受付業務を効率化する方法｜来客が多い企業の進め方・費用・事例

来客のたびに内線が鳴り、取次のたびに手が止まる。移転や増床、日によって変わる出社人数、内線電話・PBXの入れ替えをきっかけに、これまでの受付運用に限界を感じるケースは、来客の多い企業ほどよく見られます。

受付業務を効率化するとき、最初に見直すのは「取次」と「来客記録」の2つです。来客対応を、事前準備、受付と取次、会議室への案内、退室と記録という流れで追うと、どこで時間が止まっているかが分かります。

※注釈：PBXは、社内の電話をつなぐ電話交換機のことです。

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受付業務の効率化とは？見直すのは「取次」と「来客記録」

受付業務の効率化とは、来客への応対・案内、担当者への取次、来訪者の記録、入館証の発行といった作業のうち、人が間に入って時間がかかっている部分を減らすことです。

来客対応の4つの場面と、時間がかかりやすい箇所

来客対応は、受付カウンターでの数分だけではありません。前後の場面まで含めて見ると、手間がたまりやすい箇所が浮かび上がります。【図解】

なかでも時間がかかりやすいのが、取次と記録です。

担当者に直接通知して、取次の段数を減らす

内線電話での受付では、来客が総合窓口に電話し、電話を受けた社員が担当部署へ、さらに担当者へとつなぎます。間に入る人が多いほど、その人の作業が止まり、来客の待ち時間も延びます。

チャット通知や電話への着信で来訪を担当者に直接知らせる仕組みにすれば、間に入る取次は減らせます。担当者が席を外していても、手元の端末で来訪に気づけます。

来客記録をデータで残す

来訪者の記録は、万一のときに、いつ、誰が、誰を訪ねて来たかを確認するために必要です。PマークやISMSの対応、社内監査で、来訪記録の提示を求められることもあります。

※注釈：Pマーク(プライバシーマーク)とISMSは、個人情報や情報セキュリティを適切に管理していることを示す認証制度です。

紙やExcelの記録は、転記や保管に手間がかかり、記入漏れも起きやすくなります。受付と同時に入館・退館の時刻がデータで残れば、管理の手間が減り、必要なときにすぐ探せます。

こんな状況なら、受付業務の効率化を考えるタイミング

次の6つのうち当てはまるものが多いほど、受付の運用を見直す効果は大きくなります。

来客が多く、取次が特定の部署に集中している

従業員が多い企業では、誰がどこにいるかを受付側で把握しきれません。同じ名字の社員が複数いれば、つなぎ先の確認にも手間がかかります。

1日の来客が数十件になると、取次のたびに総務など特定の部署の作業が止まります。これは担当者の問題ではなく、取次が1か所に集まる仕組みの問題です。

受付と執務エリアが離れている（別フロア・受付が見えない）

受付と執務エリアが別のフロアにある、または執務室から受付が見えないレイアウトでは、来客に気づくのが遅れがちです。移転や増床でフロアが分かれたときに、この状況は生まれやすくなります。

迎えに行くまでの時間がそのまま来客の待ち時間になるため、担当者にすぐ伝わる手段が必要です。

出社人数が日によって変わる・フリーアドレスにした

出社と在宅を組み合わせる働き方や、席を固定しないフリーアドレスでは、受付の電話に出る人が日によって変わります。その結果、たまたま出社している人や、受付の近くに座っている人に対応が偏ります。

