こんにちは、RECEPTIONISTブログ編集部です！

昨今、受付のデジタル化を進めたいと考える企業からのお問い合わせが急増しています。

出社の再開、ハイブリッドワークの浸透、働き方の多様化が進んだ結果、
オフィス環境の見直しが増え、同時に受付環境の見直しも進んでいます。

2023年5月8日より、新型コロナの分類変更が検討されていることからも、
これから更にオフィス環境に変化が起きていくと想定できます。

また、昨今はオフィスだけでなく、

店舗(クリニック・美容室など)・工場の受付無人化を検討する企業からの問い合わせも増加しています。

そこで今回は、昨今の状況下で移行が加速している受付のデジタル化によるメリット・デメリットについて、

無人受付化を支援しているクラウド受付システムRECEPTIONISTのコンサルテング経験から、解説をしていきます。

今後、オフィス出社の再開やハイブリッドワークの導入、受付の無人化を考えている方は、ぜひ参考までにご覧ください！

受付のデジタル化とは

受付のデジタル化とは、受付の省人化やコスト削減のため、受付システム・アプリ・ロボットを活用し、受付業務をデジタル化させることです。

従来の方法は、お客様やパートナーなどの受付は人・ベル・電話などで対応でしたが、ITの進化と共に受付の形も変わりつつあります。

人が受付をすることで柔軟な対応ができる一方で、人によっては対応に差が出ていたり、

受付の電話が鳴るとオフィスに音が鳴り響き、

集中して仕事をしていた人の手を止めてしまうことで、生産性が落ちてしまいます。

そのような課題を解決できるシステムが今は主流となっています。

コロナ禍で受付のデジタル化が急速に進んだことで、

オフィス・店舗(クリニック・美容室など)・工場などで導入が増えています。

なぜ、いま受付のデジタル化が必要なのか

まずはじめに、なぜいま受付のデジタル化が必要なのかお伝えします！

（１）オフィス回帰により、オフィスへの来客が増えているため

公益財団法人日本生産性本部の「第11回　働く人の意識に関する調査」では、

20年5月には「テレワークを行っている」と31.5％の人が答えていましたが、22年10月の調査では17.2％まで減少しています。

このことから分かる通り、リモートワーク率が減少し、オフィスへ出社する人が増えています。

また、弊社の受付システムRECEPTIONISTの利用状況も

ご覧の通りに増えており、出社再開に伴って来客が増えていることがわかります。

来客が増えたことで、受付の省人化やコスト削減のため、受付のデジタル化を検討する企業が増えています。

https://www.jpc-net.jp/research/detail/006105.html (参照 2022-12-22)

（２）ハイブリッドワークの浸透により、オフィス組への負担が増加したため

以前であれば、電話や受付の対応は出社している全員で対応できましたが、

リモートワークで不在の社員がいる今では、その負荷は出社している少数のメンバーにかかってしまいます。

いまだに多くの企業では、

• ・電話や郵便、受付対応のために、必ず誰かがオフィスへ出社しなければならない
• ・来客・電話の取次時に、該当の社員が離席しているのか、リモートワーク中なのかわからない
• ・せっかく出社したのに雑務が多くて本業に集中できない

