来客のたびに内線が鳴り、自分の仕事が止まる。担当者を探して社内を歩き回る。
そんな取次ぎを、Google Chatへの知らせに置き換える方法と、数十〜数百人で使うときの決め方を整理します。

Google Chatに来客の知らせを届ける

来客が来たのに、担当者が席にいない。受付の人が内線や声かけで探し回る。
そんな場面を、Google Chatへの知らせで置き換えるのが、この連携です。

来客が受付のiPadで担当者を呼び出すと、Google Chatに作った通知用のスペースに知らせが届きます。
呼び出された担当者には、本人宛てのメンションで知らせます。

連携前（たとえば）

連携後

来客が来たとき

内線や声かけで、担当者を探す

iPadで呼び出すと、通知用のスペースに知らせが届く

担当者への知らせ

取り次ぐ人が、直接伝えに行く

担当者本人にメンションで知らせる

担当者が席にいないとき

探しに行く手間が増える

スマホのGoogle Chatでも、知らせを受け取れる

チャット連携は、STANDARDプランから使えます。

ただし、知らせに気づけるかどうかは、通知の設定にも左右されます。
スペースごとの通知設定（「すべて」か「自分に対するメッセージ」）と、各社員のブラウザやスマホの通知設定です。
この設定は、社員ひとりひとりが行います。

2026年10月30日時点の内容です。

持ち主：Googleカレンダー、社員名簿、受付はそれぞれ何を持つか

部署異動で、担当者が通知用のスペースから外れた。
その社員を呼び出しても、知らせは届きません。
呼び出したい社員が通知先のスペースに参加していることが、届く条件になっているからです。

こうした食い違いを減らすには、機能をつなぐ前に、情報の持ち主を決めます。
持ち主とは、どのツールがどの情報を正として持つか、つまり情報の管理元のことです。

情報

持ち主

受付の役割

来客の予定

Googleカレンダー

カレンダーと連携し、来訪予定の自動登録、受付コードの発行

社員名簿（マスタ）

会社のID基盤と、受付の社員情報の2か所

受付にも社員情報を保持。Google Workspaceからの自動同期は、現時点では提供していません

来客の知らせの届け先

受付の設定と、Google Chatのスペースの参加者

設定した通知先のスペースへの、知らせの送信

知らせを受け取る設定

社員本人

社員自身による、通知の設定

社員名簿は、どれか1つを正と決めておきます。
受付の名簿をゼロから管理し直すと、更新の手間が増えます。
名簿の持ち方は、「受付以外のつなぎ目」で触れます。

数十〜数百人が使うときの運用：通知先の決め方、不在時、異動・退職

社員が増えると、「誰に、どこへ知らせるか」を決めておくことが重要になります。
通知先を全社で、1つにするのか。部署ごとに分けるのか。
プランによって、選べる範囲が変わります。

やりたいこと

STANDARD

ENTERPRISE以上

チャットへの来客の知らせ

○

○

社員ごとに、通知先を分ける

通知先は原則、1つ

社員ごとに指定できる

アシスタントを含めて、同時に知らせる

―

○（アシスタント通知）

基本の通知先にも、常に知らせる

―

○

この表は、2026年10月30日時点のプランの記載です。

担当者が会議中で、来客に気づけないときは、どうするか。
たとえば、アシスタントも一緒に知らせを受け取れば、担当者が席を外していても、誰かが気づけます。
ただし、この設定で必ず気づかれるわけではありません。
誰が不在時の受け手になるかは、会社で決めておくことです。

異動や退職では、確認する場所が2つあります。
受付の社員情報と、Google Chatの通知先スペースの参加者です。
どちらかが古いままだと、知らせが届かない原因になります。
更新を誰が、いつ行うかを、先に決めておきます。

通知先や名簿の決め方は、会社の規模で変わります。
受付システムの全体像と合わせて確かめたい方は、3分でわかる！受付システム解説資料をご覧ください。

予定・会議室までつなぐ場合

Google Workspaceを使っているなら、受付はGoogleカレンダーとも連携できます。
ここでいう連携とは、予定の情報を受付とカレンダーでやりとりすることです。
来訪予定の自動登録と、会議室の空き確認ができます。

流れを、来客を迎える場面で見てみましょう。

  1. 事前に、担当者が来客の予定を登録する
  2. 来訪予定が受付に登録され、受付コードを発行できる
  3. 当日、来客が受付をすると、担当者のGoogle Chatに知らせが届く

予定と知らせがつながると、「今日誰が来るか」を担当者が把握しやすくなります。
一方で、会議室の管理が別のツールのままの会社もあります。
その場合は、どこまでを受付とつなぐかを、先に決めます。

受付以外のつなぎ目

受付をGoogle Chatとつなぐと、社員名簿やログインの話も、情報システム部門（情シス）と相談することになります。
総務の担当者が、情シスに渡せる確認項目を持っておくと、話が進みます。

Google Chatとの連携で、情シスと確かめておきたい項目は、次のとおりです。

  • 有料のGoogle Workspaceが必要です。無料のGoogleアカウントとは連携できません。
  • 連携の認証は、Google Workspaceの特権管理者が行います。難しい場合は、「ユーザーの読み取り」の権限を付けたアカウントでもできます。
  • 管理側で、通知を受け取る口（Webhook）をユーザーが追加できる設定になっているか。標準ではオンです。

社員名簿の同期についても、触れておきます。
Google Workspaceからの自動同期は、現時点では提供していません。
一方で、ログインを一か所にまとめる仕組み（SSO）としてのログイン認証（SAML認証）は、Google Workspaceも対象です。
PREMIUMプランの機能です。

名簿をどう持つか、情シスとどう分担するかは、情シスに渡す確認項目で整理しています。

最初の一手

ツールを入れたあとの連携を、来客対応から設計する考え方は、別の記事で整理しています。

すべてを一度につなぐ必要はありません。
Google Chatでは、次の3つを決めるところから始められます。

  1. 来客の知らせを届ける、通知用のスペース
  2. 呼び出しの対象にする社員と、その名簿の持ち主
  3. 異動・退職のときに、誰がいつ更新するか

決めることが見えたら、次は社内で相談する番です。
話し合う前に、受付システムの全体像を3分でわかる！受付システム解説資料で確認できます。
製品の詳細は、製品ページをご覧ください。