来客記録(入退館記録)を管理する理由とは？管理しないデメリットと最新対策を紹介

こんにちは、RECEPTIONISTブログ編集部です。

2020年2月から、リスク管理を自主的に行うバックオフィスの方に、少しずつニーズが増えていたクラウド受付システム「RECEPTIONIST」の「来客記録（入退館記録）」機能ですが、2022年からはさらに増えている、と日々実感しています。

その主な理由としては、感染症対策・ISMS・プライバシーマーク(Pマーク)対策ですが、公的機関などが感染症対策を発表し、企業に協力を依頼したことで、リスク管理のため飛躍的にニーズが伸びました。

202０年以前とは違い、健康確認や渡航履歴の確認などの工数が増えたため、アナログな入退館記録（来客履歴）の管理では、コストと手間がかかります。

さらにリスクも大きいです。

上記のようなこともあり、最近ではRECEPTIONISTへの問い合わせが増えているのですが、その理由について、もう少し具体的にお伝えします。

来客・出社が元に戻り、増えている

RECEPTIONISTでは日頃から受付回数をカウントしています。

2020年、一気に感染症のニュースが流れ、リモートワークが増加すると同時に、来客がなくなり、受付回数は大幅に激減しました。

しかし、2022年からは元に戻っています。

オンラインだけでは事業が進まないと判断した企業が増えたことや、社会的に感染症に対する認識が変化した等が主な理由だと思いますが、数字だけで見ると実際に戻っている状況です。

ただし、万が一のリスクを考え、来客記録（入退館記録）を正確に残していつでも調べられるようにしておこう、という傾向があるため、問い合わせが増えているのでしょう。

新しい生活様式の発表

リスク管理として、自主的に来客記録（入退館記録）をする企業がさらに増えた理由は、厚生労働省が発表した「新しい生活様式」で、誰といつあったかを残すことを求めたのが原因の１つです。

(経団連からもオフィスの入退館記録をつけるように一時期はガイドラインを出していました。)

これは自分が感染症と発覚した場合に、遡って出会った人が「無自覚で他の人に感染させないために管理していきましょう」というものですね。

そして、来訪者や社員、そして企業ブランドを守るためでしょう。

バックオフィスとしてできる対策は、社員の入退室だけでなく来客や配送などの入退館記録の管理も整えていくことが必要な時代になってきました。

入退館記録のクラウド化が加速した２つの理由

このような背景があり、RECEPTIONISTを導入し、来客記録（入退館記録）をクラウド化する動きが増えています。

では、なぜクラウド化するのか？

ということですが、理由は2つあります。

１つは、ハイブリッドワークが新しい働き方の主軸となったことで、バックオフィスがいつどこにいても来客記録を確認できる状態にするためです。

紙だけで管理していると、来客記録を確認するためだけに出社しなければいけません。そうなると平等なリモートワークの実現は難しいでしょう。

2つ目は、自動化するためです。手動でやると、作業時間が必要になる、ケアレスミスが生まれるなどのデメリットから、クラウドを使った自動化が進んでいます。

RECEPTIONISTであれば、来客記録は自動で保存されますし、いつでも管理画面で確認できます。

来客や宅配がきた時には、電話取次が不要で担当者を直接呼び出すことができる仕様です。出社組の特定の人だけに負担がかかりません。

入退館記録を正確に自動で残せるだけでなく、出社した社員がバリューを発揮しやすい環境の構築に貢献できます。

改めて、クラウド受付システムRECEPTIONISTとは？

RECEPTIONISTは、電話不要でオフィス受付ができるクラウド受付システムです。

主に選ばれるのは、

・大小問わない企業導入の実績

・取次がなくなり、入退館記録は自動保存

・人件費、業務工数の大幅削減による生産性向上

・非接触での受付が可能

・受付前後の日程調整や会議室管理も自動化

・シンプルで誰でも使えるデザイン

・DX推進企業の顔である受付を表現

など様々な理由があります。

まだオフィスの受付が電話のまま、有人のみで受付をしている、古いシステムを使っている等の状況であれば、ぜひ一度資料を手にとってみてください。

資料でもらう

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。