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クラウドPBXで内線電話をクラウド化!併せて導入したいシステムとは

こんにちは、RECEPTIONISTブログ編集部です!
リモートワークの移行・併用やフリーアドレスの導入により、「オフィスの固定電話」がどんどん無くなっているのをご存知でしょうか?
2024年に固定電話そのものが廃止されるという話もある中で、オフィスの電話はどんどんクラウドPBXへ移行が進んでいます
この記事は、「固定電話をクラウドPBXへ移行したい」「固定電話を無くしてスマホを内線化したい」と考えている方向けに、クラウドPBXの仕組みやおすすめのサービスを紹介します。

クラウドPBXと内線電話を合わせるその仕組みとは?

そもそもクラウドPBXとはどのような仕組みなのかご存知でしょうか?なぜ固定電話が不要になるのか、どうやってネット回線と繋いでいるのかなど、クラウドPBXについての基本をおさらいしましょう。

クラウドPBXとその仕組み

クラウドPBXとは、クラウド上に設置したPBX(構内電話交換機)にインターネットを通じてアクセスすることで内線・外線などの電話機能を利用するサービスです。
クラウドPBX_仕組み
出典:クラウドPBX「MOT/TEL(モッテル、mottel)」
電話回線ではなくインターネット回線を利用するため、回線工事が必要ありません。さらにビジネスフォンの主装置にあたるPBXがクラウド上にあるため、交換機や固定電話などの機器をオフィス内に設置することなく、インターネット環境さえあればすぐに利用開始できます。

 

クラウドPBXで内線電話を使うには

クラウドPBXを導入したら、スマートフォンなどのデバイスに専用のアプリをインストールして、そのアプリ経由で通話すれば内線通話が可能になります。たったのこれだけです。
社内での内線通話はもちろん、社外からでもスマホを通じて無料で内線電話ができるので、従来の固定電話式の内線電話より非常にメリットが多いです。
「クラウドPBXを導入してスマホにアプリをインストール。」たったこれだけで内線電話をクラウド化、電話によるコミュニケーションを格段に効率化できます

内線をクラウド化するメリット〇〇つ

先程スマホで内線通話ができるメリットに触れましたが、クラウドPBXで内線をクラウド化することには多くのメリットがあります。

具体的にはこれらのメリットが挙げられます。

  • オフィス外でも内線通話が可能
  • 導入コスト・運用コストを大幅に削減
  • 端末の設定を効率化できる
  • メンテナンスや故障時の対応・コストを削減
  • 導入から利用開始までのスピードが速い

 

 

オフィス外でも内線通話が可能

普通内線電話はオフィスにいる時しか電話を受けられませんが、クラウドPBXならオフィスにいなくても内線通話が利用可能となります。
外出の多い社員の利用はもちろん、リモートワークで自宅勤務の社員でも内線通話ができるようになるため、電話番や電話対応のためのオフィス出社ということから解放されます
もちろん内線電話のため、通話料は無料です!外線電話での通話よりも格段に通話料を抑えることができます。

 

導入コスト・運用コストを大幅に削減

運用コストはもちろん、導入コストの大幅削減もクラウドPBXの大きなメリットです

従来の固定回線による内線電話の場合、

 

  • 導入時の工事費用が発生する
  • 電話機やPBX機器の購入費用がかかる

 

ということで、導入費用として何十万というコストがかかっていました。
ですがクラウドPBXなら、

 

  • インターネット回線で内線をクラウド化し、配線や設置工事が不要
  • 元々あるスマホにアプリをインストールするだけ

 

なので、大幅に導入コストを削減することが可能です。

 

端末の設定を効率化できる

社員の入社や異動により、内線電話設定の追加や変更などが発生するケース。
従来の内線電話では増線・断線や回線の設定変更など、設定に手間や時間がかかっていました。
ですが、クラウドPBXならネット上から簡単に追加・設定することができます。変更の手間も軽減できますし、設定の反映もすぐに完了します。

メンテナンスや故障時の対応・コストを削減

固定電話の場合、長期で利用していると固定電話の故障や回線の不備など、メンテナンスや修理の必要が出てくるでしょう。
しかしクラウドPBXの場合、回線のメンテナンスなどは基本的にサービス提供者が行うため、自分たちで対応する必要はありません
しいて言うなら内線電話として使用するスマホが故障した場合ですが、その際はスマホを交換してアプリをインストールすればすぐに対応が完了します。

内線をクラウド化するおすすめのクラウドPBXサービス

ここまで説明を読んで、クラウドPBXの導入を検討しようかな、と考えているでしょうか?
編集部がおすすめするクラウドPBXを3つに絞って紹介します。

 

1.トビラフォンCloud

トビラフォン
トビラシステムズ株式会社が提供する『トビラフォンCloud』は、アプリのインストールのみで利用開始できる手軽さがポイントです。
インターネット環境で通話可能なため、トビラフォンのアプリを利用している者同士なら外線が24時間通話無料で利用できます。
独自で集めた迷惑電話番号リストを活用し、迷惑電話は自動でブロックされます。
アプリを利用しているので、私用のスマートフォンを社用として使い分けることができ、初期費用をカットできる点もメリットです。

2.MOT/TEL(モッテル)

MOT/TEL

株式会社バルテックジャパンが提供する『MOT/TEL(モッテル)』。FAX機能が付いており、外にいてもFAXの送信ができます
アプリのインストールで利用が開始できるので、初期費用がおさえられるのも魅力です。
また、パソコンをビジネスフォンにすることもできるほか、数人で会議や打ち合わせもできます。

4.ひかりクラウドPBX

ひかりクラウドPBX
NTT東日本が提供する『ひかりクラウドPBX』は、NTTのクラウド型ビジネス電話サービスで、専用アプリをインストールして利用できます。
内線・PBX機能はもちろん、グループ着信機能や転送機能、発信規制などが設定されており、今まで使っていたPBXやビジネスフォンと併用できるのもメリットです。

クラウドPBX×〇〇で固定電話をオフィスから無くす

クラウドPBXの導入で内線電話をクラウド化しようとした際、つい見落としがちなのが「オフィスの受付」です。
オフィスに来客があった場合の通知方法として一般的なのは受付に電話機を置く方法ですが、せっかく社内の内線電話を無くしても、結局オフィスの電話機は残ったままです。
そこで、クラウドPBXとセットで導入をおすすめするのが、クラウド受付システムの『RECEPTIONIST』です。
RECEPTIONIST

電話機の代わりに受付にiPadを設置。来客通知はビジネスチャットやスマホへの通知でお知らせしてくれるので、固定電話が全くいらなくなります
実際、内線電話を廃止したジョンマスターオーガニック社や、従来型のPBXからクラウドPBXへ移行したBuySell Technologies社など、多くの企業が「電話の廃止・移行」と一緒にRECEPTIONISTを導入しています。
クラウドPBXの導入を考えているなら、ぜひRECEPTIONISTについても一度見てみてください。
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クラウドPBXで内線を超効率化

これまで一般的だった固定電話や内線電話は、今やどんどんクラウドPBXや周辺サービスへの移行が進んでいます。
もしまだ固定電話での内線通話を利用している場合、今のうちにクラウドPBXの導入を考えてみてはいかがでしょうか?

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導入検討中の方、情報収集中の方に役立つ情報がある資料になります。
今後、受付システムを少しでも検討しているのであれば是非お受け取りください。

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