DX推進企業がiPadの受付システムを導入する３つの理由とは？

こんにちは、RECEPTIONISTブログ編集部です！

ひと昔前までのオフィス受付は、内線電話や受付係の人がいるのが当たり前でしたが、2019年から少しずつオフィスの受付がiPadに変わってきています。弊社サービスであるRECEPTIONISTだけでも、以下のような企業様をはじめ様々な企業様に導入していただいてます。

そこで導入を担当される方にヒアリングしたところ、その主な導入理由は3つでした。
　
この3つの導入理由は、働く環境の改善を考えている総務やDXに関わる方が知っておくと、今後業務改善案を出す時に活用できる可能性が高いので、ぜひ一読してみてください。
　

理由1：出社組の負担をなくす

ハイブリッドワーク・リモートワーク・フリーアドレスを導入する企業が増えています。そうすると、これまで全員で対応していた評価されにくい業務が出社する人だけに集中します。
　
その１つが来客や配送の対応です。
　
内線電話の場合、来客者は「総合受付(総務)」に電話して、総務から担当者に取り次ぐフローになります。しかし、この対応を1ヶ月に1万回しても評価されにくく、評価対象となる業務時間も削られてしまいます。
　
また、この電話取次だけでなく、感染症対策の一環として入退館履歴を残す作業まで強いられると、一部の人だけに「なぜ私だけが？」というストレスが溜まるかもしれません。

RECEPTIONISTでは、電話取次は不要になり、入退館履歴も自動で保存されるため、出社組への負担を削減できます。　

理由2：採用対策として

「DXが進んでいる会社に転職したい」という傾向が高くなってきています。それも、レガシーな働き方を改善したい意向を持つ、今後活躍する可能性が高い人材が「DXが進んでいる会社に転職したい」という傾向です。

※データ元：https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000088.000021731.html

オフィス受付は「会社の顔」です。

性格は顔に出る、という言葉がありますが、社内イメージはオフィス受付に出ます。DX推進と言っていても、実は社内はレガシーな仕組み・考え方から脱却できておらず、それが受付に出ているかもしれません。
　
「DXが進んでいる会社に転職したい人」からすると、あまりポジティブな第一印象ではなくなってしまう可能性が高いです。
　
弊社の導入企業様の例ですが、オフィス受付にiPadを設置するだけでエンジニア採用に効果的な一面があったと嬉しいフィードバックをもらえました。

理由3：リスク管理の手間とコストを削減

PマークやISMSの取得企業では対策済みと思いますが、2020年に厚生労働省から発表された新しい生活様式で「誰といつ会ったか記録する」という項目が生まれたことで、来訪者の入退館履歴を管理する必要性が高まりました。
　
入退館履歴を紙で残していると紛失のリスクがありますし、オフィスにいなければ確認できないので、管理者は出社が必要になります。
　
また、某火災事件のようにオフィスにいる人が社員なのか来訪者なのかを明確にしていないと、万が一の可能性もあります。
　
上記のような情報・物理のリスク管理の必要性が高い時代になってきましたが、RECEPTIONISTでは入退館履歴はクラウドに自動保存されるので、ほとんど作業がありません。プリンターシールを使うことで、社員なのか来訪者なのかを明確な区別も可能です。

オフィス受付にあるiPadの役割とは？（まとめ）

　
上記でお伝えしたように、内線電話のままではデメリットが大きく、現代ではレガシーな受付となってきました。改めて、オフィス受付をiPadに変更する３つのメリットについてまとめてみました。

来客業務が自動化される

来訪者はiPadから直接担当者を呼び出すため、電話取次がなくなり、来訪者・入退館履歴が自動でクラウドに保存されるため、出社組の負担が削減されます。人件費も削減が可能です。

一目でわかるDX推進企業

オフィス受付が電話ではなくiPadであれば、最先端なシステムを導入している企業だと一目でわかり、DX推進企業のイメージを持ちやすくなります。

リスク対策・管理工数の削減

 物理的入退管理策において、エントランスエリア・執務エリアにおける来訪者の記録を取得し、データで保持することができます。また、セキュリティ対策として、シールプリンターと連動して来訪者と社員を区別することも可能です。
　
さらにセキュリティゲートやスマートロックと連携することで、さらにセキュリティ強化・効率化ができます

最後に

簡単にオフィス受付にiPadを導入する企業が増えている理由についてお伝えしました。少しでも今後の働き方のアップデートをしてために活用していただけえると幸いです。
　
最後まで読んでいただきまして、誠にありがとうございました。