来訪者管理システムとは？よくある課題と基本機能をご紹介

出社が再開し、来訪者が増えていませんか？

これまでであれば、来訪者管理は、受付係が手作業で行っていたかと思います。

しかし、オフィスDXが進んだ現在では

システムで来訪者管理を行っている企業が増えているんです！

そこで、今回は、年間200万人以上に使われている来訪者管理システムを提供する弊社RECEPTIONISTより

昨今増えている来訪者管理システムについて徹底解説していきます。

来訪者管理の課題とは？

まずはじめに従来の来訪者管理の4つの課題についてお伝えします。

①来訪者管理はやりがいのない仕事である

1つ目の課題は、来訪者管理は、煩雑な手続きや情報管理が必要とされることから、

受付担当者にとってやりがいのある業務とは言い難いことです。

実際に、来訪者受付でよく使われる電話の取次は、

やりがいのない業務ランキングで第二位にランクイン*しています。

電話の取次はいくら頑張っても評価されず、

さらには自分の業務の妨げにもなるため人気がなく、

やりがいを感じられない仕事になっています。

*【調査レポート】若手人材の流出は「音」と「ニオイ」が原因だった　https://receptionist.co.jp/release/research/

②コア業務が阻害される

2つ目の課題は、受付担当は、

来訪があるたびに仕事の手が止まってしまうことです。

実は、人間の集中力というには一度途切れると、

同じ集中状態に戻るまで約23分かかるという研究結果*がでています。

たった数分のために、23分の時間を浪費してしまっているため、

生産性が大きく低下する要因になるため、コア業務が阻害されてしまいます。

*カリフォルニア大学アーバイン校の研究結果 ttps://www.ics.uci.edu/~gmark/chi08-mark.pdf

③セキュリティが低下する

3つ目の課題は、来客記録を手動で入力することで、

セキュリティのリスクが上がってしまうことです。

社外の人の出入りを正確に残すことは、

セキュリティ上、重要ですが、

手動での記録は、記入漏れや紛失のリスクが高まってしまいます。

④DXが進んでいない企業だと思われる

4つ目の課題は、

社外からアナログ企業として見られてしまう可能性があるということです。

人手不足の現代では、働きやすい会社に良い人材が集まる傾向にあります。

オフィスの受付がアナログな電話のままでは、

DXが推進されていない「アナログな会社」だと見られてしまう可能性があり

今後、採用等にも影響が出る可能性があります。

昨今では、こうした来訪者管理の課題をシステムによって解決する企業が増えています。

そこで、現在200万人以上の方に利用されている来訪者管理システムが、

弊社の「RECEPTIONIST」という受付システムなんです！

 年間200万人が利用するクラウド受付システム「RECEPTIONIST」とは？

クラウド受付システム「RECEPTIONIST」とは、

年間200万人が利用するクラウド型の受付システムです。

来訪者の受付、データ管理、セキュリティチェックなどの業務を効率化し、

来訪者管理をサポートできます。

ここからは、簡単に来訪者管理の機能についてご紹介します！

来訪者受付

RECEPTIONISTは内線電話を使わず、

来客通知を担当者に直接通知するため、電話取次が不要になります。

取次業務がなくなり、担当者を探す業務もなくなります。

来訪者情報のデータベース化

RECEPTIONISTでは、

来訪者の名前、連絡先、訪れる目的などの情報を登録・記録できます。

事前にオンラインで登録を済ませることで、

受付時の手続きをスムーズにし、

受付担当者に事前に来訪者の情報を通知することもできます。

これにより、誰がどの目的で訪れているのかを正確に記録できます。

また、記録は自動保存されますので、ペーパーレス・作業レスで記録が残せます。

入館証の自動発行

シールプリンターを使って、

受付が完了した来訪者へ一時的な入館証を発行することができます。

入館証があれば、来訪者の身元確認やオフィス滞在中の識別にも役立てることができます。

来訪者管理システムにおけるデータのセキュリティ対策とは？

来訪者管理システムを導入する際には、

来訪者の個人情報に関するセキュリティ対策も大切です。

導入の際は、個人情報の取り扱いに配慮された、信頼性のあるシステムを選びましょう。

