ショールームから本社まで来客対応を効率化。少数精鋭の総務部を支える受付システムの効果とは？

株式会社オープンハウス・アーキテクトは、「建築に、革新を。」をミッションに掲げる総合建築企業です。

建設業界では長年人手不足と業務効率化の課題に直面しており、多くの企業がDXを推進しています。この動きの中で、同社では、業務の効率化を目指して受付システム「RECEPTIONIST」を導入しました。

今回、その導入の背景について、総務部の青木様に話を伺ってきました！

月100件の受付対応を総務1名で行っていた

ー　RECEPTIONISTを導入する前に直面していた課題は何でしたか？

当社の総務部は、ファシリティ、車両管理、庶務の3つの大きな業務を担当しています。

少数精鋭の組織体制のため、総務業務をより効率化していく必要がありました。

そこで、本社およびショールームにて、受付業務の効率化に取り組むことになりました。

ー　受付システム導入前は、どのような受付フローだったのでしょうか？

本社移転前は、内線電話を使っており

月100件ほどの受付対応を総務1名で行っていました。

受付と執務室のあるフロアが異なっていたため、

来客がある度にフロアを移動して対応する必要がありましたし、

業務を中断しなければいけないので非常に非効率でした。

それ以外にも、来客が来たことを関係者全員に連絡ができていないことや、

複数組のお客様が同時に来社された場合には、

順番でのご案内となるため、長時間お客様をお待たせしなければならず、

途中でお客様が帰ってしまうといったトラブルもありました。

導入の決め手は、Google Chat、Googleカレンダー連携

ー　導入の決め手は何でしたか？

Google ChatやGoogleカレンダーとの連携が決め手でした。

また、他のツールにも言えることですが、

• 導入のハードルが低いこと

• ツールの使いやすさ

• 金額が安いこと

この3点を選定する上で大事にしています。

業界全体としても人手不足が深刻な問題になっている中、

業務が効率化できるだけでなく、

使用にあたっても社員教育が不要な使いやすいITサービスを選定するようにしています。

また、ファシリティ担当としては、スピーディかつ費用をかけずに

より良いショールームを作っていくことにも重点を置いている中で、

RECEPTIONISTに関しては、導入まで非常にスムーズに進めることができました。

また、細かい部分ではありますが、

当社では、本社だけでなく全国4か所のショールームでもRECEPTIONISTを使用しているため、

各拠点の請求なども一括でまとめられる点も助かっています。

労働時間の削減や業務負担の軽減にも貢献

ー　RECEPTIONIST導入後、どのような効果がありましたか？

現在は、RECEPTIONISTで関係者全員に通知を飛ばすことができ、

チャット上で確認できるため、情報共有もスムーズになっています。

同時に複数組のお客様が来社しても、それぞれの担当者に直接通知がいくので、

これまでのようにお客様を長時間お待たせするトラブルもなくなりました。

また、総務ひとりだけに負担がかかることがなくなり、

総務業務の中断も防げるようになったことも非常に助かっています。

それ以外にも、RECEPTIONISTは来客記録の蓄積、活用に役立っています。

どれだけ来客があるのかということをデータで取ることによって、

例えばエントランスの発展や会議室数を増やすといった提案にも使えると考えていますので

今後も活用の幅を増やしていきたいと思っています。

RECEPTIONISTは、

当社の労働時間の削減や業務負担の軽減にも貢献していますし

お客様にとっても受付時の待ち時間が減っているので大きなメリットがあると考えています。

社内のIT推進にも活躍

ー　社内でRECEPTIONISTの利用を促進するためにどのような取り組みを行いましたか？

導入当初には、社内説明会を実施し、操作フローを説明しました。

直観的に操作できるシステムのため、すぐに利用方法が浸透していきました。

また、現在は来客記録の蓄積により、

誰がRECEPTIONISTを活用していて、誰が活用できていないのかをデータで集めることができているため、

まだ活用できていない一部の社員へは、直接利用促進を促すようにしています。

総務部の人員は限られていますので

今後も定期的に、社内説明会を実施したり、マニュアルを作ることで

さらに活用が広がるようにしていきたいと思っています。

DX推進企業として印象アップへ

ー　お客様から受付について感想をいただくことはありますか？

直接の感想を伺ったことはないですが、

使いづらいといったマイナスなご意見はまだありません。

逆に、初めていらっしゃった方も、スムーズにご利用いただいているので、

特にその使いづらさや使い方が分からないということはないのではないかと思っています。

やはり、見た目の面でも、そのエントランスに来た時に横にiPadがあることで、

DXが進んでいるという印象やスタイリッシュな印象を持たれると思います。

そのため、かなり印象アップに繋がっているのではないかと思います。

労働時間の削減、人材育成、コストダウンに貢献

ー　それでは最後に、RECEPTIONISTを検討している方へ一言お願いします。

労働時間の削減、人材育成、コストダウンは、どの会社でも重視されていると思います。

人材育成のためには、まず労働時間の削減が必要で、

労働時間の削減とコストダウンを並行で行っていくには、

コストがあまりかからず、導入ハードルも低いRECEPTIONISTを導入することで、

これらの改善ができ、良いループが生まれてくるのではないかと思います。

このような課題は多くの会社が直面しているものであるため、

RECEPTIONISTの導入は、問題解決の良いスタートポイントになるのではないでしょうか。

業界問わず、様々な企業に非常におすすめだと感じています。

RECEPTIONISTは、当社の効率的な業務運営にプラスとなるツールになっています！

ー　青木様、この度は貴重なお話をお聞かせくださり誠にありがとうございました！