総務のリソースを軽減する為に導入へ。

 
運用・アドテク・クリエイティブの三軸を揃えた総合力を強みに、最先端のマーケティングサービスを提供するインターネット広告代理店「株式会社インサイト」様が、iPad無人受付システム「RECEPTIONIST」を導入した理由について、人事総務部として在籍している鬼頭様と佐久間様にお話をお伺いしてきました。

受付フローの工数が減りました。

これまでの受付の流れについて教えてください。
 
これまでは来訪があった場合、内線電話で受付をしていました。代表受付が１回線あり、受付に設置してある受話器をあげたらそこに繋がっていました。
 
それから迎えに行って、お打ち合わせを行う会議室にご案内して、担当者の席に行って来訪の旨を伝えるか、担当者にチャットワークで連絡をして、それからお打ち合わせを始めるという流れでした。
 
どういった方が来客されますか？
 
同業他社さんや新卒・中途・アルバイトの面接や、クライアント様が来訪されています。年齢的には、20代から30代くらいの方が主に来訪されています。40代の方も少し来訪されますね。
 
以前の受付方法で困っていた事はありますか？  
基本的に受付の内線を取るのが総務なので、私たちが席にいない時には電話に出られず、お客様を待たせてしまう事もありました。
 
なので、誰かが席にいなければいけない雰囲気になり、自由に仕事を進められなかったです。また、取次に業務の作業の手を止めたりする事も多く、困っていました。
 
それに、受付の取次フローがうまく行かない時には、あっちに行ったり、こっちに行ったりして、デスクワークが進まず、それが作業効率を下げていましたね。
 

総務のリソースを軽減して作業効率UPへ

RECEPTIONISTはどうやって知りましたか？  
RECEPTIONISTは、知人の紹介で知りました。その後、何度かインターネットでも拝見しました。
 
導入の決め手となったのは何でしょうか？
 
先ほどもお伝えしましたが、弊社では総務が受付を対応しています。その為、担当者が不在だったり、席から遠かったりする時は、特に時間がかかってしまい、なかなか仕事を進める事ができなかったのです。
 
これから人数が増えていくにあたって、今までの受付フローでは仕事を円滑に進める事ができないと感じていました。
それが、RECEPTIONISTだと、チャットワークで各担当者に自動で連絡がいきますよね。それによって、これまでの受付の手間をかなり短縮する事ができると感じました。そこが、RECEPTIONISTを導入する決め手となりましたね。
 
実際に導入するときの苦労や工夫したことはありますか？
 
これまではお客様が来訪された際には、私たちがお茶出しをしていたのですが、受付から打ち合わせに入るまでの工数を割く為に、手軽に出せるペットボトルのお水に変えました。 
それが総務内部で、とても好評でした。
 
導入する前に不安な事はありましたか？
来訪者がRECEPTIONISTで受付を済ませた時に、チャットワークから届く来訪の通知を担当者がちゃんと確認しているかどうか不安になる事はありました。
 
全社導入の際に行った事はありますか？
 
操作の確認という意味で、一部の社員でテスト利用をしました。そして、RECEPTIONISTの使い方のフロー資料を作って、全体で共有しました。
 
導入後に変わった事や効果などはありますか？
 
総務が席を立たなくなり、作業の中断が消えましたので、自分の仕事に集中できるようになりました。
 
最後に、社員の方や経営層からのお声があれば教えて下さい。
 
社員からの声
・担当宛に連絡が来るので対応がしやすくなった。
・総務のリソースが減った。
経営層からの声
・受付がスムーズになり、チャットワークとの連携も出来て良い。

 
鬼頭様、佐久間様、ありがとうございました！