付加価値を生みづらい「取次業務」をゼロへ。アナログな受付を刷新して業務効率化&企業イメージUP

担当者の呼び出しに加え 同席者への引継ぎも手間に感じていた

まずお二人の普段の業務内容をお伺いできますか？

石川：経営企画室で経営計画の立案・策定や管理など、経営に関わる課題を解決する業務を主に行っています。

北川：技術管理部で社内システムの導入・管理など、情報システムに関する業務を主に行っています。今回のRECEPTIONIST導入の主担当です。

移転のタイミングでの導入とお聞きしています。前オフィスでのお話になりますが、来客の取次環境をお伺いできますか？

石川：お越しいただいたお客様が行っていたことは ・受付票の記入 ・内線電話での担当者呼び出し の2つです。

社内では、各部門に置かれた固定電話が鳴ると、各部門の社員が対応していました。

取次担当者がいたのではなく、若手やアシスタントが自然と役割を担っていましたね。

全体で来客はどれくらいでしたか？

石川：多いときは1日に20件の来社がありました。

当時のエントランスは広くなく、一度に数名が来社されただけで人が溢れてしまっていました。

受付に感じられていた課題はどのようなものでしょうか？

石川：社内で感じていた課題は、各部門の社員が、来客のたびに内線対応で業務が中断し、生産性・集中力が低下してしまうことです。

さらに、複数名でのミーティングの場合は、打合せ担当者が同席者全員に来客を伝える手間も感じていました。

アナログな手書きの受付票は お客様へマイナスイメージになると感じていた

石川：受付時に書いていただく受付票は、管理上どうしてもなくすことができませんでした。

しかし、現在のオフィスはビルの総合受付でも手書きで受付票を記入しなくてはなりません。

当社への来社で二度も手書きの受付票を書いていただかなければならないため、改善の必要がありました。

また、手書きの受付票を使用していることによる企業イメージの低下も懸念していました。

弊社はシステム開発の会社なので、アナログで手間をお願いするものはなくすべきだと感じていました。

北川：また、管理上の問題ではありますが、受付票はPDFですべて保存していました。

ほとんど見返さないにもかかわらず、その保管にも手間がかかります。

ESG・SDGs 推進活動での全社的なペーパーレス化に取り組んでいるなかで、非効率と感じていました。

本社移転がキッカケ 最初の印象は「かっこいい」！

それでは、RECEPTIONISTの導入についてお伺いできますか。

石川：導入のきっかけは、「働き方改革」「生産性向上」に全社で取り組んでいることと、2019年10月の本社移転です。

課題を解決したいことに加え、IT 企業としてのエントランスイメージを向上できるものを探していました。

他にも受付システムはありましたが、デザインがあまり良くなかったり、内線電話につなぐものが多かったので、弊社が求めていたものではありませんでした。

RECEPTIONISTを見つけたときは「かっこいい」というのが最初の印象ですね。

一番重要視したポイントはありますか？

石川：デザインと導入しやすい価格、そして導入社数が多く信頼できることがポイントで、総合的に判断し導入に至りました。

取次は、付加価値を生みづらい”業務” 大幅に削減し生産性が向上

導入の際の社内浸透は問題ありませんでしたか？

北川：社内用の導入・ユーザマニュアルを作成し、社員に周知しました。

1ヶ月間は内線電話と並行での稼働期間を設け、来客者・社内ともに混乱を招かない様に進めました。

導入前にお約束した方は受付コードを発行していないので、そのお約束がなくなるまでに約1ヶ月かかります。

並行期間を設けたことでスムーズに内線電話をなくすことができました。

抱えていた問題に対してどのように変化しましたか？

石川：内線電話での取次業務が削減されると同時に、打合せ担当者同士の社内呼び出しが減ったことで生産性が向上しました。

北川：また、受付票もなくなり、来客者情報の管理がしやすくなりました。

石川：「取次する」という業務が一切なくなったんです。

取次業務は、付加価値を生みづらい”業務”ですよね。

時間が取られているにもかかわらす評価がされづらい業務なので、削減できてよかったです。

スマホアプリと再呼出ボタンで 「もし通知に気付かなかったら…」を解決

通知に気付かないこともあるんじゃないか？というお声もありそうですが、実際はどうでしょうか？

