フリーアドレスのオフィスだと非常に快適

数年前から受付アプリに目をつけていました

　ー　RECEPTIONIST導入までに、どのような経緯があったか教えてください。

実は、数年前から受付のシステム化には目をつけていました。

2014年の6月に移転をしたタイミングで、アメリカのスタートアップでよく使われていたiPad受付システムを試してみたんです。

でもあまり使い勝手がよくなく、お客様がiPadの前で固まってしまっている場面を、社員がよく見かけるという状況でした。

よく考えてみると、アメリカではスタートアップ企業でも受付カウンターに人がいるところがほとんどなんです。

つまり、受付に人がいる前提でシステムが作られているシステムだった。

だから、操作が難しく感じられたんだと思います。

無人受付システムはあった方がいい!

　ー　RECEPTIONIST導入までに、どのような経緯があったか教えてください。

こうした経緯から、その受付アプリは廃止し、一時期は紙で受付をしてもらっていました。

しかし、「やっぱり無人受付システムはあった方がいい!」という思いがあり、ハッカソンで「kitayon」を開発しました。

その後、株式会社RECEPTIONIST(旧ディライテッド株式会社)さんに譲渡して、追加開発されてRECEPTIONISTとなり、それを導入して現在に至る、という感じですね。

受付コードも上手に活用

　ー　どういった方が来社されますか?

我々がIT企業なので、打ち合わせに来訪される取引先もIT企業が多いです。

「トレタ」の利用企業は飲食店の方が多いのですが、打ち合わせに来られる飲食店の方は比較的少ないですね。

あとは、面接も多いですね。年齢層も20代〜40代までと幅広いです。

特に転職を検討している方だと、名前や所属先を入れたくない方もいるので、事前にアポイントメントを入れて、受付コードで来訪していただいている場合もあります。

導入はスムーズ

　ー　導入をするときに苦労したことや工夫したことはありますか?

ステップなどは踏まずにすぐに全社導入できました。

全社導入までは、社内への通知をして説明会を行い、最後にデモを見せるといった流れです。

社内通知そのものもSlackで行いましたので、特に大きな問題もなく、スムーズに導入できましたね。

取次の業務がなくなった

　ー　導入後に変わったことや効果などがあれば教えてください。

一番大きいのは取次業務がなくなったことです。

お客様をスムーズに会議室へ誘導できるようになりました。

グループでの運用をしているので、担当者が席にいなくても代理で応答できるのも非常に便利に感じています。

また、弊社から提案していた秘書/アシスタント通知機能を実装してもらえたので、社内からの満足度も非常に高いですね。

また、初めて来るお客様からは、機能面だけでなく、見た目もキャッチーでとても好評をいただいていますので、企業イメージUPにも繋がると思います。

フリーアドレスのオフィスだと非常に快適

　ー　RECEPTIONISTを検討している企業に一言お願いします!

フリーアドレスのオフィスだと非常に快適。

業務効率化を考えている企業や、電話の台数を減らして運用している企業にはメリットが大きいと思います。

特に、Slackやチャットワークなどのチャットツールを活用している企業や、執務室と会議室が離れている場合にはおすすめです。