お知らせ

感染症予防対策ガイドラインのためにRECEPTIONISTがお役立ちできる3つのこと

入退室管理履歴

2021年12月1日に経団連による
「オフィスにおける新型コロナウイルス感染予防対策ガイドライン」が改訂
されましたね。

これまではリモートワークの推奨などの内容がほとんどでした。

しかし、今回からは感染症対策を行うと同時に、
経済活動を両立させていくために企業が取り組んでいくべきこと

という内容に変化しています。

そのため、まだガイドラインに対応できていない企業や、これから感染症対策を考えている企業の方に向けて、お役立ちになれるようにブログを書きました。


目次
1、今、働き方はどう変化してきているのか?
1-1:テレワーク主体からオフィス出社に変わると共に出た不安の声
1-2:2020年12月、ガイドライン改訂で注目すべきポイント
2、万が一に備え、来訪者履歴をすぐに確認できる環境が重要に
3、RECEPTIONISTがお役立ちできる3つのこと

1、今、働き方はどう変化してきているのか?

テレワーク主体からオフィス出社に変わると共に出た不安の声

首都圏オフィスワーカー調査 2020

出典:首都圏オフィスワーカー調査 2020

まずは第三波から働く環境はどう変化しているのか?

ということをアンケート調査の結果からお伝えします。

上記のグラフのように、「首都圏オフィスワーカー調査2020」によると、 完全テレワークをしている企業は6.4%とのことで、現状、ほとんどの人がオフィスに出社してます。

しかし、上記の調査を見る限りではオフィスの感染症対策について、 出社をしながらも会社の感染症対策に 不安を抱いている人が多いということが示されています。

対策をしていく必要がありますね。

それでは続いて、経団連の感染予防対策ガイドライン改訂の注目すべきポイントを見ていきましょう。

前回のガイドラインとは大きな違いがあります。


2020年12月、ガイドライン改訂で注目すべきポイント

以下のようなポイントが追加されています。

▼出張について

「不急の場合は見合わせる」と慎重な対応を求めていましたが、「感染状況や出張先の感染防止対策に注意する」と緩和しました。


▼勤務について

・オフィス内の湿度については、(中略)40%~70%になるよう努める。
・窓が開く場合1時間に2回以上、窓を開け換気する(寒冷期はこまめに)
本格的な冬到来の中で、湿度と換気の管理について細かく記載がされています。


と変化がありますが、注目したいのは、オフィスの立ち入りについてです。

▼オフィスの立ち入りについて

(4月)取引先等を含む外部関係者の立ち入りについては、必要性を含め検討し、立ち入りを認める場合には、当該者に対して、従業員に準じた感染防止対策を求める。




(12月追加)取引先等を含む外部関係者の立ち入りについては、必要な範囲にとどめ、当該者に対して、従業員に準じた感染防止対策を求め、立ち入り者を記録する。


もともと本人が面会相手や時間、経路、訪問場所などを記録に残すことは記載されていましたが、来訪者を受け入れる企業側も記録を残すことが求められるようになりました。

第三波と言われている中、企業は自社への出入りを管理することが新たに必要となりましたね。

2、万が一に備え、来訪者(お客様、配送、関係者)履歴をすぐに確認できる環境が重要に

入退室管理履歴 オフィスで来訪者と担当者が会う時には、受付を介してから会います。

その際には来訪者履歴を取ることは、昨今の事情を踏まえると必要ですが、企業によっては

・検温した体温を紙に記入
・渡航履歴や咳の有無など、規定の健康チェック項目を満たしているか


などを新たに行うことになり、通常以上に確認に手間がかかります。

内線電話での対応では正確に記録できず、すぐに確認することも難しいです。

また、万が一、自社の社員や関係者に感染者が出た場合は、対象者の行動履歴、症状が出始めた日前後の行動について会社が把握したうえで適切な対応を取る必要があります。

そこでRECEPTIONISTの出番です。

まずは資料を見てみる

3、RECEPTIONISTだからお役立ちできる3つのこと

RECEPTIONISTだからお役立ちできる3つのこと

(1)来訪者履歴が正確に自動保存

RECEPTIONISTは、経団連のガイドラインに明記されていた来訪情報の記録を正確に残せます。

来訪時に日時、社名、お名前、社内担当者、使用した会議室がWEB上の管理画面に自動で保存されるためです。

さらに、カスタムフィールド機能を使うことで、企業ごとの健康チェックシートへの同意や体温など、別で記録していた来訪者の健康状態も同時に記録、管理できます。

また万が一、感染者が出た場合は、すぐに接触者をwebで確認できるので効率的です。

(2)出社組の負担を軽減。テレワーク支援に。

テレワークとオフィスワークを併用したことにより生まれる障害である「出社組の負担」は増加していきます。

来客対応により、担当者以外の出社組が対応し、本来の業務に集中できない課題が生まれています。

しかし、担当者に直接連絡をするRECEPTIONISTにより、勿体無い雑務に追われることもなくなります。

また、来客対応のためだけの出社組もテレワークが可能となります。

以下の事例が参考になるかもしれません。

導入事例:緊急時の出社状況の変化にも順応できるオフィスへ|株式会社BuySell Technologies

(3)新しい課題が生まれた「会議」を効率的に

リモートワークが普及したことにより
オンライン会議が増加し、以下のような課題が生まれました。

・普段出ている営業が社内でオンライン会議をしている為、会議室がすぐ埋まる
・使われていない会議室がある
・日程を調整する業務により他の集中したい仕事に時間が割けない


それだけでなく、仮押さえをして消し忘れたり、メールを作成したり、様々な問題もあります。

しかし、それらの課題はRECEPTIONISTと連携できる日程調整ツール「調整アポ」と、会議室管理システム「RECEPTIONIST For Space」で解決可能です。

どちらも別々の企業が提供するツールを使うと管理が面倒ですが、ワンストップで管理できるのでとても楽になります。

できることを簡単にまとめます!

・受付を無人化し、内線電話や受付担当の取次による接触リスクを低減
・来訪対応の出社組もテレワークができる環境になる
・固定電話を廃止し、十分に距離を取ったオフィス環境へ
・各社のガイドラインに応じた来客者情報を詳細に記録・可視化
・日程調整機能(調整アポ)で来訪者を事前登録し、正確な来訪者情報を管理
・関係者に感染者が出た場合に、来客履歴から接触者をすぐに特定
・日程調整業務を1/10にできる
・煩雑になる会議室を効率的に利用できる


以上となります。

今回お伝えしたことで、RECEPTIONISTを試してみたいという方は、ぜひ以下から資料請求していただくか、新規登録をして31日間の無料トライアルを試してみてください。
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