アップデートを機に全サービスを再導入。システム統一で管理工数削減・運用ミス軽減へ

会社とRECEPTIONISTのアップデートで再導入

過去RECEPTIONISTを導入いただいていましたが、一度解約されていますよね。どのような背景があったのでしょうか。

大瀧：RECEPTIONISTを初めて導入したのは2018年頃です。
今よりも従業員の人数が少なかったので、受付対応や管理にリソースを割けないという課題解決のため、RECEPTIONISTを導入しました。

それから2年が経過し、人員が徐々に増えてきたタイミングでオフィス拡張を実施。一部のスペースを開放して会議室を増設しました。   せっかく増やした会議室でしたが、運用方法の課題が浮き彫りに。誰が予約しているのかわからりずらい、会議室の使用状況がわからない、などの課題が多数ある状況でした。

その課題解消のためにも、会議室管理システムが必要になりました。

しかし当時のRECEPTIONISTは受付管理機能のみだったので解約して、受付管理と会議室管理機能を同時に利用できる他社サービスへ乗り換えたんです。

その後、再導入していただいた理由を教えていただけますか？

大瀧：RECEPTIONISTを再導入した理由は2つあります。

・新しく導入した会議室管理システムの利便性に不満を感じた
・採用のための日程調整を効率化できるサービスを探していた

新たに導入した会議室予約システムは、エラーが多発し、新たな課題を生み出していました。

あのときは従業員から月1〜2件の頻度で問い合わせが来ていたので、私たちITチームも不満を感じている状況でした。

沖：もう1つの理由として、採用業務で利用していた日程調整ツールの乗り換えを検討していたという点がありました。

人事担当として、会社の成長フェーズにあわせた採用人数の大幅増員を求められていました。採用目標を達成するため、主にWeb会議で行う面接・面談数を増やさないといけない。

それなのに、以前利用していた別の日程調整ツールはWeb会議システムとの連携ができなかったんです。

そのため、日程調整は効率化できても、その後のWeb会議用の調整を手動で行う必要がありました。

手作業では限界がありますし、人が介在することによるミスも発生しており、弊社が思い描く採用のゴールに辿り着けないような状況になっていました。

それを解消すべく、他の日程調整ツールの導入を検討しているところで、たまたま『調整アポ』を知ったのです。

大瀧：ITチームの方で調べてみると、以前使用していたRECEPTIONIST社のサービスだということと、受付以外に会議室管理システムの『予約ルームズ』も提供を開始していることを知りました。

過去に利用していたシステムがアップデートされ、ちょうど私たちが求めていた機能すべてが揃っていたのです。

そこで再度問い合わせをして検討を行い、最終的には受付・会議室・日程調整すべてのシステムをRECEPTIONISTに統一して導入させていただきました。

他にも効率化サービスは沢山ある中で、RECEPTIONIST再導入の決め手は何でしたか？

大瀧：1つのサービスの中で複数の機能が使えることに尽きますね！機能によってサービスを使い分けていると、いちいちログインしたり、新たに覚えることが増えたり、ユーザーには面倒なんですよね。

サービスの統一はアカウントが集約でき、管理や運用が楽になるので、管理者側にも大きなメリットだと思います。

受付システム、日程調整ツール、会議室予約システムがRECEPTIONIST1つに集約できるとわかり、再導入したというわけです。

ダブルブッキングがゼロに！会議室利用の不満からの解放

改めて、会議室管理について具体的にどのような課題を感じていましたか？

大瀧：システムエラーにより、会議室端末とカレンダーに正しく会議予約が反映されないということが課題でした。

カレンダー上は会議室予約が完了しているのに、会議室前に設置しているiPadには予約が反映されないエラーが多発していました。

会議室の利用状況が外から確認できないので、扉を開けたら会議中なんてことも……。なので利用している従業員からは不満の声が募ってしまって。

その問題のせいで、ミーティングの時間をずらしたり、他の会議室を探したりなど、たとえ短時間であっても、参加者全員の機会損失が発生していたわけですからね。

予約ルームズの導入後、従業員の方の反応はいかがですか？

大瀧：会議室利用に関するトラブルや問い合わせがなくなり、ストレスなく会議室利用ができるようになりました。

会議室端末・カレンダーともにタイムリーに同期ができているようで、不満の声は聞かなくなりましたね。

以前であれば、例えば月に2回会議室が使えなかったと考えると、本来予定していた会議が出来なくなりムダが発生してしまいます。参加者が3名くらいだとすると、それだけで3時間分を損失していたことになります。

