受付システムで工場の来訪者受付業務を効率化するDXについて解説

現代のトレンドに沿って工場の製造部門DXは進んでいますが、

実は工場における来訪者の受付DXも進んでいることはご存知でしょうか？

今回はコロナ禍で大幅に進んだ工場の来訪者受付の大きな変化や、

システムを使った新しい方法について解説します！

今回は、受付システムを専門とする弊社RECEPTIONISTから

工場の来訪者受付をシステム化するメリットについて4つを解説し、その後に成功事例を紹介します。

3つは受付DXをすると生じる当たり前のメリットになりますが、

最後の1つは珍しい内容となっているので必見です。

それでは早速いきましょう！

工場の来訪者受付のシステム化とは？

工場の来訪者受付のシステム化とは、

来訪者名簿に入場する人の名前を記載・管理したり、

担当者に電話で取り次ぐ時に生じる非効率な工程を自動化し、

本来のやるべき業務に集中する環境作りの支援をするシステムです。

企業オフィスの受付のシステム化は進んでいる一方で、

工場の来訪者受付のシステム化はまだまだ発展途上な状態ですが、

2020年の新型コロナウイルスの感染症対策をキッカケに進んでいます。

実際に、弊社ではこれまで主にオフィス向けに受付システムを販売しておりましたが、

コロナ禍以降、工場での活用を目的にお声がけをいただくケースが増えています。

参考：【2年で10倍】工場の守衛・警備業務のDX化はどうなってる？私たちがお手伝いできたこと

工場の来訪者受付の大きな変化のキッカケ

工場の来訪者受付は、これまで守衛の方が来訪者名簿に名前を書き、

入場証を渡して入場するフローでしたが、

コロナ禍になり、万が一に備え、体温の確認や渡航履歴の入力も必要となりました。

また、原材料の高騰によるコスト削減や労働人材不足などの社会的な問題もあり、

生産力を高めていかなければならない状況の中、

これまで通り、人だけで対応しているとリソースに限界が来てしまいます。

そのため、一部の自動化できる業務などには

人件費と比較して安価になるシステムに代用する仕組みにシフトしていってるのです。

工場の来訪者受付をシステム化するメリット

工場の来訪者受付をシステム化するメリットを４つお伝えしていきます。

（１）セキュリティ対策

工場の入り口のセキュリティ対策として有効です。

守衛の方がこれまで通り、入場確認をするのに加えて、

受付システム×スマートロックorセキュリティゲートの連携により、入り口の来場を制限できます。

来訪者情報も自動でクラウド上に保存されるため、入力・管理する手間が省けます。

また、万が一感染症が発生した時や、入場者の確認をする時など、

必要な情報にすぐにアクセスできます。

さらに最近では、この後の事例でお伝えするフードディフェンスの一環としても活用されてます。

（２）業務効率化・コスト削減

工場にきた来訪者が受付をすると、担当者に直接「お客様がきてますよー！」と、お知らせが届くため、

従来必要だった電話での取り次ぎがなくなります。

また、繰り返しになりますが、クラウド上に入退場履歴が自動で保存されるため、

手間が省けますし、紙の使用総量が減るため、環境にもやさしいです。

シールプリンターを使って入場証の発行もでき、

タッチレス受付機能を使うと、非接触で受付が完了するので感染症対策にもなります。

そして、このあとの実例でお伝えしますが、

上記でお伝えした業務が自動化されたことで、

年間110万円、900時間のコスト削減に成功した工場もあります。

（３）受付コード(QRコード)で定期来客を効率化

受付システムでは、一定期間の間であれば何度でも使える受付コードを発行することができます。

それにより、定期的に訪れる業者や配送の方、

またはウォーターサーバーの交換などの業者が、

事前登録なしで受付することが可能です。

（４）契約外の守衛業務

コロナ禍になり、体温確認などの健康確認や渡航履歴の確認をする工場が増えています。

機密情報の多い製品を扱う工場では、特に必要となっています。

守衛の方は派遣社員の方が多いのですが、

上記の業務は、通常の守衛業務外（＝契約外業務）となる可能性が高いため、

契約違反になる可能性があります。

そのため、上記のような新しく生まれた業務を

システムで自動化することができれば、契約違反にはならなくなります。

正確な履歴管理

工場に来訪された方の正確な履歴管理が可能です。

工場の来訪者受付の実例を紹介

事例01.オリオンビール株式会社

オリオンビール株式会社様では、

・来訪時の取り次ぎ

・入場証の準備・管理

・来場者へのサイン対応

などの業務をアナログな仕組みのまま行っていたため、かなり大変だったそうです。

しかし、受付システムRECEPTIONISTを導入後には、

・100件／日 の受付管理を効率化へ

・年「900時間・100万円以上」 ものコスト削減

・総務宛の内線電話も激減した

・「来客者情報の見える化」でセキュリティ強化にも貢献

などの成果をあげられてコスト削減、または業務効率化を促進しました。

事例02.太陽油脂株式会社

太陽油脂株式会社様では、DXに積極的に取り組んでいましたが、

・コロナ禍における接触対応

・総務部門の業務負担増加

・フードディフェンスに対するリスク

が課題となっていました。

しかし、受付システムRECEPTIONISTを導入後には、

・完全非接触による受付対応の実現

・総務部門の業務工数削減

・フードディフェンス対応における来訪者記録の管理強化

と抱えていた課題を解決することに成功しました。

まとめ

工場の来訪者受付のシステム化について情報収集できましたか？

今後、工場もデジタルやAIの力により、

様々なアップデートをしていくと思います。

社会的な背景もありますので、

早めのシステム化で早めの対策を打っておくのが得策です。

最後までご覧いただき、ありがとうございました。

クラウド受付システム「RECEPTIONIST」の資料をもらう