1500人の拠点を1つに統合。グループウェアが異なる従業員の会議室予約が可能に

複数グループ会社の集約。利便性を追及した新しいオフィスの形とは

本社移転の背景を教えていただけますでしょうか？

新津より広いオフィスへ移転し、分散していた本社機能を一か所に集約させることで、業務を効率化できると考えたのが背景です。 

私たちはグループ会社を含めると、全国各地に拠点があります。

過去数年間の間に参画する企業が増え、従業員の人数も23,000人以上となっております。 

本社機能を持っていた錦糸町オフィスはすでに定員オーバーの状態でしたので、移転は必須だったのです。

さらに今回は業務効率化を考え、錦糸町オフィスを新宿へ移転させると同時に、他の拠点を集約させました。

複数拠点を集約させるにあたって、総務としての課題はどんなところでしたか？

新津移転に際して2つの課題がありました。  

・拠点ごとにそれぞれ異なるグループウェアを利用していた
・移転完了までの猶予期間が短かった  

元々は別会社だったこともあり、グループ会社によって使用しているグループウェアが異なりました。

たとえば、サイボウズGaroonを使う拠点があったり、Microsoft 365を使う拠点があったり。

1か所のオフィスに集約するのであればグループウェアの統一は必須でした。 

また、錦糸町のオフィスは残り1年で契約満了を迎えるタイミングにあり、退去・引越しの時間に余裕がありませんでした。 

従業員は「新しいグループウェアへの移行」と「オフィス移転」という大きな変化への適応を求められる状態だったのです。

移転・拠点集約で生じた課題を解決する複数社の会議室予約機能

グループウェアが異なることによる課題についてもう少し教えていただけますか？

田澤グループ会社の半数以上がメールやスケジューラーとしてOutlookを使っていたことから、全従業員共通としてOutlookに統一することにしました。  

無事に新ツールを導入したのですが、別の課題が浮き彫りになったのです。

同じOutlookを使っていても、別の拠点から移動してきた従業員は、Outlookアカウントが新しいオフィスの会議室に紐づけられていません。そのためOutlook上での会議室予約ができませんでした。

急ピッチで移転を進めたことも関係しているのでしょうか？

新津そうですね。限られた時間で、移転プロジェクトと同時に新しい課題の解決策を考えなくてはならなかったので、焦りもありました。

さまざまな方法で情報収集をする中、訪れた展示会でRECEPTIONISTさんと話す機会をいただきました。  

そこからRECEPTIONISTシリーズ導入にいたった決め手は3つです。  

・受付の自動化・無人化が可能になる
・同拠点に複数社が入居していても会議室予約の課題が解決できる
・Outlook連携が可能  

オフィス移転にあたりDXを進めるべく、オフィス業務の自動化・無人化ができるシステムの導入を検討していました。

受付業務の自動化ができる『RECEPTIONIST』に興味を持ったのが最初のきっかけです。  

さらに説明を受けるうちに、会議室の予約管理システム『予約ルームズ』が移転後の会議室課題を一気に解決できるとわかったのです。  

『予約ルームズ』のマルチテナント機能を活用すれば、すべての従業員が会議室予約をできるようになる。

グループウェアの切り替えが決定している私たちにピッタリでした。  

移転までの時間が限られているということもあり、RECEPTIONISTシリーズ一択で検討を進めて導入に至りました。

  マルチテナント機能などを資料で見る

移転後徐々にDXへシフトし、見えてきたそれぞれの効果

『RECEPTIONIST』導入前後での受付フローの変化を教えてください。

田澤移転を機に有人と無人で対応するハイブリッド型受付に切り替えました。  

しかし『RECEPTIONIST』導入初期は受付スタッフが対応する場面が多く、無人システムを使いこなせていませんでしたが、浸透が進むことで来訪者のQRコード使用率が高まり、スムーズに受付ができています。 

さらに、社内で特別な通達事項がある場合はメモ機能を活用しています。

たとえば、お茶出しが必要な来訪者にはメモ欄にその旨を記載。

内線で担当者に通知をする必要はないですし、来訪者の滞留する場面がなくなりました。

有人対応が必要なときに、受付スタッフがしっかり対応できるという理想の形を実現しています。

予約ルームズ導入後の効果はいかがですか？

田澤1番の課題であった「グループウェアが異なる従業員の会議室予約」の問題は無事に解消しています。 

親会社の従業員は主にOutlookから会議室予約を、テナントが異なるグループ企業の従業員はRECEPTIONISTのアポイントメントから会議室予約を行うことで、同じ拠点にいる全従業員が会議室を利用できています。

また、会議室の利用状況が一目でわかるインターフェースも気に入っています。遠くからでも赤か青かで利用状況がわかり、会議室の稼働率向上に貢献しています。

運用開始からようやく1年が経過し、少しずつ従業員に浸透してきた段階です。

まだ運用の部分では改善の余地があると思っています。

完全に利便性を享受できるまで社内周知を徹底していく必要がありますね。  

新津物流の世界では、トラックの稼働率を100％にするのが高い収益を生み出す秘訣ですが、会議室も稼働率100％の状態にするのが総務としての理想の形なので、それに近づけられるようにしていきたいですね。

オフィス集約によるグループ間のシナジー効果とは

貴社にとってさまざまな変化があったかと思います。良かったことや改善されたことを教えていただけますか？

新津オフィスの集約をしたことで得られたメリットは大きく2つあります。  

・取引先への提案がスムーズになった
・従業員どうしのコミュニケーションが円滑になった  

グループ会社を増やし事業拡大することで、取引先に幅広い提案をするのが私たちの特徴です。

たとえば、今まで機械系だけの運送を請け負っていた取引先に対して、食品の運送も併せて提案することがあります。  

これまでもグループ全体でお客様に提案することはしてきましたが、各社が同じオフィスにいることで、今まで以上にスピーディーな協業が可能になりました。  

また、従業員どうしのコミュニケーションが活発になり、営業的にも総務的にも業務改善に繋がっています。  

新オフィスは、広いワンフロアに各社の従業員が集まるレイアウトにしたため、グループの垣根を超えた情報共有ができるのです。  

今後もIT技術導入など積極的に進めていき、従業員にも取引先にも喜ばれる企業であり続けたいと思っています。

RECEPTIONISTとしても貴社の取り組みに貢献できたら幸いです。

新津ありがとうございます。

急ピッチで移転を遂行しなくてはいけない中で、導入に至るまでの各種対応はもちろん、利用方法についての社内説明会を開いてもらうなど、RECEPTIONISTの担当の方はとても頼りになりました。  

今後さらにRECEPTIONIST製品を有効活用していけるように、都度ご相談させてください。

サポート体制などを資料で見る

新しい挑戦が従業員のリテラシーを高め、一人ひとりのレベルアップにつながる

最後にRECEPTIONISTを検討している方に一言お願いいたします。

新津導入前から並走してもらい、導入後も売りっぱなしにしないところに感謝しています。

顧客のニーズに合わせた提案をしてくれると思いますので、ぜひ一度RECEPTIONISTさんに相談してみることをおすすめします。  

田澤IT技術など新しいシステムを導入すると、初めのうちは社内の混乱があると思います。

しかし、一度思い切ってチャレンジしてみることを勧めたいです。社員のITリテラシーが上がり、結果的に社員全体のレベルアップに繋がりますよ。

新津様、田澤様、ありがとうございました！