フードディフェンス対応の非接触受付システムで工場のDX推進に貢献

受付業務のDXに伴い受付フローを変更するも、 いくつもの課題が浮き彫りに

ー受付システムを導入される以前はどういった来客対応フローを行ったのでしょうか？

宮川：当初は守衛さんが有人で来客対応をしておりました。

まず担当者が事前に来客がある旨を伝えた上で、ご来社されるお客様情報を予め記入した面会カードを守衛さんにお渡しします。

お客様がご来社された際には、守衛さんが面会カードに入場時間を記入し、それをお客様にお渡ししたあと、担当者に取次を行うというフローでした。

 ー受付システムを導入される以前課題は何だったのでしょうか？

以前のフローでは、受付対応に3つの課題が生じておりました。

1.コロナ禍における接触対応

2.総務部門の業務負担増加

3.来訪者管理の懸念

1つ目はコロナ禍における接触です。

コロナウイルス感染症が拡大するなか、面会カードの記入や名刺の受け渡しなど、接触での受付対応や、受付スペースの混雑による密空間という状態が生まれておりました。

2つ目は総務部門の業務負担です。

コロナ禍でも日々10件程度は来客があり、担当者への取次業務で総務が電話対応に追われ、本業に対して負担になっていくのを感じていました。

また紙ベースでの来訪者管理のため、面会カードや名刺の回収・保管などの業務負担も発生していました。

時間にするとそう多くはないものの、来客のたびに内線がなって対応することでその都度自分たちの業務を中断する必要があり、総務部門の業務効率が悪くなっていました。

3つ目は来訪者管理の問題です。

我々は食品工場もあるため、フードディフェンス(※)を徹底することが非常に重要になっています。

以前は守衛さんに入場者のコントロールや入退場記録の対応をしていただいていました。

DXに伴い、これまで設置していた監視カメラも引き続き用いながら、来訪者管理に配慮いたしました。

ですが、基本的にアナログでの対応だったため、以下のような懸念点もいくつか浮上しました。

・入退場時間の記入を手書きで行っていたため、記録の正確性が曖昧だった

・従業員と来場者の判別のため、入館証利用としてお客様からご来社のたびに名刺をいただく負担が発生していた

来訪者管理は監視カメラの情報と来訪者記録の照合によって行いますが、こういった状況では照合の正確性が完璧ではなく、万が一何か発生した際の対応や確認が難しく、フードディフェンスに対するリスクが課題となっていました。

これらの課題に加え、全社的にDX活動を推進していることも背景にあり、受付システムの導入を検討していきました。

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条件をクリアした『使いこなせる』システム。 トライアルを経て導入

ー段階を経て、受付システムの導入を検討されたのですね。

宮川：はい。実際にWEB検索などから数社で受付システムの比較検討をさせていただきました。

先ほど挙げた課題については受付システムの基本的な機能であれば解決できそうだということは分かったのですが、それ以外にも弊社のシステム上の都合で色々と検討すべき点がありました。

弊社ではOffice365をメインに使用しているのですが、弊社都合でシステム連携に制約があり、Teamsなどのチャットを用いた通知を受け取れないという条件がありました。

そこで弊社が重視した機能は次の2点です。

・来客時の通知方法としてメール通知と着信音通知が使えること

・誰でも使いやすいシンプルな操作画面であること

弊社で使用している電話は050のIP電話であったり、創業100年を超える企業で幅広い年代層の従業員がいる環境であったりと、さまざまな制約がある中で、弊社の条件に合うサービスがRECEPTIONISTでした。

池田：チャット通知なども便利だという理解はあるが、全社で使いこなすということを考えると、オーソドックスなメールや電話による通知が一番分かりやすいし使いやすいよね、という話となり、通知方法は重要視していましたね。

宮川：さらに惹かれたのはOutlookとの連携です。Outlookのアドイン機能を用いれば、ブラウザでの操作が不要になり、Outlookの予定登録画面からアポイントメントを作成できるので、従業員が使用する際のハードルはかなり低くなると感じました。