北川：確かに、”電話じゃないからわからない” ”もし通知に気付かなかったら…”という声もありましたが、そのような社員にはスマホアプリを入れてもらっています。

配送業者など総務の誰が出ても良いものは通知先をグループ設定にしているので、誰かが気付けるように設定しています。

お客様の来客は確かに個人通知にはなりますが、そもそもその時間に約束があるのはわかっているはずなので、個人に任せています。

もし気付かなかった時のために、何か対策はされていますか？

石川：念のために、再呼出ボタンを作りました。

部門に関係なく、自席にいる確率が高い社員に通知される設定にしています。

もうこれ以上待たせてはいけないですもんね。

石川：「総務宛の来客なのに、総務が部門ごと不在」ということもなくはないので、総務と私たち経営企画室、各部門のアシスタントなど、「再呼出」の通知先はなるべく多くしています。

北川：実際は月に1回鳴るか鳴らないかくらいです。

問題なく対応できているということだと思います！

受付コードが魅力 お客様の手間も大きく削減できる

北川：受付コードは6桁の数字を入力するだけですが、担当者検索だと社名やお名前なども入力する必要がありますよね。

お越しになる方の中には重役の方も多いので、そのような方にわざわざ社名やお名前を入力していただくなんて…！と思います。

そのため、受付コードで受付していただくことを基本的なフローとして周知しました。

そもそもお客様に何かをしていただく、ということを出来るだけ少なくしたかったので、受付コードを入れるだけの方が確実に良いんです。

もちろん、機能として担当者検索も表示していますが、実際には受付コードがわからない時などに使っている程度ではないでしょうか。

御社のお客様へのお気遣いが背景にあったのですね！

北川：担当者の検索だけで使うなら、RECEPTIONISTじゃなくても良いですよね。

石川：RECEPTIONISTの魅力は受付コードにあると思います。

6桁の数字を自分で選べるのも良いですよね。

自分のお客様には覚えやすい数字を発行したり、ちょっとした工夫をしています。

意味のない6桁の数字は覚えにくいですから。

先進的なイメージのエントランスにしたかった

来客される方からの反応はありましたか？

石川：導入してからは、来社されたお客様にRECEPTIONISTを「見たことあります！」と言ってもらえたりしました。

最初はお客様に受付コードの入力をしていただけるか少し不安だったのですが、特にそんなこともなくすぐにお使いいただけました。

また、オフィス移転のときに、企業イメージを向上したいという思いがありました。

先進的なイメージのエントランスにしたかったので、一役買っていると感じています。

業務効率化・生産性を向上させる ニーズウェルの取り組み

全社として取り組んでいる働き方改革ついてお伺いできますか？

石川：弊社が業務効率化ソリューションとしてお客様への導入支援を行っているRPAソリューション「WinActor」を弊社内にも導入し、業務の自動化に取り組んでいます。

単純作業はRPA、判断を要する業務は社員が行うことでミス削減と業務効率化に取り組み、生産性の高いアウトプットを実現しています。

残業時間の削減にも積極的に取り組んでおり、2019年の実績は月間平均22.3時間です。

2020年は月間20時間を目標としています！

加えて、可能な範囲で計画的な休暇取得を奨励する日として「有給休暇取得奨励日」を取り入れているほか、豊かな時間を過ごしてもらうことを目的に「プレミアムフライデー」なども導入しています。

株式会社ニーズウェルのお取り組みについてはこちら

エントランスはお客様をお迎えする最初の場所 企業イメージの向上にもつながる

最後に、RECEPTIONIST を検討している企業様に一言お願いいたします！

石川：デザインは決め手となった大事なポイントです。

得てして、機能を重視すると不格好になることもありますが、エントランスはお客様をお迎えする最初の場所ですし、慎重に選びました。

RECEPTIONIST は機能だけでなく、デザインも洗練されていると思います。

「働き方改革」「生産性向上」だけでなく、企業イメージの向上にもつながると思いますので、導入をお勧めします。

北川：シンプルで使いやすく、管理もしやすいので業務改善につながります。

細かいアップデートが随時行われているので、今できないことが今後できるようになるかなと期待を持たせてくれるのも嬉しいです。

本日はありがとうございました！