非接触型の受付システムについて解説！導入される3つの理由とは？活用事例もあわせて紹介します
昨今、オフィスや工場、店舗、クリニック、美容室等で、
非接触型の受付システムの導入が進んでいるのはご存知でしょうか？
その1つが弊社のクラウド受付システム「RECEPTIONIST」です。
以前は、来訪者の感染症対策として導入されていました。
しかし、現在では、働く従業員のストレスや残業、会社のコスト削減を目的とし、導入する企業が増えています。
先日、実際に弊社の受付システムを導入された株式会社ロッテ様では、
以前の受付の課題
（1）コロナで来客数が減少したが、受付のために出社が必須だった
（2）受付業務に工数がかかっていた
（3）オフィスのフリーアドレス化を行いたかった
↓
受付システムへ変更後
（1）2名の有人受付から受付業務を完全無人化できた
（2）会社全体で工数削減ができた
（3）入館台帳への記入などの手間がなくなり、受付がスムーズになった
（4）来客人数の管理がオンラインで可能になり、在宅勤務でも来客管理ができるようになった
（5）受付の電話対応がなくなったため、フリーアドレスオフィスに移行できた
との効果を感じていらっしゃいます。
受付を非接触にすることで、
リモートワークやフリーアドレスの推進を後押しでき、
従業員の生産性向上や、働きやすい環境づくりが可能です。
本記事では、非接触受付システムの概要や導入される理由、
活用場所や事例について詳しく解説します！
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目次
非接触型の受付システムとは？
非接触の受付システムとは、iPad（タブレット）に触れずに受付が行えるシステムです。
受付用に事前発行したQRコードをiPadへかざすことで受付が完了し、
受付の完了通知は担当者に直接チャットやメール等で知らせます。
新型コロナを機に、感染対策の一環としてさまざまな非接触受付システムが開発され、
受付での不必要な接触を避けるために非接触の受付システムを導入する企業が増加しました。
しかし、現在は感染症の対策だけでなく、
業務効率やコストの観点から非接触型受付システムが再注目されています。
非接触型の受付システム「RECEPTIONIST」とは？
非接触型の受付システム「RECEPTIONIST」は、
事前に発行したQRコードをiPadにかざすことで、人の手を介さずに受付を完了することができます。
来客が来たことをチャットやメール、着信音で担当者に伝えることができるため、
受付の電話対応や有人での受付対応も不要です。
RECEPTIONISTは、元受付嬢である代表の橋本が、
11年の受付経験から非効率な業務をシステム化し、人にしかできない仕事に集中するために開発しました。
現在は、オフィス、工場、美容室、シェアオフィス、クリニックなど
幅広い業種業態の受付をカバーし、年間200万人以上に利用されています。
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非接触受付システムが導入される3つの理由
ここでは、非接触受付システムが導入される理由を次のとおり3つ挙げてご紹介します。
（１）衛生的で受付時の感染リスクを軽減
（２）受付スピードを上げ来訪者の待ち時間を短縮
（３）来訪者の記録を残せる
では、それぞれの理由について見ていきましょう。
（１）衛生的で受付時の感染リスクを軽減
非接触受付システムなら人やモノに接触せずに受付を完了できるため衛生的です。
コロナが終息に向かっている現在も
電車内やビジネスシーンでは、多くの方がマスクをしていますよね。
感染がおさまってきたとはいえ、まだまだ衛生面を気にされる方はいらっしゃいますし
いつまた感染症が流行するかはわかりません。
従来の受付システムでは、画面や内線電話などに直接触れて操作する必要がありましたが
感染対策や衛生面を考慮し、非接触で受付ができる受付システムを選ばれる企業が増えています。
（２）受付スピードを上げ来訪者の待ち時間を短縮
非接触型受付システムなら、
タッチ式のシステムと比較して、スピーディに受付が完了するため来訪者の待ち時間を短縮可能です。
一方、従来のアナログな受付フローでは、
来訪者自身が内線電話をかけて担当者を呼び出したり、受付で用紙に氏名や会社名などの記入を行う必要があります。
また同じタイミングにアポが重なると、
受付の前に複数人が並んで待つような状況もあり、お客様を長時間待たせる要因になります。
しかし、QRコード受付であれば、最短5秒で受付が完了します。
せっかく時間通りに来ても、受付の前で長時間並ばされたり、
打ち合わせがなかなか始まらないのはストレスから開放されます！
（３）来訪者の記録を残せる
RECEPTIONISTでは、来訪者の入退館履歴を正確に取れるため、
万が一、感染症の発症が発覚した際には、迅速に関係者へ連絡を取ることが可能ですし
物理的な盗難などのトラブルが起きた際にも安心です。
また、入退館履歴については、Pマークの取得に際し必須の項目でもあるため、
Pマークの取得・更新にも役立てている企業もいらっしゃいます。
受付や入館の履歴を自動で取得し、
クラウドへ保存してくれるので、来客表の回収や管理の工数もなくなります。
アナログの紙での管理よりも、
データで管理できたほうが業務効率化につながるのでおすすめです。
非接触型の受付システムの活用場所
（１）オフィス
一般的な企業のオフィス受付で活用されています。
取次や来客記録の管理の工数を減らせるシステムとして導入が増えています。
（２）工場
工場の受付でも活用されています。
これまで、守衛が受付を担当していた企業では、
感染症対策により入退館記録の取得が必要になるなど、本業である守衛業務に集中できないケースが増えたため受付の無人化に踏み切ったり、
工業DXの一環で業務効率化のために導入されるケースもあります。
（３）病院・クリニック
病院やクリニックでの受付でも活用されています。
従来、病院やクリニックでは受付に必ず人がいなければならなかったため、
営業時間内のトイレや昼休憩に気を使う必要があり、全員参加でのミーティングも行えませんでした。
無人の受付システムがあれば、離席していても受付に人が来たことがわかるため、
患者との約束がない時間はミーティングや別の作業に使うことができるようになります。
（４）美容室
美容室での受付でも活用されています。
小さな美容室やシェアサロンでは、受付の人員を雇うための金銭的負担が大きく
人件費の削減を目的に導入されるケースがあります。
実際の活用事例
（１）都築電気株式会社
Before
・受付業務のために、特定の人間が電話対応をしなければならないことが課題だった
・電話の取次業務から解放されたかった
・フリーアドレスを導入するにあたって電話での受付に限界があると感じていた
↓
After
・取次業務がなくなり、スムーズな受付フローが実現した
・チャットでの来客通知により、お客様を待たせることがなくなった
・来客履歴のシステム化で紙・グループウェアへの登録作業が0になった
事例：「電話からの解放」自動受付で業務効率化と感染防止対策を一度に実現
まとめ：非接触型の受付システムを検討するなら
今回は、非接触型の受付システムが導入される３つの理由をお伝えしました。
働き方や環境の変化と共に、日々、受付業務の在り方も変化しています。
非接触受付システムの導入によって、
リスクを回避しながら、ストレスなく受付を済ませ、来訪者の記録を残すことが可能です。
受付を担当する総務部などバックオフィス部門の生産性を向上させるためにも、
非接触受付システムを検討されてはいかがでしょうか。
最後までご覧くださり、ありがとうございました。
RECEPTIONISTシリーズについて
RECEPTIONISTシリーズは、ビジネス上のつながりをテクノロジーでスマートにすることで
各従業員が本来やるべき業務に集中でき、働きやすい環境に変えていくクラウドサービス群です。
