フリーアドレスで活躍するおすすめツール5選
こんにちは、RECEPTIONISTブログ編集部です！
オフィスにフリーアドレスを採用する企業が年々増加していることはご存知でしょうか？
森ビル株式会社が行ったオフィスニーズ調査*では、
2019年には19%だったフリーアドレスの導入率が、
2020年には、28%になり、2021年には32%にまで及んでいます。
この結果からも、年々フリーアドレスが増加しており、
今後もフリーアドレスが増加していく傾向が見てとれます。
実際に弊社でも創業当初からフリーアドレス制度を導入しており、
従業員は、コロナ前からフリーアドレスの環境で働いていました。
コロナ禍でフリーアドレスを導入する企業が増えてからは、
クラウド受付システムを提供している弊社へフリーアドレス時の受付対応について、
たくさんのお問い合わせをいただいております。
そこで、今回は、これからフリーアドレスを導入される企業様に向けて
フリーアドレス導入企業が実際に活用しているおすすめツール5つをご紹介します！
参考：https://www.mori.co.jp/img/article/211223_2.pdf
目次
フリーアドレスの課題
まずはじめに、フリーアドレスオフィスの課題をお話しします。
（１）誰がどこにいるかわからない問題
フリーアドレスオフィスでは、誰がどこに座っているのかを把握することが難しくなります。
固定席の場合、席にいなければ会議や外出などの予測も立てられますが、
フリーアドレスの場合はそうもいきません。
誰がどこにいるかわからないと、
・電話や来客の取次に時間がかかる
・今日は出社なのかリモートなのか判断がしにくい
・話したいことがあっても探すのに時間がかかる
・業務の進み具合がわかりにくい
など、さまざまな問題が生じます。
フリーアドレスによるメリットもありますが、こうした課題を取り除かなければ、働きにくいオフィスになってしまいます。
（２）従来通りのコミュニケーションが取れない問題
先述した通り、誰がどこにいるかわからないことに加えて、
フリーアドレスオフィスだと
・対面でのコミュニケーションだけでは業務が進まない
・業務の進み具合がわからない
などの課題が生じます。
フリーアドレスの場合、部署のメンバーがオフィスのあちこちに座っているため、
対面でコミュニケーションを気軽に取れるような環境ではなくなります。
場合によっては、業務をしているフロアも異なる場合があり、
チャットツールを活用したり、ちょっとしたやりとりであれば電話などを活用する必要が出てくるでしょう。
全て対面でコミュニケーションを取ろうとすると、移動や人探しに時間がかかり、非効率になるため、
コミュニケーション方法を対面以外に切り替えていく必要があります。
また、業務の進捗状況等も近くにいない状況だと把握できないため、
ITツールを活用して、進行状況を確認できるようにしていく必要もあります。
フリーアドレスにおすすめのツール01：座席管理ツール
一つ目にご紹介するのは、座席管理ツールです！
フリーアドレス導入時に困ることの一つとして、誰がどこにいるのかわからない問題があります。
その課題を解決するツールの一つが、座席管理ツールです。
座席管理ツールがあれば、誰がどこの席にいるのかリアルタイムに確認することができるため、用がある時に社内を歩き回って探す必要がなくなります。
一方で、座席管理ツールにはひとつ欠点があります。
それは、各自が自分の居場所を更新しなければならないため、更新を怠ると、
システム上でいるべきはずの場所にいないといった事態が発生するため、
結局、誰がどこにいるのかわからないままになってしまいます。
座席管理システムを導入する場合は、ツールが社内で定着するかがポイントになります。
もし座席管理システムの運用がうまくいかない場合やシステム導入費用を抑えたい場合には、工夫次第でシステムを使わずにフリーアドレスを運用することも可能です。
例えば、弊社では座席管理システムを導入していません。
そのため、出社状況はカレンダーツールで確認をし、
なにか用事がある際は、チャットで話しかけてから座席に行くことで、社内での人探しを最小にしています。
フリーアドレスにおすすめのツール02：チャットツール
２つ目はチャットツールです！
チャットツールがあれば、電話やメールよりも気軽にやりとりでき、相手がどこにいてもコミュニケーションが取れます。
フリーアドレスは固定席と違い、近くに同じ部署のメンバーがいるとは限らないため、部署間の情報共有が少し難しくなりますが、チャットツールがあれば情報共有も簡単です。
フリーアドレスオフィスでは、個人用の内線電話の設置が難しいため、電話による情報共有ができません。
そこで、チャットツールを活用したテキストコミュニケーションへの移行がおすすめです。
フリーアドレスにおすすめのツール03：クラウド受付システム
3つ目は、クラウド受付システムの導入です！
1つ目の時にもお話ししましたが、フリーアドレスでは、誰がどこにいるのかわからないため、人を探すのに時間がかかります。
また、固定電話の設置も難しいため、内線電話による連絡も難しくなります。
そんな環境下で、受付が内線電話のままだと、取次をするのにこれまで以上に時間がかかってしまいお客様をお待たせしてしまいます。
