オフィスにおける来客の受付業務をDXで効率化！年間400万人が使うRECEPTIONISTとは？

オフィスに来客があったとき、あなたの会社ではどう対応していますか？

例えば、

・来客があった際は内線電話で対応

・お客様を会議室に案内しつつ、担当者へ取り次ぐ

・手書きで記入してもらった受付簿をファイリングしたり、システムに直接入力し直す

こうした対応は、まだ多くの企業で見られる“受付のスタンダード”。

ですが、実はこうした業務こそが、社員の集中を途切れさせ、全体の生産性を下げてしまっている要因にもなっています。

しかも、対応を任されがちな総務や若手社員にとっては、ほかの業務の合間に突発的に発生する「割り込み仕事」になりがち。

企業全体で見ると、想像以上の工数と時間がかかっているんです。

本記事では、そんなオフィスの来客対応を見直す方法として「受付業務のDX（デジタル化）」に注目し、

・実際にどれくらいの負担がかかっているのか

・どんな課題があり、どんな解決策があるのか

・そして、それを支える受付システム「RECEPTIONIST」の活用事例

までをわかりやすく紹介していきます。

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オフィスの来客対応にかかる時間は月4時間以上！

オフィスでの来客対応、実は想像以上に時間がかかっています。

弊社が行った2024年12月の調査*では、「受付対応」は1週間に平均66.3分を費やしているという結果が出ました。

これを月に換算すると、約4時間にもなります。

*株式会社RECEPTIONIST「ビジネス雑務に関する実態調査」（https://receptionist.co.jp/news/241205-report）

受付対応と一口に言っても、実際には以下のような業務が含まれます。

・来客日の日程調整、会議室の確保

・来客の受付

・会議室の清掃

・会議室や待合室への案内

・担当者への取り次ぎ

・お客様へのドリンク提供

・来客情報の登録

これらは都度発生するため、社員の作業を中断させ、集中力を奪う原因にもなっています。

特に総務や受付スタッフに限らず、現場の社員やアシスタントなど、幅広い層が関わることも多く、積み重なると大きなロスに。

こうした「ビジネス雑務」を見直し、削減できれば、より生産性の高い仕事に集中できる時間が生まれます。

オフィスの来客対応における課題と、DXで解決する方法

オフィスの来客対応には、業務の効率やセキュリティに関わるさまざまな課題が潜んでいます。

こうした課題を放置すると、生産性の低下や情報管理上のリスクにもつながりかねません。

以下に、よくある課題と、それをDXでどう解決できるかを整理しました。

1.業務が分断される

【課題】

来客があるたびに、総務や担当者の業務が中断され、集中力や作業効率が低下する。

【DXによる解決】

・来客受付をデジタル化すれば、スタッフがその場で対応する必要がなくなる

・取次通知を自動化することで、業務を止めずに来客対応が可能になる

2.人手による対応が前提になっている

【課題】

受付の電話対応、手書きの記録、内線での取次など、すべてが人力で行われているため非効率。

【DXによる解決】

・タブレットや受付端末による自動受付で、作業の手間が大幅に削減される

・デジタル記録・通知によって、人的ミスや二度手間を防止できる

3.対応が属人化している

【課題】

「誰が対応するか」が曖昧で、担当者不在時などに対応が遅れたり混乱が起きやすい。

【DXによる解決】

・あらかじめ設定したルールに沿って、担当者に直接、自動で通知される

・担当者が不在でも、グループ通知や代理対応設定でスムーズな引き継ぎが可能になる

4.記録の管理が煩雑化している

【課題】

紙やエクセルによる来客記録では、記録漏れや情報の検索が面倒になる。

【DXによる解決】

・クラウド上で来客履歴を自動保存・一覧で管理できる

・期間・担当者・会社名などで簡単に検索・抽出が可能になる

5.セキュリティ面のリスクがある

【課題】

アナログな受付では、来訪者の入館基準が明確に定まっておらず、誰でも何に入れたり、不審な人物の入場に気づきにくいといったリスクが発生する。

【DXによる解決】

・入館前に回答が必要な質問項目を自由に設定することで、来訪者の情報を事前に確認し、基準を満たさない人の入場を防止

・セキュリティゲートと受付システムを連携させることで、認証された来訪者のみが入場可能になる

・システム上で来訪者情報を一元管理し、過去の履歴や不審な動きの追跡も可能になる　

来客対応をDXで効率化する「RECEPTIONIST」とは？

クラウド受付システム「RECEPTIONIST」は、10年以上の受付嬢の経験から作られたオフィス来客をDXするシステムです。

お客様がiPadで受付をすると担当者と決められたアシスタント(任意)に直接来客のお知らせが届きます。　

来客のお知らせする方法は、ビジネスチャット、専用アプリ、SMS、メール、電話とさまざまなパターンがあります。

電話の時とiPadに変わった時は以下のように変わります。

これにより、総務や新入社員、受付スタッフが取次を行う必要がなくなります。

また、受付と同時に来客記録がクラウド上に自動で記録されるので、いつでもどこでも来客記録の確認や出力が可能です。

（平等なリモートワークの手助けになります)

以下の図のように、事前準備は来訪日時の日程調整URLを送り、当日はドリンク提供を行うのみなので、これまで費やしていた工数をかなり削減することができます。

工数削減によって生まれた時間で、総務や現場社員は本来業務に集中して取り組むことが可能になります。

「RECEPTIONIST」の機能・料金の詳細を確認する

「RECEPTIONIST」の導入事例とオフィス来客対応のDX化実績

続いて、オフィス来客対応にRECEPTIONISTを導入した事例をBefore→After形式で紹介します。

（1）株式会社アイスタイル

株式会社アイスタイルさんは、美容系総合ポータルサイト＠ｃｏｓｍｅ（アットコスメ）の企画・運営 関連広告サービスの提供している企業です。
　

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参照：600件以上/月の来客取次がほとんどゼロに！受付システムとWorkplaceの連携で、チャットツールの定着にも貢献

（2）株式会社ジョンマスターオーガニックグループ

株式会社ジョンマスターオーガニックグループさんは、化粧品販売事業をしている企業で、女性の方なら知らない人はいないぐらい、よく使われている化粧品を販売しています。

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参照：フリーアドレスを採用した新オフィスで「脱・固定電話」へ！コロナ禍の働き方改革貢献に加え、電話が鳴らず集中できる環境構築へ

アナログなオフィスの来客対応をDXでスマートに

来客対応は、企業の“顔”としての役割を果たす大切な業務です。

しかしその一方で、従来のアナログなやり方のままでは、業務の分断や手間、属人化、セキュリティリスクといったさまざまな課題が積み重なり、生産性を下げる原因にもなっています。

本記事では、こうした来客対応にまつわる課題を整理し、デジタル化（DX）による解決策として「RECEPTIONIST」の活用をご紹介してきました。

受付業務をDXすることで、

・工数を削減でき、社員一人ひとりがより本質的な業務に集中できる

・効率的な来客情報の管理や、セキュリティ対策も行える

・来訪者にとっても、スムーズで洗練された対応が実現する

といった、企業全体にとっての大きなメリットがあります。

もし「今のやり方にモヤモヤを感じている」「来客対応をもっとスマートにしたい」と感じている方は、RECEPTIONISTの導入をこの機会に検討してみてください！

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