ITチームに問い合わせなかった人もいるでしょうから、本当はもっと時間をムダにしていたかもしれない。

そういったムダな時間を省力化できて、従業員も喜んでいると思います。

面接での日程調整が効率化→採用人数が2倍超に増加

調整アポを導入後、どういった効果を感じられましたか？

沖：1番嬉しい効果は、毎月の採用人数を2倍以上に増やせたことです。

調整アポで面接の調整業務を自動化して、採用のオペレーションを効率化できたことが大きな理由ですね。

元々は日程調整やWeb面接の手配をアシスタント1名が丸1日対応していたところ、今はそれを調整アポが自動でやってくれるので、1名分のリソースを別の採用業務に充てることができるようになりました。

それまでは一部職種の中途採用のみでしたが、新卒採用や専門職採用にも注力ができ、採用人数を2倍以上にすることができました。

もちろん全てが調整アポだけの効果というわけではありませんが、それでも人事の人数は変わらずこの成果を得られているのは、調整アポで採用のオペレーションを効率化できたおかげです。

大瀧：スケジューリングされている数だけでも面接の母数が増えているのはすごく感じています。

採用人数の増加という結果にしっかり繋がっていて、それをこれまでと同じ人数でやれたというのは、非常に大きいと思います。

喜んでいただけて嬉しいです！Web会議システムとの連携以外によかったと思う機能はありますか？

沖：面接のリマインドが自動で送られる機能です。以前はリマインダー機能がなかったので、面接の日に当日無断キャンセル、無断遅刻が多数発生していました。

今はリマインド機能で面接の予定を候補者に送信することで、機会損失の数はかなり減りましたね。

分散化した複数プロダクトを統一して得られた成果

複数プロダクトをまとめて導入してみて、よかったと思うことはありますか？

大瀧：導入の決めてでもお話ししましたが、1つのサービスで複数の機能が利用できて非常に使いやすいという点です。

例えば個々のサービスで見た場合、もしかしたらもっと他のサービスの方が機能などが優れているというケースはあるかもしれません。

それでも「RECEPTIONISTアカウントに入ればあの機能もこの機能も使える」という状態はユーザーからすると非常に効率的で便利なので、生産性の向上に繋がっていると言えるでしょう。

また、ITを管理する側の立場から言うと、セキュリティ面でもメリットを感じています。サービスを統一したことでアカウントを1つに集約できたので、管理側の手間や負担も軽減されています。

セキュリティの面で言うと、弊社は完全にリモートワークが中心となっていることから、単なるIDパスワードだけのアカウント管理だけでなく、本人認証やデバイス認証など、多要素認証で管理を厳格化しています。

そのような高いセキュリティ要件にもRECEPTIONISTは合致していて、非常にありがたいです。

ユーザー目線でのRECEPTIONISTシリーズの使い勝手はいかがでしょうか？

沖：サービスが統一されることによって、利用開始時のオンボーディングがスムーズになったのはありがたかったです。

それまでは新たに日程調整ツールを使う人が増えるたびに、アカウントを発行して、初期設定やカレンダーなどと連携して、使用方法をリモートでレクチャーして、といった作業が発生しており、これが地味に手間な作業になっていました。

それが今は基本的に全員がRECEPTIONISTアカウントを持っているので、「ZoomやGoogle meetと連携しておいてください」の一言で利用登録が完了し、新しいメンバーがすぐに日程調整ツールを使えるようになってくれます。

人事部が担当していたオンボーディング業務も負担が減ったことで、私たちが本来やるべき採用活動に注力できたと思います。

最後に、RECEPTIONISTシリーズを検討している企業へ一言お願いいたします。

大瀧：IT部門の立場からすると、複数サービスを1つにまとめることはシステム管理の工数削減や運用オペレーションミスの軽減に繋がるほか、アカウント集約によるセキュリティ上のメリットも大きいという点でおすすめです。

受付や会議室・日程調整という業務はおそらくどんな企業でも発生するものなので、複数の効率化システムを探しているという企業の方には非常にピッタリだと思います。

沖：RECEPTIONISTの手厚いサポート体制は特徴の1つだと思います。

CSの方の丁寧なレクチャーは今も思い出深く記憶に残っています。私たちのニーズを真摯に聞いてくださり、細やかなコミュニケーションをとってくれました。

CSの方を頼りながら運用のオペレーションを組むことで、私たちのように得たい成果を得られると思います。

有難いお言葉をいただき、ありがとうございます！