【2023年最新】移転・リニューアル担当者必見！オフィスDXを事例と共に解説します
移転やオフィスリニューアルを機に、多くの企業が取り組み始めているオフィスDXですが、「どこから手を付けていいかわからない」という担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。
本記事では、オフィスDXの取り組み方について、実際の企業の事例とあわせて具体的にご紹介します。
オフィスDXとは何か？
オフィスDXとは、オフィスで行われているアナログな作業をデジタル化し、主体性のある働き方ができるオフィスにアップデートすることを指します。
デジタル技術を活用することで、業務の効率化や生産性の向上が期待できます。
オフィスDXはまず受付から
オフィスDXを検討しているものの「どこから始めたらいいかわからない」という場合、まず受付から始めるのがおすすめです。
受付のDXには受付システムの導入が役立ちます。
受付システムによっても機能はさまざまですが、基本は以下の機能があります。
- 来客の電子受付
- 担当者への来客通知
- 入退場情報の自動登録
また、受付システムを導入することのメリットには、以下が挙げられます。
- 安価ですぐに導入できる
- 誰でも操作しやすい
- 前衛的なイメージを持ってもらえる
- 受付業務の効率化につながる
それぞれ以下で詳しく説明します。
安価ですぐに導入できる
受付システムは、オフィスDXツールの中でも比較的安価なため、手軽に導入可能です。
設置にかかる所要時間は1時間ほどであり、月数千円のコストで運用できます。
導入費用が安価なだけでなく、受付業務に必要な人員コストも削減できるため、非常に高いコストパフォーマンスを誇っています。
誰でも操作しやすい
操作性がシンプルで、誰でもすぐに使いこなせる点もメリットです。
来客があると、チャット通知や電話通知が担当者に送信され、記録は自動で管理されます。
社内の担当者は通知を受け取るだけで済み、複雑な操作を覚える必要はありません。
前衛的なイメージを持ってもらえる
受付は来訪者が初めに接触する場所であり、言うなれば「会社の顔」です。
お客様や求人応募者が会社に訪れる際に受付システムが導入されていると、DX推進企業のイメージを持ってもらえます。
アナログのイメージから一新し、会社の先進性をアピールできるでしょう。
受付業務の効率化につながる
アナログな受付業務をデジタル化することで、効率化が図れます。
受付業務には、来訪者とのアポイント、当日の入退場などのための日時共有や確認作業などがあります。
これらの作業を手入力などアナログな方法で管理していると、伝達ミスや重複などが生じてしまいがちです。
受付システムにより記録を一元化することで、来訪者管理を効率化でき、アポイントミスを減らせる点もメリットのひとつです。
受付DXの成功事例
ここでは受付システム「RECEPTIONIST」を活用し、DX化に成功した3つの事例をご紹介します。
株式会社マツキヨココカラ＆カンパニー
株式会社マツモトキヨシホールディングスと株式会社ココカラファインの文化が異なる2社が経営統合する際に、人材交流を活発にするためにABWやフリーアドレスのオフィスの導入を行いました。
しかしこの時、担当者がどこのオフィスで働いているのかを調べるなど、来訪者と担当者の取り次ぎの複雑化が課題となりました。
そこで、RECEPTIONISTを導入し、受付を担当していた総務部門の取り次ぎがほぼゼロにされました。
これにより、総務部門のメンバーは本来の仕事に集中しやすくなっただけでなく、各オフィスでスムーズに働くための弊害がなくなったことでABWの推進にも役立っています。
→事例詳細はこちら：長年課題だった総務部門の負担がほぼ0へ！グループのABW導入・推進に貢献
株式会社丸井グループ
株式会社丸井グループでは、1階の総合受付から各フロアの担当者へ、内線電話で取り次ぐ方法で来客対応をしており、お客様をお待たせしてしまうことが課題となっていました。
そこで、RECEPTIONISTを導入し、電話での取り次ぎをなくすことでお客様をお待たせする時間を軽減されました。
また、来客予定もシステムから確認できるため、来客一覧表の印刷の必要がなくなり、ペーパーレス化も実現されています。
受付コードを持っているお客様は自身で操作していただき、それ以外の方は受付担当が取り次ぐという、有人とシステムを組み合わせた効率的な対応をされています。
