オフィスの受付をタブレット化すると業務効率化につながる！DX推進企業で導入が進む理由とは
皆さんは、オフィスの受付に
タブレットが置かれているのを見かけたことはありませんか？
これまでは内線電話が置かれていることが主流でしたが、
令和になってからは受付にタブレットを置くオフィスが増えてきています。
弊社の受付システム「RECEPTIONIST」だけでも
年間200万人が使っていますので、往訪の際に見たことがあるかもしれません。
本記事では、
受付の内線電話をタブレットに変えることに興味のある方に向けて
以下のような内容をお届けしていきます！
目次
オフィスの受付が内線電話だと総務が泣く！？
働き方改革やDXが進む中、
受付における連絡手段が内線電話のままだと
総務の働きが評価されにくくなっているかもしれません。
その理由は、内線電話のままだと
・来客のたびに総務の誰かが対応
・電話が鳴り、集中力が続かない
・来客対応でコア業務が進まない
・来客対応の数をこなしても評価に繋がりづらい
という状態である可能性が高いからです。
自分や自分の上司、または役員の来客対応だけを総務が行うのであれば
対応数は少なく、また自分と関係のある来客対応になるのでまだ良いでしょう。
しかし、全社員の、言ってしまったら自分と関係のない来客対応をしていては
自分の本来やるべきコア業務に集中できないのです。
このような環境では評価につながりづらいだけでなく、
テレワークをするなど自由な働き方もできません。
「来客対応は総務がやって当たり前でしょ？」
という雰囲気が根強い環境は、
一人ひとりに合わせた働きが広がる今の時代と少し合わないかもしれません。
さて、このような課題を解決するのが
オフィスの受付にタブレットを設置するという方法です。
オフィスの受付にあるタブレットの正体とは？
ずばり、オフィスの受付にあるタブレットの正体とは
総務や来客対応をしていた一部の社員だけに負担がかからないようにできる
受付システムのことになります。
従来の受付におけるフローとの違いは、
①内線電話を仲介するか否か
②お客様の受付到着が担当者に通知されるか否か
にあります。
①については、
エントランスにあるiPadなどのタブレット端末でお客様自身が受付を行います。
なので、お客様は内線電話を使って
担当者の部署や総合受付に連絡する必要がありません。
②については、受付のタブレットから、
担当者の電話・チャット・アプリに「お客様がきてますよー！」
という通知が直接届きます。
そのため、総務など一部の社員による取次が不要になります。
また、受付と同時に来客記録はクラウド上に保存されるため
いつでもどこでも確認できるようになります。
これらを実現するのが、弊社サービスのクラウド受付システム「RECEPTIONIST」です！
クラウド受付システムRECEPTIONISTとは？
クラウド受付システム「RECEPTIONIST」とは、
年間200万人が受付で使っているクラウドサービスです。
元受付嬢であるCEOが開発し、
RECEPTIONISTというサービス名は、受付嬢時代のCEOの元肩書きからきています。
様々な業種・業態の企業で使われるようになり、
ボクシルやITreviewと行ったITツールの口コミサイトで
最高位を受賞できるまで成長できました。
以下、RECEPTIONISTについて簡単に紹介します！
基本機能
・担当者にチャット・アプリ・SMSや電話を通じて来客を直接通知
・担当者名検索・QRコードによる受付
・来客記録の自動保存
・受付完了後のオリジナルメッセージを表示
・入館規約の同意確認を表示
他のサービスとの違い
・日程調整の段階から自動化できる
・会議室の予約管理もできる
・出社管理もできる
・連携できる外部ツールが豊富
・受付に特化した開発チーム
・国際レベルに適応したセキュリティ対策
オフィスの受付にタブレットを置いてDXを行った事例
（1）株式会社GEEKLY（従業員数：80名)
株式会社GEEKLYは、「IT採用のインフラ」を目標に掲げ、
IT・Web・ゲーム業界に特化した転職支援サービスを行っている企業です。
RECEPTIONISTの導入で、下記のような変化がありました。
（1）受付対応と来客スケジュール管理が大きな負担になっていた
（2）全員1日のうち約2時間ずつは来客の業務に費やしていた
（1）総務チームの受付業務が1日12時間→30分になった
（2）来客が集中してもシンプルな操作によりお客様をお待たせしなくなった
参照：受付業務が1日12時間から30分に。人材会社だからこそ多い面談の業務改善に成功！
（2）株式会社デジタルフォルン（従業員数：294名)
株式会社デジタルフォルンは、「きわめる。きわだつ。」と掲げ、
デジタルトランスフォーメーション支援やデータ活用支援、デジタルマーケティング支援、
専門エンジニア派遣による技術支援などをされている企業です。
RECEPTIONISTの導入で、下記のような変化がありました。
（1）来客からの電話を受けた人がスケジュールと場所を確認し、会議室の掃除、お出迎えからお茶だし、担当者の呼び出しまで一括して行っていた
（2）1日中来客対応に追われていると感じていた
（1）来客対応が中心業務だったのに「業務」ではなくなった
（2）必要だと思っていたこと＝「不要な手間」と気付けた
（3）社員の意識が「やってくれて当たり前」から変化
（4）自分で案内した会議室が整理されていないと、これまで気付いてなかったことに気付いた
参照：必要だと思っていた内線の取次業務が「不要な手間」だと気付き、そして「業務」ではなくなった
（3）株式会社マツキヨココカラ＆カンパニー（従業員数：13,321名)
「美と健康」という分野を軸とし、日本全国およびアジア地域に
マツモトキヨシ・ココカラファインのブランドで
ドラッグストアと調剤薬局を展開している企業グループです。
RECEPTIONISTの導入で、下記のような変化がありました。
（1）日々、総務が取次業務に時間を取られていた
（2）ABW＆フリーアドレスを導入しようとしていた
（1）受付・取次業務に1日数時間費やしてきましたが、その対応がほぼゼロになった
（3）受付業務がスムーズになったことで、社員が各オフィスで自由に働く弊害の1つがなくなった
（2）ABWの推進にも役立った
参照：長年課題だった総務部門の負担がほぼ0へ！グループのABW推進に貢献
オフィスの受付にタブレットを置いてDXを加速させる
いかがでしたか？
DX推進を進めたい企業も多いと思いますが、
「ツール導入はハードルが高くてなかなか踏み出せない」
というケースも多いと思います。
RECEPTIONISTは、シンプルで誰でも使いやすいので、
社内の利用浸透に時間がかからないのが特徴です。
導入するだけで、すぐに受付業務を効率化できるので、
DX推進に力を入れている企業、またはこれから注力していきたい企業は
ぜひこの機会に検討してみてください！
最後までご覧いただきありがとうございました。
RECEPTIONISTシリーズについて
RECEPTIONISTシリーズは、
働く環境をDXすることで
コア業務に集中できる
環境を作るクラウドサービス群です。
