Office365と連携する受付システムとは？何ができるのか解説
Office365と連携する受付システム「RECEPTIONIST」では
オフィスやビルや工場などの来客対応だけでなく、
その前後の業務も効率化が可能な唯一のクラウドサービスです。
本記事では、Office365と連携すると
RECEPTIONISTで何がどのように効率化できるのか、を解説します。
・来客業務を自動化したい
・来客対応が一部の社員の負担になっている
・電話よりTeamsに通知したい
・来客記録がアナログな方法だから改善したい
・フリーアドレスで来客方法に迷ってる
・来客前後の業務も効率化したい
などの課題があれば参考になる記事ですので
以下の目次から気になるセクションをご覧ください。
また、料金に関してはWEB非公開になっているため
以下から料金表をダウンロードしてください。
目次
Office365と連携できる受付システム「RECEPTIONIST」とは？
Office365と連携できる受付システム「RECEPTIONIST」は、
来客業務を自動化するクラウドサービスです。
従来の来客業務は、オフィスの受付にある電話から
ゲストが総合受付に電話をして、一時受付をした人が
担当者に取次を行うフローが一般的でした。
しかし、以下のような課題があります。
・一部の社員の負担がかかる
・電話を設置しなければいけない
・機密情報の来客記録の扱いが厳重でない
・来客の度に社員の仕事が止まる
など一例をあげてみましたが、
2023年のデジタル化社会では電話による
従来の来客業務の生産性は低いです。
それならTeamsで担当者に
直接来客のお知らせをすれば良いんじゃない？
という仕組みに変えるのが受付システムRECEPTIONISTです。
（以下、イメージです。）
直接通知する、
という仕組みをクラウド化するだけで
以下のような工数削減にもなります。
(料金表を見た方はご存知の通り、コスト削減にもなります。)
また、2017年にリリースしてから
今では年間200万人が使うサービスになり
2023年ではITツールの口コミサイト「ITreview」や
「ボクシル」では最高位を受賞しています。
Office365と受付システムの連携で何ができるのか
ここからは本題である、
Office365と受付システムを連携することで何ができるのかお伝えします。
Office365導入企業によく使われてる受付システムの機能なので、
導入の参考にご覧ください！
（１）来客通知をTeamsで受け取れる
Office365に付帯しているビジネスチャットMicrosoft Teamsで、
来客通知を受け取ることができます。
普段からお使いのチャットへ通知がされるため、新しい操作を覚える必要はありません。
また、ゲストが受付時に来客記録は自動でクラウド上に保存が可能です。
（２）来社アポイントメントをOutlookカレンダーでカンタンにできる
Office365に付帯しているOutlookカレンダーで、
来客の予アポイントメントを管理できます。
受付システムでアポイントメントを登録をした場合、
普段お使いのスケジューラーにも予定を登録する必要があると、
二度手間が発生してしまいます。
Office365と連携している場合、登録したアポイントメント情報が、
そのままOutlookカレンダーから自動登録されるので、
両方のカレンダーにスケジュール登録する手間が省けます！
また、自社の社員が複数名参加するスケジュールの場合、
該当する社員もOffice365連携をしていれば、
その方のカレンダーにもスケジュールを追加できます。
さらに、RECEPTIONISTのOutlookアドイン機能を使用すれば、
Outlookから予定登録と同時に受付コードを発行することもできますので、
わざわざ受付システムの管理画面へログインする必要もありません。
営業部門や人事・採用部門の方は特に、
自社オフィスへ来訪されるお客様も多くいらっしゃると思います。
来訪が多い場合、カレンダー連携ができないシステムでは
・カレンダーに二重登録するのが手間だ
・アポイントメントの登録が面倒くさい
などの理由で、受付システムの活用を面倒くさがる社員もいます。
アポイントの自動登録やOutlookアドイン機能があれば、
来訪の多い社員も簡単に活用できますよ！
（３）アポイントメント作成時に、会議室の空き状況の確認・予約ができる
受付システムのアポイントメント作成時に、
Outlookカレンダーの会議室情報（リソース情報）を参照できます。
さらに、参照した会議室をそのままアポイントメント登録と同時に登録できるため、
会議室の予約も一度に行えます。
来訪が多く会議室の利用が多い社員にとっては、非常に便利な機能です！
（４）受付システムへ登録する社員情報の更新が簡単にできる
社員情報をAzureADと同期することで、
新規社員の一括登録、既存社員の一括更新・削除をすることが可能です！
多くの企業では、入社や退社のタイミングで、
従業員の情報を登録・削除する業務が発生していると思います。
AD連携を使うと、受付システムへ登録社員情報を更新する手間が省けるため、管理者の手間も少なくて済みます。
実際の活用事例
最後に、実際にOffice365と連携して受付システムを活用している企業様の事例を紹介します。
（１）バリュエンスホールディングス株式会社
バリュエンスホールディングス株式会社様では、
以前は内線電話で受付をしていましたが、
来客が重なる時間には受付やゲートの前が混雑し、
お客様にお待ちいただく時間が長くなってしまっていることが課題でした。
受付システムのご検討時には、Teamsと連携できる点や業務の効率化、
コスト削減効果を評価いただき、RECEPTIONISTを選定されました。
RECEPTIONIST導入後は、受付前の混雑の緩和やお客様の待ち時間が減っただけでなく、
受付専任だった人員を秘書など他の業務にあたってもらうことで人材リソースの再配置ができている、
とお喜びの声をいただいています！
事例：電話機より一歩先の受付へ。受付無人化で緊急時でも迅速な全社リモートワークが可能に。
（２）株式会社ニーズウェル
株式会社ニーズウェル様では、以前は内線電話で受付をしていましたが、
来客のたびに内線対応で業務が中断し、生産性・集中力が低下してしまうことや、
お客様が重なるとエントランスに溢れてしまうことを課題に感じていました。
RECEPTIONIST導入後は、「働き方改革」「生産性向上」の効果だけでなく、
洗練された受付により企業イメージの向上にもつながっているとお喜びの声をいただいています。
事例：付加価値を生みづらい「取次業務」をゼロへ。アナログな受付を刷新して業務効率化&企業イメージUP
まとめ：Office365と連携できる受付システムRECEPTIONIST
今回は、Office365と連携できる受付システムRECEPTIONISTについてお伝えしましたが、いかがでしたか？
Office365と受付システムを連携して使うことで、
より効率的な受付フローを実現できますので、
もしOffice365をご導入済みであれば、ぜひご検討いただけたら幸いです。
より詳しい機能や活用方法、ご利用料金については、下の資料をご覧ください！
最後までご覧いただきありがとうございました。
RECEPTIONISTシリーズについて
RECEPTIONISTシリーズは、ビジネス上のつながりをテクノロジーでスマートにすることで
各従業員が本来やるべき業務に集中でき、働きやすい環境に変えていくクラウドサービス群です。