内線の番号表も、席が変わるたびに更新しなければなりません。取り次ぐ人を介さず、来訪先の担当者本人に知らせる形に切り替えるタイミングです。

内線電話・PBXの廃止や入れ替えが決まっている

クラウドPBXやTeams Phoneへの移行、固定電話の廃止で、受付に置いていた内線電話が使えなくなることがあります。

※注釈：クラウドPBXは、電話交換機の役割をインターネット上のサービスで担う仕組みです。

電話設備を見直すときに受付の呼び出し方法も一緒に決めておけば、切り替え後に来客対応が止まる事態を防げます。

来訪記録の提出や保存を求められている

PマークやISMSの取得・更新、社内監査で、来訪者の入退館記録を求められるケースがあります。

紙の来客表では、退館時刻の記入漏れや、配送業者など記入しないまま入館する人が出やすくなります。後から探すときも、ファイルをめくる手間がかかります。

有人受付・委託の体制を見直したい

受付に常駐スタッフを置いている企業では、欠員や昼休憩の時間に対応できない、委託先から人員の確保が難しいと伝えられた、といった状況が起こりえます。

有人の対応を残す場面と、仕組みに任せる場面を分けて考えると、体制を組み直しやすくなります。

受付業務を効率化する進め方3ステップ

いきなりシステムを選ぶ前に、件数を数え、運用ルールで減らし、そのうえで小さく仕組み化するという順で進めると、社内の合意も取りやすくなります。

ステップ1：来客数と取次にかかる時間を数える

まずは1〜2週間、来客の件数と1件あたりの対応時間を記録します。配送業者や予定のない来訪も数に含めます。

計算式：1日の来客数 × 1件あたりの対応時間 × 月の営業日数 ＝ 取次にかかる月の時間

例えば、1日10件、1件5分、20営業日だと、1,000分、約17時間になります。仮に時給2,000円で換算すると、月約3.4万円分の時間です。総合窓口と担当部署の2人が関わる取次なら、その分も増えます。

ステップ2：運用ルールで減らせるものから手を付ける

数えた結果を見て、ルールを変えるだけで減らせる手間から手を付けます。

• 来訪予定を前日までに共有するルールを決める
• 内線の番号表を部署単位で整理し、更新担当を決める
• 配送業者の受け取り場所と流れを、来客と分ける
• 来客が重なる時間帯に、対応する人を決めておく

ステップ3：1フロア・1拠点から小さく始めて、記録を見て広げる

仕組みを入れる場合も、来客の多いフロアや拠点から試します。導入後は来客の記録で時間帯の偏りや取次が残っている場面を確かめ、そのうえで広げていけば、運用を崩さずに進められます。

運用の工夫で減らせること・減らしきれないこと

運用ルールの見直しで、取次の迷いや記録のばらつきは減らせます。ただし、来客数やフロア、拠点が増えると、人が間に入る限り残る手間があります。

右の列に当てはまる手間が多い場合は、担当者の頑張りではなく仕組みで解決する段階です。その選択肢の1つが、受付システムです。

運用の工夫で残る手間を、受付システムで減らす場合の費用は、来客数や拠点数によって変わります。RECEPTIONISTの料金表を見る

受付システムで効率化するメリットと注意点

受付システムは、来客の受付、担当者への通知、来客記録をまとめて行うシステムです。オフィスのほか、工場やクリニックなどでも使われています。

メリット1：取次と記録の時間を本来の業務に回せる

取次や来客記録の転記に使っていた時間を、総務の本来の業務に充てられます。時間が減るだけでなく、作業が途中で止まる回数も減ります。

メリット2：誰が対応しても同じ流れで案内できる

人が対応する場合、その日の体制や対応する人によって、来客の待ち時間や案内の仕方にばらつきが出ます。受付の流れを仕組みでそろえれば、来客にとっても分かりやすくなります。

メリット3：人件費・委託費の見直しにつながる

取次にかかる時間が減れば、有人受付や委託の体制を見直す余地が生まれます。オリオンビールの導入事例のように、年間900万円以上のコストを削減した例もあります。削減できる幅は、来客数と、残す有人対応の範囲によって変わります。

注意点と対処：想定外の来訪や、通信の不具合が起きたとき

受付システムですべての来訪に対応できるわけではありません。導入前に、次の2点への備えを決めておきます。

有人の対応をすべてなくすのではなく、人が対応する場面を絞り込むと考えると、運用が安定します。

受付システムの選び方8項目

来客が多い企業では、画面の使いやすさに加えて、社員情報の管理、複数拠点、記録とセキュリティを確かめておくと、導入後の手戻りを防げます。

（1）来訪者が迷わず操作できるか

受付システムを操作するのは、初めて訪れる社外の方です。ITツールに不慣れな方でも迷わず使えるかを、実機やデモで確かめます。

（2）通知先と連携：チャット・電話・カレンダー・会議室・ゲート

最初の確認点は、社内で使っているチャットやカレンダーに通知が届くかです。電話着信やSMS通知への対応のほか、会議室の予約管理、セキュリティゲート・ICカード・QRコード受付と連携できれば、受付から会議室への案内、入館までを一つの流れで扱えます。ゲートとの連携はオプションで対応できます。

