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【2023年最新】固定電話を廃止する企業が増える理由とは?メリット・デメリットを解説

こんにちは、RECEPTIONISTブログ編集部です!

 

固定電話を廃止する企業が増えている理由を知っていますか?

その背景には2024年にNTTが固定電話を廃止することだけでなく、感染症対策や働き方改革、DX推進などの社会的背景があります。

 

クラウド受付システムを提供する弊社RECEPTIONISTでは、固定電話を廃止する企業様からの問い合わせが多いため、そして固定電話を廃止しているため、その背景やメリット・デメリット、または廃止する前にやるべきことの情報が集まります。

 

というわけで今回は、2024年に廃止される固定電話から脱却を検討している企業様向けの記事です。

 

現在、固定電話を自社、またはパートナー企業が廃止を検討しているのであれば、ぜひ参考情報として活用してください!

固定電話を企業が廃止する「デメリット」 

固定電話を企業が廃止するデメリットについてお伝えしていきましょう!

正直な話、すでに企業として1年以上経っているのであれば大きなデメリットはないので、この話はスルーしてもらっても問題ないです。

 

(1)ITが苦手な人が悲鳴をあげる

固定電話を廃止すると、これまで慣れていた習慣をなくして新しい環境になりますので、ITが苦手な人からするとコミュニケーションや仕事のスピードが遅くなってしまいます。

(2)銀行口座が作りにくい

創業した時に固定電話がないと口座開設が難しいという一説があるので、こちらはIP電話などで代用すれば問題ないと思います。

(3)その他

あとはFaxが使えなくなる、携帯電話を教えるリスク、オフィスの受付の対応が複雑になる等があげられますが、現状はツールなどで解決できるケースがほとんどです。

固定電話を企業が廃止する「メリット」

固定電話を企業が廃止するメリットは、経営リソースを確保するだけでなく、従業員の方々が快適かつ流動的に働けるハイブリッドな環境を作れることです。

(1)集中して仕事に取り組める

オフィスで働く従業員の方向けに「オフィスに求めていることは何ですか?(※1)」という質問に対して、多くの方が集中できる環境という回答でした。

 

外線着信や来客の度に固定電話が鳴り響くと、突然の騒音が集中力を途切れさせます。また、カリフォルニア大学のグロリア・マークが発表したデータ(※2)によると、一度途切れた集中力が取り戻すまでに20分かかると発表しています。

 

つまり、おろそしく生産性が下がります。

 

なので固定電話を企業から廃止すると、集中して仕事に取り組めるので生産性が高くなるという訳ですね。

 

(※1)株式会社ワーク.「コロナ禍のオフィス環境に関する調査」.
https://www.atpress.ne.jp/news/319472 (参照 2022-8-4)
(※2)5分の電話を1日5回受電した場合:https://www.ics.uci.edu/~gmark/chi08-mark.pdf

 

(2)評価される仕事にリソースを割ける

固定電話で生じるデメリットの図

オフィスに固定電話を設置していると、必ずバケツレースのような電話取り次ぎが発生します。

 

・お客様からの電話

・電話営業

・飛び込み営業

・来客の電話

 

など、様々なケースで発生します。

 

直接、担当者に電話が繋がれば自分と関係ない仕事はせず、評価対象となる仕事にリソースを割けるようになり、自分の評価も会社の業績も伸ばしやすい環境になります。

 

(3)リモートワーク導入が簡単になる

固定電話のままでは誰かが電話番をする必要があり、必ず出社しなければいけなくなります。

 

ワークライフバランス、ハイブリッドワーク、働き方改革が推進されるこの時代ですので、リモートワークを導入すると採用や福利厚生の側面でも生産性を高められる可能性があります。

 

(4)その他

その他にはコスト削減ができる、スペースに空きができるのでその分を活用できるなどがあります。

固定電話を企業が廃止する前にやるべきこと

「はい、固定電話やめます!」

 

と、いきなりトップダウンで廃止してしまうと思わぬケースに遭遇します。

 

そんなケースに遭遇しないように、弊社では固定電話を廃止する前に3ヶ月に渡り、自社調査を行いました!(必ず固定電話を廃止する前に、定量的な自社調査を行いましょう!)

 

どのような種類の電話がかかってきているか調べた結果、わかったのは95%以上は営業電話だったことでした。

  

そのため、固定電話は留守番電話で対応し、お客様やパートナーなど社外の方と電話をする可能性がある人には個別の番号を付与することで、電話対応していた一部を別の手段に乗り換えられました。

 

オフィスの受付はRECEPTIONISTですので、そもそも電話が必要ない状態です。

固定電話廃止(脱固定電話)で検討すべきツール

(1)オフィスの受付電話

受付の電話をRECEPTIONISTに変更すると

自画自賛で恐縮ですが(笑)、こちらは弊社のサービス「クラウド受付システムRECEPTIONIST」がオススメです。

 

7000社以上の導入実績と、今使っているチャットや専用アプリ、SMS、携帯への着信音などで来客を通知できます。取次ぎも不要になり、来客履歴も自動でクラウドに保存されるだけでなく、健康状態の確認や日程調整から会議室予約まで自動化できます。

 

(2)外線電話

外線電話はクラウドPBXなどの導入がオススメですが、電話代行サービス「フォンデスク」もオススメです!

 

フォンデスクの担当者の方々が一次請けをしてくれて、その内容をチャットなどに通知してくれるサービスですので、必要な電話であれば折り返せばOKです。また、どういう種類の電話があるかも視覚化できます。

 

(3)社内コミュニケーション

社内コミュニケーションはビジネスチャットがおすすめです!テキストコミュニケーションが苦手な人が多いと導入が難しいかもしれませんが、導入すればリモートワークも可能ですし、非同期コミュニケーションも可能ですので生産性を底上げできます。

固定電話を廃止した企業事例

最後にRECEPTIONISTを導入して、固定電話を廃止した企業様の事例を紹介します!

 

(1)株式会社ジョンマスターオーガニックグループ


 
株式会社ジョンマスターオーガニックグループ様では、オフィス受付に内線電話で対応していましたが、来客の度に本人以外の社員の仕事が中断されてしまう状況でした。

 

しかし、RECEPTIONIST導入後にはアポなしの営業訪問の対応も無くなり、オフィスで電話が鳴らなくなったので、業務に集中できるようになり、来客の電話取次はほぼゼロになった、と喜んでいただけました!

 

事例:新オフィスで「脱・固定電話」へコロナ禍の働き方改革に貢献

 

(2)都築電気株式会社


 
都築電気株式会社では、元々は受付担当が応対して、担当者に電話で取り次ぐという旧来型の受付で受付業務のために、特定の人間が電話対応をしなければならないことが課題でした。

 

しかし、電話を廃止してフリーアドレスを導入して、受付に5〜10分かかる問題も解消されて、来客情報の管理を効率化できたことで喜んでもらえました!

 

事例:「電話からの解放」自動受付で業務効率化と感染防止対策を一度に実現

 

まとめ

 

いかがでしょう?

 

オフィスにある固定電話は昭和時代から変わらない社内インフラの1つでありますが、平成を終えて令和になり、ITは発展し、今ではもうすでにインフラである必要がなくなりつつあります。

 

固定電話が2024年に廃止となると同時に「脱・固定電話」を検討してみてください。

 

最後まで読んでいただきまして、ありがとうございました。

 

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導入検討中の方、情報収集中の方に役立つ情報がある資料になります。
今後、受付システムを少しでも検討しているのであれば是非お受け取りください。

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