来訪者管理システムで受付をスマートに！よくある悩みと便利機能を紹介
来客が重なると受付がバタついたり、担当者が不在のときに対応に困ったり。
そんな経験、ありませんか？
アナログな受付対応では、担当者の呼び出しや紙の記録、セキュリティ面の管理などいくつもの課題が潜んでいます。
特に来客の多い企業では、受付業務が総務担当の大きな負担になっているケースも。
本記事では、そんな課題をスマートに解決する「来訪者管理システム」について、よくある悩みからシステム選びのポイント、導入事例までまとめてご紹介します。
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目次
来訪者管理の課題とは？
まずはじめに、従来の来訪者管理の4つの課題についてお伝えします。
1.来訪者管理はやりがいがなく、モチベーション低下に繋がりやすい
来訪者対応は、手続きや取次などのルーチン作業が多く、担当者にとってやりがいを感じにくい業務です。
中でも「電話の取次業務」は、やりがいのない仕事ランキングで第2位に挙げられており*、負担に感じる人も少なくありません。
こうした業務は、集中力を奪ううえに評価されづらく、モチベーションの低下や非効率な働き方の一因になってしまうこともあります。
*【調査レポート】若手人材の流出は「音」と「ニオイ」が原因だった https://receptionist.co.jp/release/research/
2.コア業務が中断され、生産性が下がる
受付担当者は、来客があるたびに手を止めて対応しなければなりません。
この「作業の中断」は、実は大きなロスに繋がります。
ある研究によると、人は一度集中が切れると、再び同じ集中状態に戻るまで平均23分かかるといわれています*。
わずか数分の来客対応のために、業務全体の効率が大きく落ちてしまうのです。
*カリフォルニア大学アーバイン校の研究結果 ttps://www.ics.uci.edu/~gmark/chi08-mark.pdf
3.セキュリティ面にリスクがある
来訪者の記録を紙やエクセルで管理していると、記入漏れや紛失のリスクがつきまといます。
しかし、オフィスに出入りする社外の人物の履歴を正確に残すことは、セキュリティ上非常に重要です。
万が一のトラブル発生時に、「誰が」「いつ」来訪したかが正確に把握できないと、対応に大きな支障が出てしまいます。
4.アナログな印象で企業イメージが下がる
来訪者対応がアナログなままだと、「この会社、DXが進んでいないのでは？」と社外から思われてしまうことがあります。
特に、電話での取次や紙の受付表を使っていると、やや古い体制のまま運営されている印象を与えてしまう可能性があります。
近年は、働きやすさや業務のスマートさを重視する人も増えており、こうした印象が企業イメージや採用活動に少なからず影響することもあります。
最近では、これらの課題を解決する手段として来訪者管理システムの導入が進んでいます。
実際に、現在では年間400万人以上が利用しているクラウド型受付システム「RECEPTIONIST」など、業務効率化と企業イメージの向上を両立できるツールも登場しています。
年間400万人が利用！クラウド受付システム「RECEPTIONIST」とは？
「RECEPTIONIST」は、来訪者の受付からデータ管理、セキュリティチェックまでを効率化できるクラウド型の受付システムです。
2017年のリリース以来、利用者数は年々増加し、現在では年間400万人以上が利用するサービスへと成長。
さらに、2024年には導入法人数・売上シェアともにNo.1*を獲得しています。
*『年平均成長率35％で急増するクラウドiPad無人受付システム市場（ミックITリポート2024年10月号）』（デロイト トーマツ ミック経済研究所調べ)
ここでは、RECEPTIONISTが提供する主要な機能についてご紹介します。
来訪者の受付対応をスマートに
RECEPTIONISTは、内線電話を使わずに来訪者の到着を担当者に直接通知できる仕組みを採用。
これにより、受付での電話取次や担当者探しが不要になります。
来訪者情報を自動でデータ化
来訪者の名前・連絡先・訪問目的などの情報を、事前にオンラインで登録・管理可能。
受付担当者は来訪前から情報を把握でき、当日の対応もスムーズになります。
また、来訪履歴はシステム上に自動で記録・保存されるため、手書きの台帳管理が不要になり、ペーパーレス化・業務効率化を実現できます。
入館証の自動発行にも対応
来訪者が受付を済ませると、シールプリンターで一時的な入館証を自動発行。
これにより、来訪者の識別やオフィス内での安全管理にも役立ちます。
全体的に「受付の手間を省きたい」「来訪者情報をしっかり管理したい」といったニーズに応える、現代のオフィスにぴったりの受付ソリューションです。
来訪者管理システムにおけるセキュリティ対策とは？
来訪者管理システムでは、来訪者の氏名や連絡先など、個人情報の取扱いが必要になります。
そのため、システムを導入する際には、セキュリティ面にも十分な配慮がされた製品を選ぶことが大切です。
ここでは、来訪者情報を安全に守るために確認しておきたい、3つのポイントをご紹介します。
ポイント1：セキュリティ認証の取得
システムを提供する会社が、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）などの認証を取得しているかどうかを確認しましょう。
こうした認証は、セキュリティ対策が一定の基準を満たしていることを示すものです。
来訪者の大切な個人情報を預ける以上、信頼できる事業者かどうかは見極める必要があります。
ポイント2：データの暗号化と安全な保管