実際にトライアルも行いながらシミュレーションを重ねたところ、RECEPTIONISTであれば弊社が必要としている機能を兼ね揃えていることが分かり、導入を決定しました。

フードディフェンス対応をはじめ、 導入前に抱えていた3つの課題をすべて解決

ーRECEPTIONISTの導入によってどのような効果がありましたか？

宮川：色々と恩恵を受けていると実感していますが、特に

1. フードディフェンス対応における来訪者記録の管理強化

2. 完全非接触による受付対応の実現

3. 総務部門の業務工数削減

の3点で導入効果を実感しています。

1つ目は来訪者記録の管理の強化です。元々は紙ベースで記録保管を行っていましたが、RECEPTIONISTの導入によって入退場のデータがクラウド上に保存されます。

・いつ・誰が入退場したか、リアルタイムに正確に記録できる

・RECEPTIONIST側のクラウドでデータ保管されるため、機密性が担保されており安心して使える

・データ出力など、利用者にとってのデータ活用も容易で利便性が高い

・万が一何か起きた場合でも、入退場の追跡が簡単にできる

これらのことから、フードディフェンス上の懸念点を払拭することが可能となりました。

続いては、受付が非接触で対応できるようになったことです。

QRコード発行機能を利用して、お客様はQRコードをかざすだけで受付処理ができるようになったので、面会カードへの記入と名刺をいただくステップが不要になり、簡単に受付ができるというお声もお客様からいただいております。

ペーパーレス化や回収業務の削減に加えて、お客様に安心してもらえる環境を作ることができました。

最後は、総務部門の業務負担が削減されました。来訪通知は担当者に直接届いて取次が不要なので、総務が受付業務に割く時間が7割程度減りました。

また来訪者記録として残していた面会カードや名刺の回収や保管も全て不要になり、日々の作業時間が削減できました。

どちらも時間にすると小さな改善ですが、それ以上に総務の我々が本来の業務に集中できるようになり、生産性がかなり上がったことは私自身が非常に助かっています。

RECEPTIONISTを導入したことにより、当初抱えていた3つの課題をすべてクリアすることができました。

工場でのセキュリティ対策と受付効率化を両立できる。 RECEPTIONISTは皆にとって優しいシステム

ー工場において受付システムを導入することで得られるメリットはどういったものがあるとお考えでしょうか？

池田：来客対応のDXや効率化を図りながら、セキュリティ対策も同時に実現できる点は大きな利点だと思います。

従来では紙ベースでの受付の場合、記録や保管にコストがかかりますし、何かが起こった際の確認照合に手間がかかります。

入退場記録がクラウド上に保存され、いつ・誰が入退場したかデータで即時的に管理でき、何か起きた場合に追跡を簡単にできるため、効率的なセキュリティ対策になるのはもちろん、弊社のような食品工場においてはフードディフェンスにも非常に有効となります。

ーありがとうございます。最後にRECEPTIONISTをご検討の方に向けて一言お願いいたします。

宮川：先ほど申したように、我々のような工場が受付システムを導入することはメリットが多いのはもちろんですが、導入までのフォローも手厚く、導入後のサポートも同様に対応していただいたことから、サポート体制を重視される企業様には、RECEPTIONISTさんは特におすすめです。

運用面での心配事や、システムを使用する途中で生じた疑問を即座にフォローしてくださいました。

検討段階からいつも素早いご対応をしてくださった点も、今後も安心して使えそうだと感じたポイントです。

改善要望にも都度応えていただきました。

実際に打ち合わせをしてから既に数多くのリリース情報をいただき、活用しております。

導入後は、カスタマーサポートにも多々お力添えいただいております。毎回丁寧なご回答をいただいており、サポート体制にも大変満足しております。

導入する前だけではなく、導入してからも丁寧にご支援いただいておりとても助かっております。今後ともどうぞよろしくお願いいたします！

ー有難いお言葉をいただけて非常に嬉しいです。こちらこそ今後ともどうぞ宜しくお願いいたします！

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