少数精鋭のベンチャーだからこそ来客業務を効率化。
従業員がより本質的な仕事に専念できる環境を実現。

株式会社スペサンは、「大切な人を想う幸せが連鎖する世界を創る」をビジョンに掲げイベントプロデュースを軸に、オリジナルウェディングや企業文化醸成の支援を行っている企業です。

少数精鋭の組織で事業を推進していく中、打ち合わせや配送など多くの対応業務が発生しており、業務の効率化を目的に、RECEPTIONISTを導入いただきました。

今回のインタビューでは、導入までの経緯やその効果について、Sales Unitの小名木様に話を伺ってきました！

飛び込み営業の対応に苦戦していた

ー　今回、ご移転のタイミングでRECEPTIONISTを導入いただきましたが、以前はどのような受付体制だったのでしょうか？

以前は、3階建ての一軒家をオフィスとして利用していたので、

受付システムは使用せず、インターホンで対応していました。

インターホンの場合、誰がどんな目的で来たのかがわからないため、

どんな訪問者であっても対応せざるを得ませんでした。

飛び込み営業の方がいらっしゃることも多かったですね。

お話を伺ってみると、弊社と親和性が低いことがわかって、

お互いに時間を浪費してしまったというケースも度々ありました。

インターホンが鳴る度に1階まで降りていかなければならなかったので、

上階で作業をしている最中に集中が途切れてしまうということも多かったです。

きっかけは、他社オフィスで見かけたから

ー　数ある受付システムの中で、なぜRECEPTIONISTを選ばれたのでしょうか？

きっかけは、弊社の代表が他のクライアントのオフィスを訪問する際に、

よくRECEPTIONISTを見かけていて、それがとても印象に残っていたからでした。

新しいオフィスに移転すると決まり、

代表から「受付にRECEPTIONISTを入れたらどうか」と提案があったんです。

その後、移転プロジェクトのメンバーが、RECEPTIONISTへ問い合わせをし、

コストパフォーマンスと使いやすさが決め手となり、導入に至りました。

少数精鋭の組織だからこそ、来客対応時間が惜しかった

ー　導入後の効果はいかがでしょうか？

少数精鋭の組織でもあるため、

来訪目的のわからない来客対応をするというのは時には業務負担にもなっていました。

具体的な時間を定量的に測定したわけではありませんが、

導入後は、体感として受付対応にかかる時間が大幅に短縮されましたね。

不要な訪問者の対応が減少しただけでなく

電話対応の工数も減ったことで、各従業員がより本質的な仕事に専念できるようになったことが非常にありがたいです。

少数精鋭の会社では、一人一人の時間が非常に貴重です。

効率化できる部分を改善していくことが、事業の発展にもつながると考えています。

RECEPTIONIST導入によって、電話対応が削減できたことは、

直接的な業務効率の向上に繋がっていますし、弊社にとって重要な改善ポイントになったと考えています。

ー　少数精鋭の組織だからこそ、効率化を強く意識されているんですね。ほかにも導入によって変わったことはありますか？

RECEPTIONISTでは、チャット通知で、

誰がどのような目的で来たのかが確認できるため、

来訪の目的ごとに、どのような対応をすべきか、どこにお通しすべきかを、

事前に準備して対応できるようになり、全体的に来客対応の質が向上しました。

例えば、面接の方や新郎新婦様など、来訪された方の目的が即座に把握・共有できるので、

それぞれに適したおもてなしをメンバー全員が意識しやすくなったと思います。

以前は、そういった情報を確かめるためにGoogleカレンダーをいちいち参照しており、

来客対応が遅れがちでした。

お越しいただいた方をお待たせするのも心苦しいですし、

どんなご用事でいらっしゃったのかをこちらが把握できてないというのも、

おもてなしの観点からはスマートでなかったと思います。

今では、来客の情報が全員にチャットで共有されているので、

全メンバーがスムーズに来客対応できるようになりました。

精神的なストレスが軽減されたというのも、

目には見えないけど大切なポイントだったと思います。

来客対応の質が向上

ー　様々なお客様が訪れる貴社だからこそ、来客対応の質にもこだわっているんですね。

そうですね。

新オフィスは、エントランス→ウェディングサロン→執務スペースといった作りになっています。

新オフィスでも、RECEPTIONISTの導入前は、ウェディングサロンでのお打ち合わせ中に、

配達員の方が不意にその後ろを横切るなんてことも度々ありました。

そうなると、新郎新婦様の集中を妨げてしまいますし、

居心地が悪い状況にもなってしまいます。

「安心してお話いただけるように」と思って装飾や香りにもこだわったサロンなんですが、

部外者が通る中では話しづらいこともありますよね。

しかし、RECEPTIONISTを導入してからは、

配達員の方もエントランスでお待ちいただけるようになり、

ウェディングサロンでの打ち合わせも非常にスムーズに行えるようになりました。

RECEPTIONISTの導入は、

従業員がより効率的に業務に取り組めるようになっただけでなく、

お客様にとって快適な環境を提供できることにも繋がっています。

また、私は営業担当のため、他社のオフィスへ訪問する機会もあるのですが、

他社オフィスの受付に訪れたとき、訪問者側としては、誰が出るのかわからない内線電話に電話をかけるのは少し緊張するんですよね。

RECEPTIONISTの場合は、iPadから担当者をボタンで呼び出すだけなので、

弊社に来るお客様も気楽に訪問できているのではないかと思っています。

15分でレクチャー完了。社内からも好評

ー　導入後、社内からの反応はどうですか？

非常にポジティブな反応を得ています。

新入社員や経験の浅いスタッフも、

このシステムのおかげで受付対応が格段に楽になったと感じていると思います。

以前は誰がどの来客の担当かすぐには分からず、

どう対応すれば良いのか迷うことも多かったですが、

今はそれが一目で分かるため、迅速かつ適切に対応できるようになりました。

ー　導入する際のトレーニングやスタッフへの説明はどのように行われましたか？

全従業員に対して、簡単な説明会を開催しました。

RECEPTIONISTの基本操作や機能について、

実際に使ってみながら学ぶスタイルで行いましたが、

操作は直感的で簡単なため、15分程度でほとんどの従業員が使い方を理解できました。

簡単に使えるシステムなので、新しい社員が入社した時も非常にスムーズです。

人の温かさを感じる対応が安心のポイント

ー　それでは最後に、RECEPTIONISTを検討している方へ一言お願いします。

他のサービスとの比較はしていませんが、

RECEPTIONISTのみなさまは、人の温かさを感じる対応がとても素敵で、

安心してお願いできると感じています。

ウェディング事業などを通じて人々を幸せにすることを目指している弊社としては、

おもてなしや、人と人とのつながり、というものをとても大事にしています。

導入時や何かあった時は“人”と接することになるものですし、

便利さだけでなく、どのような人達が取り組んでいるサービスか、

ということも選定の重要なポイントになるのではないでしょうか。

ー　小名木様、ありがとうございました！