RECEPTIONIST

受付業務が1日12時間から30分に。人材会社だからこそ多い面談の業務改善に成功!

この記事の要約
  • 受付対応と来客スケジュール管理が大きな負担になっていた
  • 総務チームの受付業務が1日12時間→30分に!
  • 集中する来客もシンプルな入力でスムーズに

 
​​「IT採用のインフラ」を目標に掲げ、IT・Web・ゲーム業界に特化した転職支援サービスを行っている株式会社GEEKLYに、クラウド受付システム「RECEPTIONIST」についてインタビューしてきました!

来客は1日に60件!総務が持ち回りで担当

 
以前の受付体制についてお伺いできますか?
 

渡辺:来客専用のフロアに総務のメンバーが常駐し、受付対応をしていました。
来客があったら、別の階の執務エリアに内線をかけ、受電者が担当者に直接声をかけ、取り次ぎます。会議室までのご案内や、使用前後の会議室整理なども受付担当がすべて行っていました。

 
担当されていた方は渡辺様と何名かいらっしゃったんですか?

 

渡辺:私を含めて4名でシフトを組み対応していました。
同時に3名以上来客がある場合は、お客様を待たせないよう、必ず2名で対応していたため、受付にかかる時間はかなり多かったと思います。
 

全員1日のうち約2時間ずつは来客の業務に費やしていました。

 
実際の来客数はどれくらいですか?
 

渡辺:1日だいたい50〜60件前後だと思います。
 

人材紹介会社という特性上、面談のために来社する求職者様が多くいらっしゃいます。
カウンセラーが約20人おり、平均すると1日3件面談を行っておりますので、それだけで60件になります。

 
かなり多いですよね…!
しかも同じ時間に来客が集中することもありますよね?

 

渡辺:同時刻に10名いらっしゃることもあります。
 

受付では様々なデメリットが発生していた


 
総務が受付にかなり多くの時間を取られていたことが一番の課題でしょうか?
 

渡辺:そうですね。他にも課題として
 

  • ・集中が切れる
  • ・取次に時間がかかる
  • ・担当者を探す時間の無駄
  • ・受付に付随する業務の負荷が重い

などがありましたね。
 
 
受付に付随する業務とは、例えばどのようなものですか?
 

渡辺:取次とご案内以外に、このような業務がありました。
 

①会議室予定の管理
②受付担当用の受付表の作成
③会議室の片付け・面談資料のセッティング
 

会議室はツールを使って管理していますが、面談はリスケや時間変更になることも多いのでかなり流動的です。
 

そのため、
・登録した担当者と実際に使う担当者が合っているか
・予定が変更になって空いている会議室がないか
 

など、受付担当がひとつひとつ照らし合わせて確認をしなければなりませんでした。
 

場合によっては、担当者に合わせて会議室をパズルみたいに組み換えることもありました。
さらに、スムーズに受付対応ができるよう、受付担当が使用する受付表も作成していました。
 

戸坂:受付に常駐していることでも多くの時間を使っていましたね。
 

業務効率化とコスト削減の両面に期待して、移転と同時に導入


 
移転のタイミングでの導入とのことですが、受付の形式は変更すると決めていたのですか?
 

渡辺:最初は代表からの提案でした。
私は代表から提案を頂くまで受付システムは知りませんでした。
 

戸坂:現状の受付業務については、負担が大きく非効率なことは課題として認識していました。
 

最初は効率化できる機能に目をつけていましたが、さらに人件費の削減も想定できたので、「移転のタイミングに合わせて導入しよう」と導入することになりました。

 
決め手になったポイントはありますか?
 

渡辺:シンプルで使いやすくHangouts Chatと連携できるため特に迷わず決めました。
 

iPadだけあればスムーズに導入でき、コストもかからないというところも大きなポイントでした。

 
導入にあたり社内の反応はどうでしたか?
 

戸坂:もともとは管理を私たちがしていたので、『通知がきたら教えてくれないの?』と言われたことはありました。
 

そうすると入れる意味がないですよね!(笑)
 

新しいものを入れて、慣れるまではどうしても不安の声もあるとは思います。
 

ですが、システム導入時に役員からも話がありましたので、社内の取り組みも前向きでした。
 

総務チームの受付業務が1日12時間→30分に!

 
それでは実際の効果を教えてください。
 

渡辺:総務チームが1日で受付に費やしていた時間は、受付対応、付随した業務も全て含めて全員で約11時間、さらに、執務エリア内での取次を1件1分として換算したら約1時間。
 

合計で12時間にもなります。
 

今ではこちらが関与する業務はほとんどないので、30分程度まで減りました!
 

戸坂:人が対応していると、3客以上来客があった時にすごく待たされている印象になってしまうんですよね。今はiPad入力でスムーズですし、何よりも受付に人が立つ必要がありません。
 

渡辺:人件費や手間を省けたことが本当にありがたいです!

