RECEPTIONIST

創業明治28年の企業が新たな挑戦。
固定電話廃止、そしてフリーデスク導入へ。

この記事の要約
  • 会社として新しいことに挑んで行きたい
  • ITツールに不慣れな人が多いからこそ、見た目も中身もシンプルなRECEPTIONISTに
  • 先進的なツールに全社的に慣れていく

“全く新しいことに挑んでいこう”

 ー まず、お二人の部署についてお聞かせください。

加藤:私たちがいる事業開発本部(以下、開発本部)は去年の9月にできました。

弊社は映像事業、演劇事業、不動産事業、その他事業の3つを主体としている会社ですが、この資源を使って全く新しいことに挑んでいこうということから、様々な部署からメンバーが集まり新しい部門として新設されました。

 ー 以前は、おふたりはどちらにいたんですか?

加藤:私は事業部です。映画のプログラムやキャラクターグッズを作り全国の劇場へ流通させるほか、俳優さんの講演会やお化け屋敷などのイベント事業、レストランの運営事業などを担当していました。

映画以外でやっている部門というイメージですね。

梯:私はもともと総務部で、社内の総務業務を担当していました。

 ー 総務から事業開発へ…!かなり大きな編成の変更だったのですね!

新たなコミュニケーション方法として
ビジネスチャットを導入

 ー Hangouts Chatは全社で導入されたのでしょうか?

梯:ビジネスチャットを使っていなかった社員が多くいましたが、すでに会社統一のツールとしてGsuiteを導入していたので、Hangouts Chatを利用しています。

弊社は創立から長く、各部門でそれぞれの文化があり、様々な部署からのメンバーが集まったので、この本部内の意思統一や情報共有をはかるためのツールとして積極的に活用するようにしています。

 ー 今後は全社で利用する動きもあるんでしょうか?

加藤:Gmailはみんな利用しているのですが、Hangouts Chatは未だ利用していない人が多いです。

梯:感染症予防での観点から社内でも新しい働き方に敏感となって、全社的にITツールに慣れつつあります。在宅勤務のためにHangouts Meetを利用しはじめたり、これを機に広がっていくような気がします。

仕事が中断されて集中できない環境

 ー 以前の来客のお取次について教えてください!

梯:総務、経理がいるフロアの真ん中に受付用の固定電話を置いていました。

お客様は、受付にある内線表を見て、担当者に電話をかけていただいていました。しかし、「ご不明な方」として設けた総務宛の番号にかかってくることがほとんどでした。

受付の着信だけが鳴る電話があり、近くに座っている人が毎回対応していたので、配送が多い時など、せっかく仕事に集中しようとしても中断されてしまうことが多かったはずです。

お客様が受付前で困っている様子もあったので、こちらからお声掛けすることも多くありましたね。

新しい取り組みとして
フリーアドレス・固定電話の廃止

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 ー 受付をシステムに任せようと思われたきっかけは何だったんですか?

加藤:新しくできた開発本部は、事務所の内装を変更して、まったく新しいフロアを作ることになりました。

それに伴って新しく取り組んだのは

・固定電話廃止への対応
・フリーアドレス化


です。

固定電話をやめそれぞれにスマホを貸与したことで、受付の内線電話での個人の取次が物理的に難しくなりました。内線電話から個人携帯への転送も難しく、かといって受付に個人の番号を置くわけにもいかないですよね。

また、フリーアドレスになるので、「どこに誰がいるかわからない」という問題も発生します。

そのため電話じゃない方法を探している時に、チャットで通知できるものがあると紹介いただきました。

 ー ビジネスチャットの導入も含めて、一気に新しく取り組まれたんですね!

梯:固定電話は総務部の取組みで全社で前から無くそうと計画をしていて、組織再編のタイミングと重なったという感じですね。

加藤:今新しくゼロからやっていくという開発本部なので、新しいことをやるならインフラから変えてみましょう、という意識はあると思いますね。

 ー 他の部署は今も固定席なんですか?