ポイント①セキュリティ認証の取得

来訪者管理システムを提供する会社が、ISMSなどのセキュリティ認証をとっているかどうかを確認しましょう。

来訪者管理システムでは、大切なお客様情報をシステムに預けるため、

セキュリティがしっかりしている会社を選ぶことで、万が一の際のリスクを低減することができます。

ポイント②データの暗号化と保管

万が一、外部からの不正アクセスが発生した際、

来訪者のデータを守るために、データが暗号化されていることも重要です。

データを暗号化しておくことで、

データが盗まれても第三者に読み取られることが困難になります。

ポイント③アクセス制御

来訪者管理システムでは、システムへのアクセスを必要なユーザーに限定し、

不正アクセスを防ぐことで内部からのデータ流出の危険性を減らすことが可能です。

アクセスログの取得や来訪者データの閲覧・ダウンロードの権限設定などができるかどうかも重要です。

個人情報のセキュリティ対策は、来訪者管理システムを選ぶ際に重要なポイントです。

適切な対策がされているシステムは、来訪者情報を守ってくれるため、安心・安全です。

信頼性の高いシステムを選び、会社の大切な情報を安全に管理しましょう。

RECEPTIONISTでも、上記のようなセキュリティ対策は備わっています。
 
来訪者管理システム「RECEPTIONIST」の資料をみる

来訪者管理システムを選ぶ際の重要なポイント

来訪者管理システムを選ぶ際には、最低でも以下の3つのポイントを確認しましょう。

導入してからの変更には時間も費用もかかるため、事前準備が重要です。

1. 機能の確認

まずは、自社の課題解決ができる機能が備わっているか確認しましょう。

基本的な機能（来訪者受付、データベース化、セキュリティ対策）はもちろんですが、

将来的な移転やレイアウト変更を踏まえた際に、追加機能（自動入館証発行、QRコード対応など）が必要かどうかを踏まえて比較すると後の失敗が少なくなります。

2. セキュリティ対策が十分かどうか

データのセキュリティ対策が十分にされているかは、来訪者管理システムを選ぶ上で最も重要なポイントの一つです。

システムが提供するセキュリティ対策（データの暗号化、アクセス制御など）が適切かどうかを確認しましょう。

また、システム提供者がセキュリティ認証を取得しているか、信頼性のあるシステムであるかを調査します。

事前の調査が難しい場合、大手企業での導入実績があるシステムであればセキュリティも十分に確保されている可能性が高いため、

そういった選び方をしてもよいかもしれません。

3. コストパフォーマンスが良いか

システム導入にはコストがかかりますが、

そのコストとシステムの導入によるメリットをバランスよく評価することが重要です。

初期費用やランニングコスト（保守費用、サポート料）を算出し、

システム導入による業務効率化や人件費削減などの効果と比較します。

システム導入による費用対効果を明確に把握することで、

システム導入による失敗のリスクを軽減できるだけでなく

社内メンバーからも導入への理解が得やすく、スムーズに導入を進めることができます。

このように、上記の3点を押さえてシステムを選定することで、導入後の失敗を防ぎましょう！

来訪者管理システムの事例

ここからは、来訪者管理システムの事例をご紹介します。

事例01：都築電気株式会社さま

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事例02：太陽油脂株式会社さま

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事例03：株式会社丸井グループさま

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来訪者管理システムで業務効率化を実現しよう

これまでアナログで行っていた来訪者管理ですが、

受付システムを導入することで、大幅な業務時間・人件費の削減が期待できます。

また、受付業務の自動化、来訪者情報のデータ管理の自動化、

セキュリティの向上、来訪者の混雑解消、など導入による様々なメリットもあります。

ぜひ、来訪者が増えてきた今、導入を検討してみてください！

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