 
そこまで大きな変化が!社内でのHangouts Chatでの通知も問題ありませんでしたか?

 
渡辺:導入までは約半数の社員が自由に使っていたのですが、システム導入と共にHangouts Chatが社内の正式なツールになりました!
 

戸坂:今は随分浸透しています。
 

実際Chatに気づくのか?という問題はありましたが、必ず誰かが気付き、チーム内で声を掛け合い担当者に繋げられているので問題なく運用されています。
また、フォロー用に総務は全てのチャットに入っていますが、
朝礼などのタイミングで出られない場合に対応する程度で、基本的にはチーム内で対応できています。
 

自分で全て対応することで、担当者の時間意識が大きく変わった

 
社内での変化はありましたか?
 

渡辺:個々の時間意識が強まったように感じます。
 

担当者としては今まで何もせず、呼ばれたら行くだけだったところから
 

  • 会議室の管理や調整
  • お迎えとご案内
  • お客様用の水や書類の準備

と対応が大きく変わりました。
もちろん事前の準備も必要になりますよね。
 

個人の管理になると受付を通さずにチーム内でのやりとりに変わるため、会議室の使用時間が延びたり、会議室が片付いていなかったりすると次の使用者が困るということが実感できたんだと思います。
 

現在は面談担当者のグループ内で会議室の調整なども完結しています。
 

いままで明るみに出ていなかったところも実は総務がやっていた、ということがわかったと思います。

 
気付いたとともにすごく感謝していると思いますよ!!
 

渡辺:どうでしょう…?(笑)
手間がかかってることは自分が当事者にならないと気づかないものですよね。
 

チーム内で完結してくれているので担当者も今の方がやりやすいと思います。
 

入力はシンプルに
ボタン+名前だけでスムーズな受付を実現


 
今は2台で運営されているんですよね。
 

渡辺:集中する時間を踏まえて2台設置していますが、問題なく運営できています。

 
お客様も問題なく使っていただけていますか?
 

渡辺:様々な方がいらっしゃるので、シンプルでわかりやすいように、カスタムボタンは少なくしていますので、入力時に迷うことはないと思います。

 
入力内容も名前だけだと少ないですよね。
 

渡辺:そうですね。
なるべく来客される方には手間がかからない簡単な仕様にしています。

 
今お二人が行っている取次はどのようなものですか?
 

戸坂:今は代表宛と、弊社の採用面接のみ対応しています。
 
面接官が面接にいらっしゃった方の第一印象を知りたいみたいで、
「案内した時どうだった?」ってたまに聞かれるんです。(笑)
以前も私たちが案内していたので、そこは以前から変えていませんね。
 

ITに特化したマッチングで満足度1位を獲得
IT採用のインフラを目指す

  御社の採用について教えてください。  

渡辺:IT/WEB/ゲーム業界専門の人材紹介会社です。IT採用でのインフラを目指しています。
例えばですが、ラーメンを食べたくてファミレスにいく人はいなくて、ラーメン屋に行きますよね。
人材ビジネスに必要なのは「専門性」だと考え、マッチング技術などの開発を行っています。
 

戸坂:世の中の人材紹介は、総合人材紹介会社がほとんどです。
その差別化をはかるため専門人材会社になるという思いがありました。
その中で、ITなくして今後の社会はないとのことで業界をITに絞っています。
 
企業様や求職者様が求めているものを理解し、IT人材に特化しているところが強みです。

 
働きやすさや効率化で取り組んでいることはありますか?  

戸坂:福利厚生の例だと、軽食が買えるオフィス内販売を導入しています。
また、15分休眠時間をとっていい制度があります。リフレッシュルームには人工芝を引いてあるんです!
 

RECEPTIONOSTの検討から導入までが早かったことにも繋がるのですが、スピード感があります。社内の風通しがよく、社の仕組みづくりなどに対しても、どんどん声をあげようという環境が整っており、制度の導入と同時に日常の改善にも積極的に取り組んでいます。数でいうと、3ヶ月で70件の改善を行いました!

 
1ヶ月に20件以上ですね!具体的にお伺いしても良いですか?
 

例えば、

  • 業務フローを改善した
  • 営業部門のミスを防ぐため、総務部門がチェックする体制を作った
  • 社内で使うフォーマットを統一した

 

などささいなことから今回のシステム導入まで様々です。
代表を含め改善意識が高いのが弊社の特徴ですね。

来客のストレスがゼロになった!

 
最後に、RECEPTIONISTを検討している企業へ一言お願いします!
 

渡辺:受付業務を大幅に削減することが出来ました。空いた時間を他の業務に充てることが出来、業務のパフォーマンスが上がったことを実感しています。
 
戸坂:導入コストも低いのが魅力なので、ぜひ使ってもらってほしいですね。
本当に助かっています!
 
本日はありがとうございました!

 

 
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