総務のノンコア業務を削減！来客対応を自動化する受付システムとは？
「また来客か…」と、業務の手が止まっていませんか？
総務や新入社員にとって、来客対応は日常業務のひとつ。
ですがそのたびに担当者を探し回ったり、内線電話で取り次いだりなど、集中していた業務が中断されてしまうことも多いのではないでしょうか？
来客対応はやらなければならないけれど、本来の業務ではない”ノンコア業務”。
受付システムを導入するすれば、このノンコア業務をなくし、本来業務に集中できるようになります。
本記事では、受付システム導入のメリットと事例をセットで紹介します。
ぜひ最後までご覧ください。
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導入メリット01：来客時の「取り次ぎ」がゼロになる
オフィスの受付に内線電話を置いていると、担当者が直接電話を受けない限り取り次ぎが必要になります。
しかし、これでは一部の社員に業務負担が偏り、本来やるべき仕事に集中できなくなってしまいます。
普段、取り次ぎをしない人からすると、この業務が大変だということすら気付いていない…。
地味に負担の多い来客時の取り次ぎ対応、減らしたいと考えている方が多いんです。
受付システムを使うと、来客時に受付にあるiPadで受付後、担当者に直接通知が届くため、取り次ぎがなくなります。
これにより、集中していた業務の手が止まるということが減るので業務効率がアップします！
事例01：株式会社デジタルフォルン
Before
・内線電話が一つしかないので、総務人事が一括して対応
・内線電話をなくす勇気がなく、新しいツールを導入することに抵抗があった
・電話を受けた人がスケジュールと場所を確認し、会議室の掃除、お出迎えからお茶だし、担当者の呼び出しまで一括して行っていた
After
・内膳電話での取次業務がなくなり、「受付対応」そのものが業務ではなくなった
・お茶出しをペットボトルのお水に変更
・全体の意識が変わってきて、次の人のための片付けを自分たちで行うようになった
導入メリット02：感染症対策が可能
コロナやインフルエンザの流行時に、受付の内線電話を定期的に消毒する企業も多いかと思います。
しかし、受付システムを使うと、QRコードをiPadにかざすだけで受付が完了し、完全非接触での受付が可能になります！
これにより受付対応がスムーズになるだけでなく、衛生面でも安心です。
さらに、受付時に健康状態や入館同意の確認を行うこともできます。
事例02：株式会社ロッテ様
Before
・1階で専任の受付スタッフ2名が対応していた
・担当者はコロナ禍でも出社せざるをえない状況だった
・コロナ感染リスクに対して従業員のケアが必要だった
After
・無人受付に即移行し、会社全体で工数削減を実現
・非接触受付により、感染リスク回避に大きく貢献
・来客人数の管理がオンラインで可能になり、コロナ禍では濃厚接触者の特定などにも活用
導入メリット03：来客履歴を自動保存できる
PマークやISMSなどのセキュリティ対策をしている企業では、万が一に備えて「来客履歴」を保存・管理していると思います。
受付システムでは、この作業も全て自動化することができます。
事例03：リリカラ株式会社
Before
・紙での来客履歴管理がうまく機能していなかった
・電話を取っている部署は、交替で座席にいなくてはいけない・全体会議に出られないということが課題になっていた
・受付からの電話が鳴ることで、集中力が落ちメイン業務に集中できなかった
After
・来客履歴が自動で残るため、万が一の事態に対応できる体制にでき、安心感が生まれた
・受付電話が鳴らなくなったことで、集中が途切れなくなった
・配達業者の方やお客様にもすぐ操作に慣れてもらえた
最後に
受付システムを活用すると様々な来客業務を自動化できるようになりますが、
・役員は別の人が対応したい
・配送業者への対応は総務が行いたい
・完全に無人化するのではなく、受付専任スタッフも配置したい（システム×受付専任スタッフの体制にしたい）
など企業文化に合わせた柔軟な来客フローの構築もできるので、自社の状況に合わせたカスタマイズをしていただくことが可能です。
来客業務を効率化したい方や、内線電話をなくし業務に集中したい方は、ぜひこの機会に受付システムの導入も検討してみてください。
最後までご覧いただきありがとうございました！