【受付システム×Office365】来客対応をもっとスマートにする方法とは？
作業中に内線電話が鳴って中断されたり、来客と担当者の取り次ぎに時間を取られる──
そんな受付対応、そろそろ見直してみませんか？
クラウド受付システム「RECEPTIONIST」は、Microsoft Office365と連携することで、来客対応を自動化し、普段使っているTeamsやOutlookの中で完結させることができます。
受付の手間を減らして、業務もコミュニケーションもスムーズに。
この記事では、「受付システム × Office365」で何ができるのか、そのメリットや具体的な活用事例をわかりやすくご紹介します。
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目次
Office365と連携できる受付システム「RECEPTIONIST」とは？
Office365と連携できる受付システム「RECEPTIONIST」は、受付対応を自動化するクラウドサービスです。
従来は、ゲストが受付の内線電話で総合受付に連絡して、そこから担当者につないでもらう流れが主流でした。
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しかし、このフローには以下のような課題があります。
・一部の社員に対応集中する
・電話の設置が必要
・来客記録の管理が煩雑かつ漏洩リスクがある
・来客がある度に業務が中断される
これらの課題を解決するために、「RECEPTIONIST」はMicrosoft Teamsと連携し、来客通知を直接担当者に送信できるようにしました。
（以下、イメージです。）
直接通知する、という仕組みをクラウド化するだけで以下のような工数削減にもつながります。
これにより、固定電話を廃止し、業務効率を大幅に向上させることが可能です。
また、2017年にリリースしてから今では年間400万人が使うサービスになり、2024年には導入法人数・売上シェアともにNo.1*を獲得しています。
*『年平均成長率35％で急増するクラウドiPad無人受付システム市場（ミックITリポート2024年10月号）』（デロイト トーマツ ミック経済研究所調べ)
Office365と受付システムの連携で実現できること
ここから「Office365と受付システムを連携することで何ができるのか」をお伝えします。
Office365導入企業によく使われてる受付システムの機能なので、導入の参考にご覧ください！
（１）Teamsでの来客通知：内線の代わりにチャットでスムーズ対応
Office365に付帯しているビジネスチャットMicrosoft Teamsとの連携で、来客通知を受け取ることができます。
普段からお使いのチャットへ通知がされるため、新しい操作を覚える必要はありません。
また、通知は担当者本人だけでなく、チーム全体に送ることも可能なので、外出中でもチーム内でフォローしやすく、対応の抜け漏れを防げます。
（２）Outlookカレンダーとの連携：予定に受付コードも自動反映
Office365に付帯しているOutlookカレンダーとの連携で、商談や面接などの来客の予定を自動的にカレンダーに登録できます。
また、自社の社員が複数名参加するスケジュールの場合、該当する社員もOffice365連携をしていれば、その方のカレンダーにもスケジュールを追加できます。
さらに便利なのがOutlookのアドイン機能。
カレンダーから予定登録と同時に受付コードを発行することもできるので、「誰が、いつ、どこで、誰に会うのか」を社内外で共有しやすくなります。
わざわざ受付システムの管理画面へログインする必要もないので、来訪が多い営業部門や人事・採用部門の方に重宝されています。
（３）会議室の予約管理：来客予定とセットで場所も確保
Outlookカレンダー上で来客予定を入れる際に、同時に会議室情報（リソース情報）も確認・予約できるようになります。
「部屋を押さえ忘れていて直前に慌てる」「バッティングして譲り合い」などの日常的な“会議室あるある”も、これでかなり軽減されます。
ちょっとしたことではありますが、来訪が多く会議室の利用が多い社員にとっては業務効率アップに直結するポイントです。
（４）Azure ADとの連携：社員情報の更新をもっとスマートに
Microsoft Entra IDと同期することで、社員の入退社や部署異動にともなう情報更新が簡単になります！
例えば新入社員が入っても、わざわざ受付システムに手入力する必要はありません。
Microsoft Entra ID上の情報をそのまま取り込めるので、管理者の作業負担を大幅に削減できます。
組織変更が多い企業や、拠点ごとに社員が入れ替わるような環境にも最適です。
実際の活用事例
最後に、実際にOffice365と受付システムを連携して活用している企業の事例を紹介します。
（１）バリュエンスホールディングス株式会社
バリュエンスホールディングス株式会社様では、以前は内線電話で受付をしていましたが、来客が重なる時間には受付やゲートの前が混雑し、お客様にお待ちいただく時間が長くなってしまっていることが課題でした。
受付システムのご検討時には、Teamsと連携できる点や業務の効率化、コスト削減効果を評価いただき、RECEPTIONISTを選定されました。
RECEPTIONIST導入後は、受付前の混雑の緩和やお客様の待ち時間が減っただけでなく、受付専任だった人員を秘書など他の業務にあたってもらうことで人材リソースの再配置ができている、とお喜びの声をいただいています！
事例：電話機より一歩先の受付へ。受付無人化で緊急時でも迅速な全社リモートワークが可能に。
（２）株式会社ニーズウェル
株式会社ニーズウェル様では、以前は内線電話で受付をしていましたが、来客のたびに内線対応で業務が中断し、生産性・集中力が低下してしまうことや、お客様が重なるとエントランスに溢れてしまうことを課題に感じていました。
RECEPTIONIST導入後は、「働き方改革」「生産性向上」の効果だけでなく、洗練された受付により企業イメージの向上にもつながっているとお喜びの声をいただいています。
事例：付加価値を生みづらい「取次業務」をゼロへ。アナログな受付を刷新して業務効率化&企業イメージUP
まとめ：Office365と受付システムの連携で業務効率化を実現
今回は、Office365と連携できる受付システムRECEPTIONISTについてお伝えしましたが、いかがでしたか？
Office365と受付システムを連携して使うことで、より効率的な受付フローを実現できますので、もしOffice365をご導入済みであれば、ぜひご検討いただけたら幸いです。
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RECEPTIONISTシリーズについて
RECEPTIONISTシリーズは、ビジネス上のつながりをテクノロジーでスマートにすることで
各従業員が本来やるべき業務に集中でき、働きやすい環境に変えていくクラウドサービス群です。
