iPadクラウド受付システムRECEPTIONIST

かんたん・スピーディなQR受付のメリット・デメリット

こんにちは、RECEPTIONISTブログ編集部です!

 

新型コロナの流行を機に、

非接触で受付可能なQRコード受付を導入する企業が増加しているのはご存知でしょうか?

 

弊社の提供する受付システム「RECEPTIONIST」も実はコロナ前と比較し、

上場企業での導入が約4倍となっており、特にセキュリティ意識の高い企業様がより意識的に導入を推進している印象です!

 

今回は、そんなQR受付ができる受付システムのメリット・デメリットをご紹介します!

 

QR受付のメリット

(1)来訪者の手間が少ない

QR受付は、一般的な内線電話の受付と比較すると、約1/2以下の手間で受付が完了します。

 

一般的な受付といえば内線電話ですが、内線電話の場合、

 

①受付から電話をかける

②要件・担当者を伝え、取次をお願いする

③来客表を記入する

④入館証/ゲストカードを受け取り、入室する

 

といったフローが発生します。

 

しかし、QR受付の場合は、

 

 

①QRコードをかざして受付完了

②プリンターから印刷された来館証/ゲストカードを持って入室

 

となるため、手間をかけずに入館できます。

 

RECEPTIONISTであれば、セキュリティゲート・スマートロックとも連携できるため、印刷したQRコードを使ってゲート・ドアの開閉もできます。

 

より強固なセキュリティを実現でき、効率も上がるため、特に大企業で人気です!

 

(2)受付完了までの時間が早い

 

QRをかざすだけで受付が完了するため、スピーディに受付が完了します。

 

 

内線電話による受付では、受付完了まで約3-5分程度かかるところ、

QRコードによるクラウド受付では、QRコードをかざしてから受付完了までが1分以内に完了するため、非常にスピーディです。

 

そのため、受付前で、お客様の列ができにくいのも特徴です。

セミナーや面接など、同じ時間帯に来客が重なる場合には特に便利です。

 

実際の受付動画もあるので、ご興味があれば、どれだけ早く受付ができるのか確認してみてください!

 

(3)来客の履歴を正確に管理できる

 

お客様固有のQRコードを使って入退館するため、来客の情報・入退館履歴を正確にとることができます。

 

手書きの場合、紛失・書き忘れ等が起こりやすいだけでなく、正確な入退館時間の把握が難しいため、セキュリティ上のリスクもあります。

 

(4)感染症のリスクが少ない

 

QRコードをかざすだけであれば、内線電話や機械に触れる必要がないため、感染リスクも低減できます。

 

コロナ禍になり、以前は有人だった受付を完全無人・非接触へと変更される事例も増えています!

 

QRコード受付のデメリット

(1)発行に手間がかかる

 

QRコードで受付をする場合には、QRコードの発行作業が必要になります。

来社されることが決まった際に、QRコードを毎回発行する手間がかかるため、運用が煩雑になってしまいます。

 

解決策としては、日程調整と同時にQRコードを自動発行・自動送付できる機能を活用することをお勧めします。

 

受付システムRECEPTIONISTには、無料付帯*している日程調整ツール「調整アポ」と連携しているため、調整アポから日程調整をすると同時にQRコードの自動発行・自動送付が可能です!

*一部有料機能がございます

 

(2)QRコードを忘れてしまう人がいる

 

もう一つのデメリットには、QRコードを忘れて来社されてしまう方がいらっしゃるということです。

 

何週間も前に受け取ったメールの場合、他のメールに埋もれてしまったり、誤って削除してしまう方もいらっしゃいます。

 

せっかくQRコードを用意していても、お客様が忘れてきてしまっては意味がありませんよね。

 

RECEPTIONISTの場合、

 

①前日にQRコードつきのリマインドメールが自動送付されるため、忘れにくい

②受付コードや担当者名検索からの受付も可能なため、QRがなくても受付ができる

 

ので、無理なく運用ができます。

 

まとめ

今回は、QR受付ができる受付システムのメリット・デメリットをご紹介しましたが、いかがでしたか?

 

QRコードを使用した無人・非接触の受付システムは、年々需要が高まっています。

 

ぜひこの機会にQR受付を検討してみてはいかがでしょうか?

詳しくは、資料を
お受け取りください。

導入検討中の方、情報収集中の方に役立つ情報がある資料になります。
今後、受付システムを少しでも検討しているのであれば是非お受け取りください。

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