上場企業の受付システム導入が4倍に。コロナ禍で需要が増えた5つの理由とは？

先日、RECEPTIONISTのユーザー調査を行った結果、

コロナ禍中に、上場企業での導入数が4倍に増加していたことがわかりました。

2022年12月時点で、日本取引所グループの上場企業3,869社(*1)のうち132社に導入されています。

そこで、今回は2022年12月に実施したユーザー調査の結果と

上場企業の導入数が4倍に増加した理由について解説します！

上場企業の導入数が4倍に増加した理由

昨今、新型コロナの感染拡大やDX推進、働き方改革といった社会的背景から

・総務業務の効率化

・ABW・フリーアドレス対策

・固定電話廃止対策

・グループテナント課題の解消

・感染リスクの軽減

といった準備を行う企業が増えています。

その結果、上場企業での導入が4倍となりました。

この理由を一つずつ具体的に説明していきます。

（１）総務業務の効率化

総務では、電話の取次、受付業務、来客の履歴管理など、

多数のサブ業務を抱えています。

これらの仕事は、すべて重要な仕事ではありますが、

総務のコア業務ではないため

多大な時間をかけて取り組んでも評価がされにくい仕事です。

総務が、こうしたサブ業務の時間を減らすことができれば、

より評価される仕事にリソースを割けるようになり、

個人のスキルアップややりがいにも繋がりますよね。

総務は、社員が気持ちよく働ける環境整備を担う重要部署なので、

最終的には、総務部の生産性向上が、

会社全体の生産性向上や業績向上にも貢献します。

ご存知の通り、現在は新型コロナの影響もあり、

日本の株価は全体的に下落している状況です。

上場企業では、株価向上のため売上・利益を増加させる必要があり

より一層、生産性向上や無駄なコストへの意識が高まっていると考えられます。

（２）ABW・フリーアドレス対策

ABWやフリーアドレスを導入した企業では、

「誰がどこに座っているかわからない」

といった課題があります。

電話による取次の場合には、

電話を受け取った人が、担当社員のカレンダーを見て、

今日は出社しているのか、今予定はどうなっているかを確認した上で、

担当社員を探さなければなりません。

ABWやフリーアドレスの場合、どこにいるのかも見当がつかないため、

社内を走り回って探すことになり非常に非効率です。

そのため、フリーアドレスオフィスでは

直接担当者に来客を通知できる受付システムの導入が必須*となっています。

これは、上場企業に限った話ではありませんが、

昨今は、ハイブリッドワークの導入が進んでいることで、

無駄なオフィスコストを削減するため、

ABW・フリーアドレスの導入やオフィス統合が増えています。

そこで、上場企業でもABW・フリーアドレスの導入を機に、

受付システムの導入が検討されています。

参考：「え、知らない？フリーアドレスでiPad受付システムが重宝されてる3つの理由」

（３）固定電話廃止対策

オフィスに固定電話を設置している場合、必ず電話による取り次ぎが発生します。

多くの企業では、電話対応や受付対応を総務でがおこなっていますが

それでは、電話や来客のたびに総務の仕事が中断されてしまいます。

よく見る光景のため、当たり前にも思えますが、実に非効率ですよね。

総務ではなく、担当者に直接電話が繋がれば、

総務は本来の業務に集中することができるんです。

さらには、オフィスの電話番も必要なくなるため、

総務のリモートワーク推進にも繋がります。

また、2024年1月には固定電話サービスが廃止となることもあり、

固定電話廃止と同時に受付の内線電話も見直されており、

受付システムの導入も増加傾向です。

（４）オフィス統合時の課題解消

昨今、増加しているオフィス統合では、

1つのビルやフロアに、複数の関連企業が同居する形になるため、

来客が多い時間帯には受付が混雑したり、

フロアのどこに誰がいるかが把握できず取次に時間がかかるなど

受付のフローにも課題がでてきます。

オフィス統合は多くの場合、

オフィスコストの削減や関連企業とのシナジー効果を期待して実施されるため、

統合を機に、ノンコア業務をITシステムで肩代わりさせようと考える企業様が増えているようです。

受付を無人化させることで、

先進的なオフィスに見せることができ、業務も効率化されるため

オフィス統合時に導入されています。

また、オフィス統合時には

グループ会社間で使用しているグループウェアがバラバラであることから、

「共用の会議室を予約できない」

といった課題もあります。

グループウェアが異なる場合でも

ダブルブッキングなしに会議室を予約管理できる

会議室の予約管理システムも導入が増えているようです。

昨今、上場企業では

グループ会社とのオフィス統合を進める動きが加速しており、

オフィス統合時の課題解決方法の一つとして、

受付システムや会議室の予約管理システムを導入するケースが増えているようです。

（５）感染リスクの軽減

新型コロナの感染に際し、来客受付のシーンでは

・不必要な接触を控えたい

・一部の従業員だけが出社せざるを得ない状況を解消したい

・コロナ感染に備え、来客の履歴を正確に取得したい

・非接触で受付を行いたい

など、従業員や関係者の健康に配慮し、

無人受付を採用される企業様が増えました。

来客の履歴管理に関しては、

コロナ発生時の予防策というだけでなく、

物理的なオフィスセキュリティの強化や

情報のセキュリティ強化として、Pマーク・ISMS対策のために

「来客履歴・入退館履歴を取得したい」との問い合わせが増えています。

特に、セキュリティ対策の重要性が高い

上場企業からの問い合わせが増えています。

導入による成果

ここからは、実際に上場企業様での導入事例をご紹介します！

（１）総務の残業時間削減に成功した！

株式会社BuySell Technologiesさま

↓

（２）固定電話を廃止できた！

都築電気株式会社さま

↓

（３）オフィスにABW・フリーアドレスの導入を実現できた！

株式会社マツキヨココカラ＆カンパニーさま

↓

（４）移転・オフィス集約で生じた課題を解決できた！

SBSホールディングスさま

↓

まとめ

昨今では、少子高齢化の影響もあり、

中小企業だけでなく、大手企業でも人材が不足している状況です。

従業員が働きやすい環境を整えたり、

やりがいのある仕事ができるような環境を作ることで、

離職者の減少や求職者の増加が期待できるため、

積極的に労働環境を改善する企業が増えています。

今回の調査から、上場企業で積極的な労働環境改善が行われている状況が見えてきました。

上場企業と人材の争奪戦は、もう既に始まっていますので、

今後の人材不足に備え、早めの対策が必要でしょう。

取次業務についても、かつては無くてはならない業務の一つでした。

しかし、ITツールが普及した現在では、

もはやコア業務とは言えないのではないでしょうか？

まずは、こうした小さなノンコア業務から見直しを進め、

働きがいのある環境改善に取り組んでみてください！

最後までお読みいただき、ありがとうございました。