くして大丈夫なのだろうか」という不安がありましたが、実際は何も問題ありませんでした。いまでは、特定の人間に負荷がかかることなく受付対応ができています。これまでは、取次に時間がかかり、来客対応に5〜10分要することもありましたが、その問題も解消されました。

まとめ:フリーアドレスで失敗したくないならツール導入を

 

フリーアドレスを導入する際は、その目的や導入後にどう活用したいかのイメージを固め、

作業しやすい運用ルールを前提にこうしたシステムを活用することが大切です。

 

せっかくフリーアドレス化したにもかかわらず、

そのメリットを感じられないまま従来のスタイルに戻ってしまったというような失敗例とならないためにも、ぜひ本記事を参考にしてください!

 

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