iPadクラウド受付システムRECEPTIONIST

非接触型の受付システム導入が増えている3つの理由

こんにちは、RECEPTIONISTブログ編集部です!

 

いまだに新型コロナの感染状況は続いていますが、

少しずつオフィスへの出社や対面での面接・商談の機会が戻ってきています。

 

実は、オフィス再開に伴い、受付業務を見直す企業が増えているのをご存知でしょうか?

弊社へのお問い合わせにも「出社再開予定のため検討をはじめました!」といった方の割合が最近増えてきており、

 

事実として2021年と比較した際には、クラウド受付システムRECEPTIONIST導入企業数はおよそ1.3倍増加しています!

 

今回は、なぜ多くの企業で非接触型の受付システムが導入されているのかを解説します!

 

非接触型の受付システムとは?

非接触の受付システムとは、人と接触しないだけでなく、iPadに触れる必要もなく受付が行えるシステムです。

受付用に事前発行したQRコードをiPadへかざすことで受付が完了し、受付の完了通知は担当者に直接チャットやメール等でお知らせをします。

 

非接触の受付システムは、新型コロナの流行により、受付での不必要な接触を避けるために導入をする企業が増加していましたが、現在は、感染症の対策だけでなく、業務効率の観点からも非接触受付が注目されています。

 

非接触型の受付システムが導入される3つの理由

(1)感染症対策

 

先述した通り、従来通りに人が対応を行う受付のままでは、必要以上に接触する人数が増えてしまうため、感染リスクが高まってしまいます。

 

非接触かつ無人で受付が可能なシステムであれば、接触人数は必要最低限で済みます。

 

また、受付システムを使用すると、来訪者の入退館履歴を正確に取れるため、

万が一、感染症の発症が発覚した際には、迅速に関係者へ連絡を取ることが可能です。

 

経団連が発表している「オフィスにおける新型コロナウイルス感染予防対策ガイドライン」でも、来訪者の記録を取ることが推奨されています。

 

取引先等を含む外部関係者の立ち入りについては、必要な範囲にとどめ、当該者に対して、従業員に準じた感染防止対策を求め、立ち入り者を記録する。

(一般社団法人 日本経済団体連合会. オフィスにおける新型コロナウイルス感染予防対策ガイドライン. https://www.keidanren.or.jp/policy/2021/036_guideline1.html,参照 2023-1-10)

 

入退館履歴については、Pマークの取得に際し必須の項目でもあるため、Pマークの取得や更新にも役立つため、

RECEPTIONIST導入企業様からは、そうした面でのお喜びの声もいただいています。

 

(2)来訪者の手間を削減

タッチ型の受付システムでは、来訪された方が受付のiPadで、氏名や会社名の記入を行う必要があります。

しかし、来訪者に情報入力をさせる手間が発生してしまいます。

 

QRコードをかざすだけであれば非接触かつ迅速に受付が完了し、気持ちよく受付が完了します。

さらに、不特定多数の人間が触るタッチパネルの操作は、感染対策の観点からも避けたいですね。

 

(3)来訪者の待ち時間減少

タッチ型のシステムで、情報入力に時間がかかってしまうと、

同時刻に複数の来客があった際に、受付の前に複数人が並んで待ってしまうことになります。

 

QRコードであれば最短5秒で受付が完了しますので、

お客様が並ぶ時間はほとんどありません。

 

来訪されるお客様の待ち時間が少なければ、打ち合わせの開始までもスムーズです。

 

実際の活用事例

ここからは実際にRECEPTIONIST導入企業様の非接触受付事例をご紹介します!

 

(1)都築電気株式会社

都築電気株式会社さまでは、受付業務のために、特定の人間が電話対応をしなければならないことが課題でした。

 

しかし、RECEPTIONIST導入後は、電話対応がなくなり、お客様をお待たせすることもなくなりました。

 

さらに、来客履歴のシステム化により、濃厚接触者発生時の特定などコロナ感染対策だけでなく、来客情報の管理を効率化できています。

 

事例:「電話からの解放」自動受付で業務効率化と感染防止対策を一度に実現

 

(2)株式会社ロッテ

株式会社ロッテ様では、コロナ禍で来客数が大幅に減少したにもかかわらず、受付業務を中止することはできない為、受付を担当する方はコロナ禍でも出社せざるをえない状況になっていました。

 

さらに、受付業務自体が不特定多数の人と接触しなければならない業務であり、コロナ感染リスクに対して従業員のケアも必要でした。

 

しかし、RECEPTIONISTを導入し、受付の無人化・非接触化を行ったことで、「お客様も従業員も安心に安全に出入り可能」な受付へ生まれ変わりました。

 

事例:無人化で完全非接触の「安心・安全な受付」を実現。会社のDXにも貢献

 

まとめ

今回は、非接触型の受付システムが導入される3つの理由をお伝えしました。

 

アフターコロナを見据えて、受付の感染症対策や効率化をお考えであれば、是非一度ご相談ください!

 

最後までご覧くださり、ありがとうございました。

詳しくは、資料を
お受け取りください。

導入検討中の方、情報収集中の方に役立つ情報がある資料になります。
今後、受付システムを少しでも検討しているのであれば是非お受け取りください。

資料請求

RECEPTIONISTシリーズについて

RECEPTIONISTシリーズは、
働く環境をDXすることで
コア業務に集中できる
環境を作るクラウドサービス群です。