といった課題を抱え、不平等や非効率な環境が生まれています。

そこで、受付を無人化し、不平等や負荷の解消を行う企業が増えています。

（３）フリーアドレス・ABWの導入により、取次に課題が生じているため

ハイブリッドワークの浸透により、

オフィスコストの見直しのため、フリーアドレス・ABWの導入を進める企業が増えています。

フリーアドレス・ABWの導入課題の一つに「電話の取次」があります。

フリーアドレス・ABWでは、

・誰がどこに座っているかわからない

・誰が出社していて誰がリモートわわからない

・内線電話の配置が難しい

といった課題があります。

そこで、内線電話がなくても受付対応を可能にするため、受付をデジタル化が検討されています。

受付デジタル化の７つのメリット

次に受付デジタル化のメリットをお伝えします！

（１）受付の省人化・コスト削減

受付のデジタル化により、受付対応を無人化することが可能です。

従来、受付対応にかかっていた時間や人件費を別のことに使えるため、生産性も向上します。

RECEPTIONISTであれば、初期費用不要で月額利用料のみで利用できますので、

有人受付(※月・約50万円)と比較するとコスト削減に繋がるのが一目でわかります。

※弊社調べ

実際に、年間で900時間・100万円以上のコスト削減を実現した企業もいます！

（２）オフィス組の負担軽減・業務効率化

受付対応が不要になれば、受付のための出社・電話当番も不要になります。

不平等な環境が改善され、バックオフィスの方のリモートワーク導入にも一役買います。

オフィスでの業務も電話に邪魔されないので、業務も捗ります。

カリフォルニア大学のグロリア・マークが発表した論文には、

1度途切れた集中力が元に戻るまで約23分かかる、と記載されていることから

集中力が途切れやすい環境から解放されるだけで生産性の向上が期待できます。

カリフォルニア大学アーバイン校の研究結果

https://www.ics.uci.edu/~gmark/chi08-mark.pdf

（３）フリーアドレス・ABWでもスムーズに受付対応できる

フリーアドレス・ABWオフィスで、従来のような内線電話受付をしようとすると、

取次に多くの時間がかかり、お客様を待たせてしまいます。

受付をデジタル化をすると、取次が不要になるため、

フリーアドレス・ABWオフィスでも早く正確に受付対応ができます。

（４）セキュリティを向上できる

コロナ対策やPマークの取得対策として

オフィスへの入館の際に、来客表や健康チェックシートの記入を行う企業も少なくありません。

受付がデジタル化していれば、そうした履歴もすべてクラウドに自動保存でき、正確なデータを残すことができます。

さらに、シールプリンター・スマートロック・セキュリティゲートと連携することで、オフィスのセキュリティを高めることもできます。

シールプリンターで社外・社内の人を一目で見分けられる状態にしたり、

スマートロックやセキュリティゲートと連携することで

物理的なセキュリティを高めるだけでなく、同時に業務効率化までできます。

（５）感染症対策

受付を無人化できれば、人との接触を最小限に抑えられるため、感染症のリスクも低減できます。

（6）職場イメージの向上

昭和から続く電話・ベル・人だけの受付では、DXが推奨されている現代に遅れているイメージになります。

オフィスの受付は「会社の顔」と言われているところですので、

受付をデジタル化するだけで企業イメージを高めて、採用などに良い影響を与えることができます。

（7）社員の自律を促進できる

受付を無人化すると、

過去の受付フローである「総合受付に電話→担当者に取り次ぎ→担当者が迎えに行く」というフローではなくなるため、

社員が自分で対応しなければいけません。

そのため、当事者意識が高くなり、自身でしっかりと時間管理を行うようになります。

受付デジタル化の4つのデメリット

次に受付デジタル化のデメリットをお伝えします！

(1)柔軟な対応が難しい

受付を無人化するデメリットは、柔軟な対応が難しいということです。

システム化すると一定の規則がある対応は自動化できますが、

イレギュラーな対応が生まれた場合、対応しきれません。
なので人にしかできないイレギュラーな対応が多いところでは、受付の無人化は工夫が必要になってきます。

(2)使えない人がいる可能性がある

受付を無人化すると同時に受付システムを導入すると思いますが、

社内外にITが苦手な人が多すぎると理解してもらえない可能性があります。

受付システムは他のITツールと比較してとても簡単に使えるサービスではありますが、

社内では反対の意見を出してくる人もいるでしょう。

また、ご年配の方の来社が多い・ITが苦手な方が多く来社されるといった企業様では、

お客様が受付システムを嫌がるケースがあります。

受付システムを選定する際には、誰にでも使えるシステムかどうか・自社の来客者に合っているか、確認が必要です。

(3)システムエラーが起きる可能性がある

サーバーやシステム、連携しているサービス等の影響で、

受付システムにエラーが起きる可能性があります。

システムエラーが起きると、無人受付ができなくなります。

いくら利用料金が安かったり、機能が豊富なシステムでも、

エラーが多ければ導入していても意味がありません。

そのため、導入する予定のシステムが、

年間で何回ほどシステムダウンしているかを調べてみることをおすすめします！

（４）費用がかかる

これまで内線電話を使用したり、有人で対応していた受付をシステム化するので、

受付システムの利用料がかかります。

かかっている人件費や時間的なコストを考えれば、

費用対効果が高いシステムではありますが、

有料システムになるため、導入前にはトライアルを行うなどし、社内で運用できるか検討が必要です。

RECEPTIONISTでは、無料でトライアルが可能ですので、

ご興味がございましたら、一度ご相談ください。

受付デジタル化による効果

最後に、受付デジタル化による効果をお伝えします！

（１）月/600件以上の来客取次がほとんどゼロに！

株式会社アイスタイル様では、内線電話で受付をおこなっていましたが、

来客の多い時間は、内線の取次だけで業務が終わってしまう状況でした。

しかし、RECEPTIONIST導入後には月600件の受付対応がほぼゼロになり、

総務のメンバーが業務に集中できるようになった、とお喜びの声をいただいています！

事例：月/600件以上の来客取次がほとんどゼロに！

（２）グループ統合を機にオフィス移転。受付&会議室システム導入でABW化へ

三井デザインテック株式会社様では、コロナ禍で出社率が減った中、

少ない人数で受付対応をしないといけないことが課題となっていました。

しかし、RECEPTIONIST導入後には、対象の社員がどこで働いていても、

受付対応ができているのでABW化に大いに役立っています、とお喜びの声をいただいています！

事例：グループ統合を機にオフィス移転。受付&会議室システム導入でABW化へ

（３）固定電話を撤廃しフリーアドレスを実現

株式会社ジョンマスターオーガニックグループ様では、

本人以外の社員の仕事が中断されてしまう・打ち合わせまでに時間も労力もかかるという点を課題に感じていました。

しかし、RECEPTIONIST導入後には、

取次も飛び込み営業も無くなり、業務に集中できるようになった、

とお喜びの声をいただいています！

事例：固定電話を撤廃しフリーアドレスを実現

まとめ：受付のデジタル化をするなら

受付のデジタル化によるメリット・デメリットをお伝えしましたがいかがでしょうか？

新型コロナの流行から約3年が経過し、社会背景も大きく変化しています。

今後、オフィス出社の再開やハイブリッドワーク導入、

フリーアドレス・ABWの導入を予定しているのであれば、

受付のデジタル化によって快適なオフィスを構築できるかもしれません。

また、今後も受付のデジタル化は進んでいくと予想されていますが、

人に出迎えてもらうことは、日本の素敵なおもてなし文化の一つですので、この先もゼロになることはないと思います。

しかし、システムで効率化・自動化できる作業は丸投げしてしまい、

人にしかできない対応をすると、もっと体験価値の高い受付になるのではないでしょうか。

実際に導入企業様でも、有人受付とRECEPTIONISTを併用し

人にしかできない部分は受付係が対応し、

システムが得意な部分はRECEPTIONISTへ移行する併用利用のケースも増えています。

もしご興味がございましたら、是非一度弊社までご相談をいただけましたら幸いです！

弊社では、今後も働く人がバリューを発揮できる環境を整えるため、一役買えるよう精進していきます。

最後まで読んでいただきまして、ありがとうございました。

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