（3）大人数の社員情報を管理しやすいか

人事異動や入退社のたびに、社員情報を手で更新するのは負担です。一括で更新できるか、グループ会社が同じオフィスに入る場合に分けて管理できるかも見ておきます。

（4）複数の受付・複数拠点をまとめて管理できるか

フロアごとの受付や、本社と支社・工場など複数の拠点がある場合、設定や記録をまとめて管理できれば、拠点ごとに運用がずれるのを防げます。

（5）来客記録の保存とセキュリティ要件

入館・退館の時刻が残り、記録を検索・出力できるかを見ます。ログイン方式や認証の取得状況といった社内の情報セキュリティ要件を満たすかは、情報システム部門と一緒に確認します。

（6）障害時の対応とサポート体制

不具合が起きたときの問い合わせ先と、復旧までの目安は、導入前に聞いておきます。導入時の設定を手伝ってもらえるかどうかも、担当者の負担を左右します。

（7）費用の内訳を比べる

初期費用と月額料金だけでなく、端末、オプション、拠点や受付の追加で増える費用まで含めて比べます。必要な機能を先に洗い出しておけば、見積もりを比べやすくなります。

（8）導入実績・デザイン・カスタマイズ

自社と同じ規模や業種の企業で使われているかを確かめます。受付は来客が最初に目にする場所なので、画面のデザインや、自社に必要なボタンだけを表示できるかも見ておきます。

受付システムの費用と導入期間の目安

費用は初期費用、月額料金、端末、オプションの合計で考え、ステップ1で数えた取次の時間と並べて比べると判断しやすくなります。

費用の内訳

来客数や拠点数、受付の数によって金額は変わります。自社の条件での金額は、料金表で確認できます。

導入までの流れと期間

導入までの流れは次のとおりです。【図解】

1. 申し込み・契約
2. 社員情報の一括登録
3. チャットやカレンダーなど通知先の設定
4. 受付端末の設置
5. 社内への周知と試験運用

受付端末とチャット通知だけで始める場合と、セキュリティゲートや電子錠と連携する場合とでは、期間が変わります。ゲート連携は別途見積もりとなり、納期は4か月〜が目安ですが、ケースによって異なります。移転に合わせるなら、入居日から逆算して早めに相談すると、入居日に間に合わせやすくなります。

費用対効果の考え方

ステップ1で出した取次の月間時間に時給をかけた金額と、月額料金を並べて比べます。有人受付や委託がある場合は、その費用も加えます。

作業が中断される回数や来客の待ち時間、記録を探す手間も、比較の材料になります。ただ、これらは数字になりにくいため、社内で説明するときは何を前提にした試算かを併せて示すと伝わりやすくなります。

受付システムRECEPTIONISTと改善事例

受付システムRECEPTIONISTとは

RECEPTIONISTは、来訪を担当者に直接知らせ、来客記録を自動で残すクラウド受付システムです。受付業務に11年間携わった代表の橋本真里子が、その経験をもとに開発しました。

東京ガス株式会社や株式会社丸井グループなどに導入されています。チャットやカレンダー、会議室管理、セキュリティゲートと連携し、事前準備から退室・記録までの来客対応をまとめて見直せます。

2026年10月時点で、口コミサイトITreviewの受付システム部門において、5年連続で最高位のLEADERを獲得しています。

事例1：キユーピー株式会社｜グループ37社が入るオフィスで、総務の来客対応を見直し

キユーピー様の事例を読む

事例2：株式会社マツキヨココカラ＆カンパニー｜取次の負担を減らし、フリーアドレスを推進

※注釈：ABWは、仕事の内容に合わせて働く場所を選ぶ働き方です。

マツキヨココカラ＆カンパニー様の事例を読む

事例3：株式会社デンソートリム｜受付対応の工数を85％削減

受付対応の工数をどう減らしたかは、導入の経緯から読めます。

デンソートリム様の事例を読む

事例4：日産自動車株式会社｜受付と会議室をまとめてシステム化

日産自動車様の事例を読む

受付業務の効率化のまとめ

受付業務の効率化は、次の3つから始めると進めやすくなります。

1. 来訪を担当者に直接知らせて、取次の段数を減らす
2. 入館・退館の時刻を自動で残し、来客記録を必要なときにすぐ探せるようにする
3. 件数を数えて運用ルールで減らし、小さく仕組み化してから、記録を見ながら広げる

移転や電話設備の入れ替えを控えているなら、受付の仕組みも同じタイミングで決めておくと、切り替え後の混乱を防げます。

自社の来客数やフロア構成で、どのくらい取次を減らせるか。試算からご相談いただけます。
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まずは全体像を知りたい方は、3分でわかる！受付システム解説資料もご覧ください。