クラウド受付システムであれば、受付に来客が来たことを、直接担当者へチャットツールでお知らせしてくれるため、取次が不要になります。
取次の手間が省けるため、フリーアドレスオフィスで人を探し回る時間もなくなるため、フリーアドレスオフィスには必須のツールの一つです。
実際に、株式会社ジョンマスターオーガニックグループさまでは、
フリーアドレス導入と同時にクラウド受付システム「RECEPTIONIST」を導入し、
・オフィスを歩き回って探すことがなくなった
・取次がほぼゼロになり、社員の業務を中断することがなくなった
・飛び込み営業が無くなり、業務に集中できるようになった
などの効果実感をしています。
フリーアドレスにおすすめのツール04：ファイル共有システム
4つめは、ファイル共有システムです。
フリーアドレスオフィスの場合、書類仕事をする際のリスクが上がります。
毎日席が変わるため、書類の持ち出しが増えますし、近くに座るメンバーも都度変わります。
そのため、書類の紛失・盗難のリスクもありますし、機密事項が書かれた紙を近くのメンバーに見られてしまう危険性もあります。
フリーアドレスオフィスでは、紙による管理に限界があるため、ファイル共有ツールを活用し、インターネット上で書類の保管・共有を行うことで、セキュリティリスクを最小に抑えることが可能です。
フリーアドレスにおすすめのツール05：タスク管理ツール
フリーアドレスの場合、同僚や部下の業務の進捗状況が物理的に見えないため、確認も容易ではありません。
そこで、タスク管理ツールを導入することで、フリーアドレスのオフィスでも固定席と同様にタスクやプロジェクトの進捗管理を行えるようになります。
仕事の「見える化」が進むことで、フリーアドレスオフィスでも生産性高く働くことができるようになります。
フリーアドレスオフィスでの工夫事例
ここからは、フリーアドレス歴6年の弊社が実際に行なっているフリーアドレスオフィスでの工夫や
受付システムを活用しフリーアドレスを成功させて企業の事例をお伝えします。
（１）自動音声ガイダンスの活用
次に外せないのが、電話の自動音声ガイダンスです！(笑)
実は、弊社の代表電話は全て、自動音声ガイダンスにて対応をしています。
というのも、以前は代表電話がかかってくるたびに、
近くの座席に座っているメンバーが交代で電話を受けていたのですが、
電話に出るたびに業務を中断しなければならない状況が非効率で困っていました。
そこで、脱代表電話をすべく、
まずはかかってくる電話の内容を数ヶ月間チェックした結果、
95%の電話が営業電話だったことがわかりました。
そのため、現在は、代表電話宛にかかってくる電話は
全て自動音声ガイダンスにて、
「ご用のある方は、HPからお問い合わせください」
とご案内をしています。
代表電話宛のご連絡は繋がりませんが、
すでにお取引のある企業様へは、
各営業担当やカスタマーサポート窓口宛の専用番号をお渡ししているため、
業務に支障がでないように運用をしています。
フリーアドレスの場合、固定電話の設置場所に困りますよね。
・オフィス内の数カ所に電話を設置し、近くに座っている人が対応する
・電話番があるバックオフィスだけは固定席にする
など、工夫次第でフリーアドレスを実現している企業もいらっしゃいますが、
一部のメンバーに負荷がかかりますし、
電話の近くには新人が座るなどの暗黙のルールができたりと
結局フリーアドレスにした意味がない、といったお声も聞きます。
弊社では、社内に代表電話も内線電話もありません。
受付はRECEPTIONIST、代表電話は音声ガイダンス、
社内連絡はビジネスチャットを使うことで、
脱固定電話を実現し、静かで快適なオフィスを実現しています！
もし弊社のように、音声ガイダンスでのご案内に不安がある場合には、
電話代行を使うという手もあります！
fondeskといった電話代行サービスを活用することで、
一時対応は、代行オペレーターが対応し、
必要な連絡だけ折り返せば良いため、オフィス内に電話の設置は不要です。
もしフリーアドレスを検討されている場合には、
脱固定電話が成功に大きく影響するため、ぜひ固定電話の廃止を検討ください！
（２）受付システムの活用
株式会社ジョンマスターオーガニックグループ
Before 受付には内線電話を置いており、お客様から担当部署に電話をかけてもらっていました。
社内で積極的に電話をとっていたのは人事部なのですが、
呼ばれた本人を直接歩き回りながら探して声掛けをすることもありました。
・本人以外の社員の仕事が中断されてしまう
・打ち合わせまでに時間も労力もかかる
という点が課題でした。
↓
まとめ：フリーアドレスで活躍するおすすめツール5選
今回は、これからフリーアドレスを導入される企業様に向けて
フリーアドレスで活躍するおすすめツール5つをご紹介しました。
①座席管理ツール
②チャットツール
③クラウド受付システム
④ファイル共有ツール
⑤タスク管理ツール
フリーアドレスの導入には様々な壁がありますが、
事前にこれら5つのツールを準備をすることで導入の成功率を上げることができます。
今後のフリーアドレス導入に向けて、本記事が少しでも参考になれば幸いです。
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