加藤:そうですね。他の部署も固定電話からスマホに変えて内線としているのですが、開発本部以外はフリーアドレスをほとんど導入しておらず、固定席がほとんどです。

ITツールに不慣れだからこそ
見た目も中身もシンプルな受付システムに

 ー 受付システムをRECEPTIONISTに決めたポイントはありましたか?

加藤:導入するにはもともと使っていたGsuiteに繋げられるということが必須でした。

他にもご紹介いただきましたが、受付システムの中で一番シンプルなんだろうなと感じたのがRECEPTIONISTです。

システムによってはきっといろんな付加機能があると思いますが、我々はチャット自体も馴染んでいたわけではないので、見た目も中身もシンプルでわかりやすいことが一番重要でした

複雑じゃないほうが我々も導入しやすいためですね。

入り口を見て「かっこいい」と他部署メンバーより

 ー 本部内の周知はどのように行ったんですか?

梯:RECEPTIONISTの資料をメールで全員に共有しましたね。
アカウントを作成し設定も行ってもらいましたが特に問題はありませんでした。

どちらかというとHangoutChat自体の周知・浸透に苦労しているかもしれません。(笑)

 ー 実際に導入してみて、感じられる変化や社内の評判はどうでしたか?

梯:導入当初は、他部署のメンバーが見に来たりしていましたよ。
入り口を見て「かっこいい」と衝撃をうけていました。

もう少しフリーアドレスが広まる動きになれば、RECEPTIONISTの呼び出し方法じゃないと対応できないと思います。

今後、もっと広まっていくんじゃないかなと思います。

加藤:色々な新しいことを導入したタイミングで、以前のままだったらもっと混乱しています。RECEPTIONISTだからやれている、と思っているので、このタイミングでよかったです。

受付コードは「前衛的な会社のアピール」にもなる

 ー 受付コードを使っていただけていると聞きました。
   よく来客される方にお渡ししているんですか?


加藤:どちらかというと、新しく来訪される方に実際に使ってみていただいています。

あらかじめわかっているのに担当者検索で社名・お名前・人数を入れるより、6桁の数字を入れてもらう方が楽ですよね。

うちも新しいことやっているぞ!というアピールにもなるかなと思っています。(笑)

自社のリソースを新しい分野に拡大する事業開発本部
先進的なツールも導入していく

 ー 御社で業務効率化・働き方改革で取り組んでいらっしゃることはありますか?

加藤:今は同時進行で名刺共有をツールで管理しようと思っています。
開発本部は個人だけではなく、様々な部署との連携も多いので、情報を共有する動きが必要だと感じました。

 ー 新しいものは積極的に導入していくんですか?

加藤:今は感染症対策もあり、テスト運用だったリモートワークを進めていかざるをえない状況にはなっています。

このタイミングでITツールに対しての理解が向上していると思いますね。

 ー 新しいチャレンジをお伺いできますか?

加藤:開発本部は、弊社が持っているリソースを新たな分野に拡大していく部署です。

松竹グループ内連携のみならず、スタートアップ企業や他業種との共同事業開発を通した新規事業領域の拡大に取り組んでいます。

“挑戦”を尊重し合う組織風土の中、部門や企業の壁を自由に飛び越え、お互いのアイデアを正面からぶつけ合うことで、125年の歴史を誇る松竹という会社を、新しいマーケットへ導きたいと思っています。

これから変えよう!
としている企業にぴったり

 ー そんな革新的な開発本部でRECEPTIONISTを導入いただき、非常に光栄です!
   最後にRECEPTIONISTを検討している企業に一言お願いします。


梯:受付が先進的なことで、お客様に与える印象が大きく変わります

新しいことを手掛ける部署でタイミングよく導入しましたが、
これから変えよう、変わろうとしている会社に非常に合っているツールだと思います!

クライアント名松竹株式会社
業種映像事業 / 演劇事業 / 不動産事業 / その他事業
利用部署事業開発本部
従業員数540名

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