受付システムで工場の来訪者受付業務を効率化する方法とは？工場における最新の受付DXについて解説します

現代のトレンドに沿って工場の製造部門DXは進んでいますが、

工場における来訪者の受付DXも進んでいることをご存知でしょうか？

今回はコロナ禍で大幅に進んだ工場における来訪者受付の大きな変化や、

システムを使った新しい受付方法について解説します！

今回は、受付システムを専門とする弊社RECEPTIONISTから

工場の来訪者受付をシステム化する5つのメリットについて解説し、その後に成功事例を紹介します。

4つは受付DXをすると生じる当たり前のメリットになりますが、

最後の1つは珍しい内容となっているので必見です。

それでは早速いきましょう！

工場における来訪者受付のシステム化とは？

工場の来訪者受付のシステム化とは、

来訪者名簿に入場する人の名前を記載・管理したり、

担当者に電話で取り次ぐ時に生じる非効率な工程を自動化し、

本来のやるべき業務に集中する環境作りの支援をするシステムです。

企業オフィスの受付のシステム化は進んでいる一方で、

工場の来訪者受付のシステム化はまだまだ発展途上な状態ですが、

2020年の新型コロナウイルスの感染症対策をキッカケに進んでいます。

実際に、弊社ではこれまで主にオフィス向けに受付システムを販売しておりましたが、

コロナ禍以降、工場での活用を目的にお声がけをいただくケースが増えています。

参考：【2年で10倍】工場の守衛・警備業務のDX化はどうなってる？私たちがお手伝いできたこと

工場の来訪者受付の大きな変化のキッカケ

工場の来訪者受付は、これまで守衛の方が来訪者名簿に名前を書き、

入場証を渡して入場するフローが一般的でしたが、

コロナ禍になり、万が一に備えて体温の確認や渡航履歴の入力も必要となりました。

また、原材料の高騰によるコスト削減や労働人材不足などの社会的な問題もあり、

生産力を高めていかなければならない状況の中、

これまで通り、人だけで受付対応しているとリソースに限界が来てしまいます。

そのため、一部の自動化できる受付業務は

人件費と比較して安価になるシステムに代用する仕組みにシフトしていってるのです。

工場の来訪者受付をシステム化するメリット

工場の来訪者受付をシステム化するメリット5つについてお伝えしていきます。

（１）セキュリティ対策

工場の入り口のセキュリティ対策として有効です。

守衛の方がこれまで通り、入場確認をするのに加えて、

受付システム×スマートロックorセキュリティゲートの連携により、入り口の来場を制限できます。

来訪者情報も自動でクラウド上に保存されるため、入力・管理する手間が省けます。

また、万が一感染が広まってしまった場合は、

入場者の確認をするなど必要な情報にすぐにアクセスできます。

さらに最近では、この後の事例でお伝えするフードディフェンスの一環としても活用されています。

（２）業務効率化・コスト削減

工場にきた来訪者が受付をすると、担当者に直接「お客様がきてますよー！」と、お知らせが届くため、

従来必要だった電話での取り次ぎがなくなります。

また、繰り返しになりますが、クラウド上に入退場履歴が自動で保存されるため、

手間が省けますし、ペーパーレス化にもなるので、環境にもやさしいです。

シールプリンターを使って入場証の発行もでき、

タッチレス受付機能を使うと、非接触で受付が完了するので感染症対策にもなります。

そして、このあとの実例でお伝えしますが、

上記でお伝えした業務が自動化されたことで、

年間110万円、900時間のコスト削減に成功した工場もあります。

（３）受付コード（QRコード）で定期訪問来客フローを効率化

受付システムでは、一定期間の間であれば何度でも使える受付コードを発行することができます。

それにより、定期的に訪れる業者や配送の方、

またはウォーターサーバーの交換などの業者が、

事前登録なしで受付することが可能です。

（４）契約外の守衛業務

コロナ禍になり、体温確認などの健康確認や渡航履歴の確認をする工場が増えています。

機密情報の多い製品を扱う工場では、特に必要となっています。

守衛は派遣社員の方が多いのですが、

上記の業務は、通常の守衛業務外（＝契約外業務）となる可能性が高いため、

契約違反になる可能性があります。

そのため、上記のような新しく生まれた業務を

システムで自動化することができれば、契約違反にはならなくなります。

工場の受付DXに役立つ受付システム「RECEPTIONIST」の機能を確認する

工場の来訪者受付DXの実例を紹介

事例01.オリオンビール株式会社

オリオンビール株式会社様では、

・来訪時の取り次ぎ

・入場証の準備・管理

・来場者へのサイン対応

などの業務をアナログな仕組みのまま行っていたため、かなり負担になっていました。

しかし、受付システムRECEPTIONISTを導入後には、

・100件／日 の受付管理を効率化へ

・年「900時間・100万円以上」 ものコスト削減

・総務宛の内線電話も激減した

・「来客者情報の見える化」でセキュリティ強化にも貢献

などの成果をあげられて、コスト削減・業務効率化を実現しました。

事例02.太陽油脂株式会社

太陽油脂株式会社様では、DXに積極的に取り組んでいましたが、

・コロナ禍における接触対応

・総務部門の業務負担増加

・フードディフェンスに対するリスク

が課題となっていました。

しかし、受付システムRECEPTIONISTを導入後には、

・完全非接触による受付対応の実現

・総務部門の業務工数削減

・フードディフェンス対応における来訪者記録の管理強化

と抱えていた課題を解決することに成功しました。

まとめ

工場の来訪者受付のシステム化について情報収集できましたでしょうか？

今後、工場もデジタルやAIの力により、

様々なアップデートをしていくことが予想されます。

このような社会的な背景もありますので、

早めのシステム化で早めの対策を打っておくのが得策です。

最後までご覧いただき、ありがとうございました。

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