外部からの不正アクセスに備えるには、システム内のデータが暗号化されていることが重要です。
暗号化されていれば、仮にデータが盗まれても、第三者に内容を読み取られるリスクを大幅に下げることができます。
また、クラウドに保存された情報の保管方法や運用体制についても確認しておくと安心です。
ポイント3：アクセス制御と操作ログの管理
社内での情報漏えいを防ぐには、誰がどの情報にアクセスできるかを制御できる仕組みが必要です。
たとえば、来訪者データの閲覧・ダウンロードに対してユーザーごとに権限を設定したり、操作履歴（アクセスログ）を記録する機能があるかどうかも重要なチェックポイントです。
セキュリティ対策が万全なシステムを選べば、来訪者情報の取扱いも安心して任せることができます。
「RECEPTIONIST」でも、上記のようなセキュリティ対策にしっかり対応しています。
来訪者管理システム「RECEPTIONIST」の資料をもらう
来訪者管理システムを選ぶ際のポイント
来訪者管理システムを導入する前に、最低限チェックしておきたい3つのポイントがあります。
一度導入すると切り替えには手間やコストがかかるため、事前の確認がとても重要です。
1. 必要な機能がそろっているか
まずは、自社の課題を解決できる機能が備わっているか確認しましょう。
受付の自動化、来訪者情報のデータベース化、セキュリティ対策などの基本機能はもちろん、将来的なオフィス移転やレイアウト変更にも柔軟に対応できるかどうかもポイントです。
たとえば、以下のような機能が必要かどうかも検討しましょう。
・QRコード受付
・入館証の自動発行
・外部ツールとの連携（Google カレンダーなど）
自社の運用スタイルに合ったシステムを選ぶことが、導入後の満足度につながります。
2. セキュリティ対策は万全か
来訪者の個人情報を扱う以上、セキュリティ面は最重要です。
システムに以下のような対策が備わっているか、事前に確認しましょう：
・データの暗号化
・アクセス権限の管理
・操作ログの取得
また、システム提供会社がISMSなどのセキュリティ認証を取得しているかも重要な指標です。
調査が難しい場合は、大手企業への導入実績があるかを参考にするのも一つの手です。
3. コストに見合った効果があるか
導入には初期費用や月額費用がかかるため、コストと効果のバランスも見極めましょう。
・初期導入費用
・月額料金（保守・サポート費含む）
・業務効率化による工数削減・人件費削減効果
コストパフォーマンスを明確に把握できれば、社内の導入理解も得やすくなり、スムーズな稟議にもつながります。
このように、
機能・セキュリティ・コストの3つの視点で比較・検討することで、導入後の後悔を避けることができます。
来訪者管理システムの活用事例
ここからは、来訪者管理システムを活用いただいている企業の実例をご紹介します。
事例01：都築電気株式会社さま
Before
・特定の人間が電話対応をしなければならないことによる受付業務の負担になっていた。
・来客時の内線電話での対応に社員がストレスを感じていた。
・受付情報を紙ベースで管理しており、非効率的な作業が発生していた。
↓
After
・チャット通知により、落ち着いた受付対応が可能になり、お客様の待ち時間が減少した。
・来客履歴のシステム化により、煩雑な紙ベースの管理が不要となり、データ管理が効率的になった。
・RECEPTIONISTの利用により、社員と顧客の双方がストレスフリーな受付を実現できた。
事例02：太陽油脂株式会社さま
Before
・面会カードの記入や名刺の受け渡しによる接触が生じ、感染リスクが懸念されていた。
・総務が受付対応に追われ、時間的な負担が増加していた。
・入場者のコントロールや入退場記録の正確性、フードディフェンスに対するリスクが課題となっていた。
↓
After
・RECEPTIONISTの導入により、入退場のデータがクラウド上に保存され、正確な記録と追跡が可能となった。
・QRコード発行機能を利用し、非接触の受付が可能となり、面会カードや名刺の手続きが不要となった。
・総務部門の業務工数削減：来訪通知が直接担当者に届き、取次業務が不要になったため、総務部門の業務負担が7割程度減少した。
事例03：株式会社丸井グループさま
Before
・受付に担当者が常駐しているが、混雑する時間帯は業務が滞っていた。
・内線電話での情報伝達がうまくいかず、打ち合わせ開始までに時間がかかることがあった。
・チャットツール「InCircle」の浸透が課題となっていた。
↓
After
・受付の混雑が解消し、受付担当者の業務がシンプルになった。
・内線電話の使用が減り、取次がシステムによって自動化されたため効率化が進んだ。
・チャットツール「InCircle」との連携により、コミュニケーションがしやすくなり、ペーパーレス化も促進された。
来訪者管理システムで、受付業務をもっと効率的に
これまで手作業で対応していた来訪者管理も、受付システムを導入することで、業務時間の短縮や人件費の削減といったさまざまな効果が期待できます。
たとえば…
・受付対応の自動化
・来訪者情報の一元管理・自動記録
・セキュリティレベルの向上
・混雑や待ち時間の解消
など、業務の効率化と同時に、来訪者への印象もアップします。
「そろそろアナログ運用を見直したい」「受付業務の負担を減らしたい」
そんな方は、ぜひこの機会に導入をご検討ください。
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RECEPTIONISTシリーズは、ビジネス上のつながりをテクノロジーでスマートにすることで
各従業員が本来やるべき業務に集中でき、働きやすい環境に変えていくクラウドサービス群です。
