RECEPTIONIST

日程調整→受付→会議室をワンストップで効率化。
全社員が積極的に来客対応する文化へ

この記事の要約
  • 新オフィスで固定電話廃止・フリーアドレス化を実現
  • 受付、会議室管理、日程調整すべてを効率化
  • 会社の成長のためには、ツールでの効率化が不可欠

新オフィスに導入


 ー 2021年3月に今のオフィスに移転されたんですよね。
   同時にシステムを導入した理由を教えてください!


稲葉(久):移転前は、出入口に来客用の内線電話を設置し、お客様がご来社された際はオフィス内の固定電話で応答していました。

電話を設置した席の方が対応しているのを見て、ほぼ決まった一人に業務の負担がかかるのを改善したいと感じていました。

移転後は受付対応は特定の従業員だけの業務にならず、固定電話もなくして、社内はフリーアドレスでオープンスペースも多く設けています。

 ー RECEPTIONISTにされた決め手はありますか?

稲葉(久):様々な会社様の類似サービスを比較検討したのですが、

・電話を使わずに効率化できる受付システムであること
・同時に会議室の管理を行えること
・コストパフォーマンスが良いこと


の弊社希望・条件に一番近しいサービスがRECEPTIONISTでした。

 
 
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管理も効率化へ。

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 ー 同時に会議室管理システムを導入されたきっかけも教えてください。

稲葉(久):前オフィスでは自分たちの会議室を持っておらず、会議を行うときは親会社の会議室を借りていました。

会議室予約表も親会社のものを使っており、弊社独自の会議室予約表は持っておりませんでした。

RECEPTIONISTの受付システムを検討している際に、スペース予約管理システムの存在を知りました。

受付システムと連動させて使用できる非常に優れたサービスであることが分かり、オフィス移転のタイミングで同時導入を決めました。

 ー 現在はどのように管理されていますか?

稲葉(久):管理画面や会議室入り口においたタブレットで利用状況を確認しています。
今どこの会議室が空いているか一目でわかることが非常に役立っています。

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突発的に会議室を使いたい時、入口での操作のみで会議室を押さえることができるようになり、管理表に予約する必要がなくなりました。

業務の偏りを解決
全社員が積極的に来客対応する文化へ

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 ー 移転とともにシステム導入され、環境と共にフローも大きく変わったんですね。社内の反応はいかがでしたか?

稲葉(智):最初に稲葉(久)がレクチャーする時間を設けましたが、その後すぐに社員に馴染んだ印象です。

稲葉(久):実際に操作方法を見せながらレクチャーしたあとは、追加の質問などもほとんど来なかったです。
社員にとっても、本当に使いやすいサービスだったからだと思います。

 ー 導入で感じた効果はありますか?

稲葉(久):来客対応が一人に偏ることがなくなったのがまず一つの大きい改善点です。

また、GoogleChatへの通知になったとことで全社員がお客様に気付きやすくなり、迅速に対応することでお客様をお待たせすることが全くなくなりました

稲葉(智):来客の通知が来ると、すぐにチャット内でリアクションがあり、数秒で対応しています。

 ー 全員がチャットを通じて来客を把握するようになったんですね!
   運用ルールは何か定めましたか?


稲葉(久):対応する人が「OK」「了解」とリアクションするのをルールにしています。

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稲葉(智):管理局は現在2名体制で採用なども担当しています。

少ない人数で電話や来客まで対応しきれないので、担当者が対応してくれることで業務に集中でき、良い環境になっていると感じています。

日程調整と会議室予約を同時に効率化

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 ー 稲葉様は日程調整ツール「調整アポ」もお使いいただいているんですよね。

稲葉(久):はい。編成部、営業部、制作部、マーケティング・コミュニケーション部などの、来客されるお客様が多い部署が使っています。

お客様との日程調整の際にメール文面に日時を複数打ち込み、その時間に対応する会議室がそれぞれ空いているかを全て調べて予約を抑えることが非常に手間で、効率化できないかと思い使い始めました。

 ー 一番便利だと思ったポイントはどこでしょうか?

稲葉(久):日時提案から確定までが全て自動でGoogleカレンダーに反映されるところです。
お客様が日時を確定したのと同時に会議室の予約が自動ででき、仮予約も自動で消えるのが本当に便利ですね。

大きな業務効率化に繋がっています。

 ー 候補提案型(※1)と予約受付型(※2)、どちらを使っていますか?

※1 複数の日程候補を提示しての日程調整
※2 空き時間が自動抽出された、予約URLからの日程調整


稲葉(久):私は候補提案型を多く使っています。

前後の業務とのバランスを見て、こちらで指定したい場合が多いからです。

すでにやりとりが多く、比較的ラフに打ち合わせができるお客様には予約受付型を使っています。

 ー シーンに合わせて使い分けていただいているんですね。
   ありがとうございます!

会社の成長には、ツールでの効率化が不可欠

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 ー 受付・日程調整・スペース管理をシステム化するべき一番の理由は何だと
   お考えですか?


稲葉(久):手間のかかることをできる限り効率化することが、個人の生産性の向上につながり、そしてそれが会社の成長につながると信じているからです。

会社として大事なことは無駄を省き、業務の効率化をすることだと思っています。

ツールで省ける時間はひとつ1、2分かもしれませんが、社員が集中できて業務の効率が上がりますよね。
それを積み重ねることが会社にとって重要です。

業務効率化につながるものを積極的に導入することは、会社の成長のためになる

という信念を持っていたことが大きな理由ですね。

 ー ありがとうございます!
   最後に、RECEPTIONISTを検討している方へ一言をお願いします!


稲葉(久):さきほどもお伝えしたように、様々な便利なサービスがありますが、

・電話による受付対応を効率化する
・会議室の管理を効率化する
・初期費用がかからず、コストパフォーマンスに期待できる


この弊社の希望・条件に一番近しいサービスがRECEPTIONISTだけでした。

弊社と同じような課題を抱えている会社には、RECEPTIONISTがベストな選択だと思います。

 ー ありがとうございます!そう言っていただけて幸せです!
   これからも頑張って最高のサービスを提供できるように努めます!

 
 
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クライアント名BS松竹東急株式会社
業種衛星基幹放送事業
(BS放送局の運営)
利用部署管理局管理部
従業員数40名

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