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Office365と連携する受付システムとは?何ができるのか解説

こんにちは、RECEPTIONISTブログ編集部です!

 

昨今、ハイブリッドワークの導入により導入が伸びているOffice365(Microsoft 365 )ですが、さまざまな連携ツールと共に使うことで、さらに業務を効率化できます。

 

最近では、Office365と連携できるかどうかをシステム導入の選定基準として設けている企業も少なくありません。

そこで今回は、Office365と連携できる受付システムについてお伝えします。

 

出社再開やハイブリッドワークの導入をお考えであれば、ぜひ一読ください!

 

Office365と連携できる受付システムとは?

Office365と連携できる受付システムは、内線電話の代わりにMicrosoft Teamsを利用し、直接担当者を呼び出すことでスムーズな来客応対を可能にするシステムです。

お客様の情報もクラウド上に残すことができ、来客情報の記入・管理も効率化できます。

 

Office365と受付システムの連携で何ができるのか

 

ここからは本題である、Office365と受付システムを連携することで何ができるのかお伝えします。

 

(1)来客通知をTeamsで受け取れる

 

Office365に付帯しているビジネスチャットMicrosoft Teamsで、来客通知を受け取ることができます。

普段からお使いのチャットへ通知がされるため、新しい操作を覚える必要はありません。

 

(2)来社アポイントメントをOutlookカレンダーで管理できる

Office365に付帯しているOutlookカレンダーで、来客のアポイントメントを管理できます。

 

受付システムでアポイントメントの登録をした場合、

普段お使いのスケジューラーにも予定を登録する必要があると、二度手間が発生してしまいます。

 

Office365と連携している場合、受付システムから登録したアポイントメント情報が、

そのままOutlookカレンダーの予定として自動登録されるので、

両方のカレンダーにスケジュール登録する手間が省けます!

 

また、自社の社員が複数名参加するスケジュールの場合、

該当する社員もOffice365連携をしていれば、その方のカレンダーにもスケジュールを追加できます。

 

(3)アポイントメント作成時に、会議室の空き状況の確認・予約ができる

受付システムのアポイントメント作成時に、Outlookカレンダーの会議室情報(リソース情報)を参照できます。

 

さらに、参照した会議室をそのままアポイントメント登録と同時に登録できるため、会議室の予約も一度に行えます。

 

(4)アポイントメント確定時に、Microsoft TeamsのURLを自動発行できる

この機能は、弊社の受付システムRECEPTIONISTに付帯している日程調整ツール「調整アポ」の1機能にはなりますが、

調整アポでWEB会議の日程調整を行う場合、

アポイントメント確定時にMicrosoft TeamsのURLが発行され、自動で担当者とお客様にメールでご案内します。

 

Outlookカレンダーの予定でも、Microsoft TeamsのURLを確認できます。

 

実際の活用事例

最後に、実際にOffice365と連携して受付システムを活用している企業様の事例を紹介します。

 

(1)バリュエンスホールディングス株式会社

バリュエンスホールディングス株式会社様では、以前は内線電話で受付をしていましたが、

来客が重なる時間には受付やゲートの前が混雑し、お客様にお待ちいただく時間が長くなってしまっていることが課題でした。

 

受付システムのご検討時には、Teamsと連携できる点や業務の効率化、コスト削減効果を評価いただき、RECEPTIONISTを選定されました。

 

RECEPTIONIST導入後は、受付前の混雑の緩和やお客様の待ち時間が減っただけでなく、受付専任だった人員を秘書など他の業務にあたってもらうことで人材リソースの再配置ができている、とお喜びの声をいただいています!

 

事例:電話機より一歩先の受付へ。受付無人化で緊急時でも迅速な全社リモートワークが可能に。

 

(2)株式会社ニーズウェル

株式会社ニーズウェル様では、以前は内線電話で受付をしていましたが、来客のたびに内線対応で業務が中断し、生産性・集中力が低下してしまうことや、お客様が重なるとエントランスに溢れてしまうことを課題に感じていました。

 

RECEPTIONIST導入後は、「働き方改革」「生産性向上」の効果だけでなく、洗練された受付により企業イメージの向上にもつながっているとお喜びの声をいただいています。

 

事例:付加価値を生みづらい「取次業務」をゼロへ。アナログな受付を刷新して業務効率化&企業イメージUP

 

まとめ

今回は、Office365と連携できる受付システムについてお伝えしましたが、いかがでしたか?

 

Office365と受付システムを連携して使うことで、より効率的な受付フローを実現できますので、

もしOffice365をご導入済みであれば、システム選定時の基準の一つにしてみてください!

 

最後までご覧いただきありがとうございました。

 

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今後、受付システムを少しでも検討しているのであれば是非お受け取りください。

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