→事例詳細はこちら：有人×受付システムで取次と日々の来客対応準備がゼロに。ペーパーレスにも貢献
株式会社ロッテ
株式会社ロッテでは、不特定多数の方と接触しなければならない受付業務において、コロナ感染対策が課題となっていました。
そこで、オフィス内フロアの改装をきっかけに、非接触型（QRコード）の受付が可能なRECEPTIONISTを導入されました。
非接触受付により感染リスクを避けられるだけでなく、来訪者記録をオンラインで確認できるため、濃厚接触者の特定など危機管理もしやすくなったとのお声をいただいております。
さらに、これまで2名体制で行っていた受付業務を丸々削減し、受付の完全無人化を実現されました。
→事例詳細はこちら：無人化で完全非接触の「安心・安全な受付」を実現し、業務効率化へ。会社のDXにも貢献
出社orリモートの可視化
出社とリモートのハイブリッドワークを採用しているオフィスの場合、出退勤管理はより煩雑なものとなります。
そこで、出勤管理のDXを行い、出社とリモートワークの可視化を行うことで、より正確で効率的な出退勤管理ができるようになります。
オフィスの会議室予約や管理をデジタル化
会議室の予約管理をDXすることで、会議の運営がしやすくなります。
リアルタイムに使用状況を管理できるため、急なキャンセルによる空室や延長にも対応でき、会議室の稼働率も向上させることが可能です。
会議室の予約管理をDX化した事例を、以下で1つご紹介します。
BS松竹東急株式会社
受付システム「RECEPTIONIST」を導入したBS松竹東急株式会社では、受付システムと連動させた会議室予約システム「予約ルームズ」を活用しています。
予約ルームズを活用することで、どこの会議室が空いているかが一目でわかり、突発的に会議室を使いたい時も、入口での操作のみで情報共有できるようになりました。
→事例詳細はこちら：日程調整→受付→会議室の業務をワンストップで効率化し、会社の成長へつなげていく
ビーコンで位置の確認
ビーコンによる位置特定は、ハイブリッドワークのマイナス面である「社内コミュニケーションの希薄化」の解決に役立ちます。
社員同士が、いつどこで働いているのかをお互いに認知することで、業務上の会話がしやすくなり、モチベーションや生産性の向上につながります。
固定電話を撤廃
固定電話を撤廃し、インターネット経由の電話やスマホを中心とした連絡方法に切り替える会社も増えています。
固定電話を撤廃することで、電話の取り次ぎや対応だけのために出社する必要がなくなります。
そのため、より柔軟な働き方ができるオフィスDXの取り組みのひとつとして採用されるケースが多いです。
ペーパーレス化
ペーパーレス化とは、紙の資料や書類を電子化する取り組みのことです。
業務の統一化が求められるバックオフィス業務において、ペーパーレス化を導入すると、多くの労力や時間を削減できます。
入力ミスを減らせるほか、リアルタイムでのデータ参照が可能になるといったメリットもあります。
押印を電子化
非対面でも押印できる電子印鑑は、在宅ワークやリモートワークなど、多様な働き方を導入している企業で役立ちます。
また社内でも、回覧文章に押印をする際に、歩き回って押印を集める手間がなくなり、作業の効率化を図れます。
キャッシュレス化
オフィス内の自販機や販売店など、マイクロマーケットに決済システムを導入し、キャッシュレス化を行えます。
社員証から購入できる福利厚生としての運用や、来客の給茶用としても活用できます。
来訪者だけでなく、社員の満足度を高めるのにも貢献できる取り組みです。
在庫管理のデジタル化
社内には、文房具や記録メディア、防災備蓄品などの備品・消耗品が多くあります。
これらの在庫管理をデジタル化することで、在庫が切れる前に補充でき、業務の円滑化に役立ちます。
また、購入の重複や大量廃棄などを防げるため、コスト削減にもつながるでしょう。
オフィスDXで労働環境をアップデート
いかがだったでしょうか？
オフィスDXといってもその内容はさまざまなので、自社の状況をまずは分析して、取り組みの優先度を決めてみることをおすすめします。
もし受付業務や会議室管理のDXについて興味がある、どのように改善していけばいいかわからないという方は、一度弊社のオフィスDXコンサルタントにご相談ください！
→ご相談はこちらのフォームからお待ちしております。
最後までご覧いただきありがとうございました。