通常の業務を主軸に置きながらスムーズな受付へ。対応に追われていた 20時間/月 をほぼゼロに

 
フリーランスのデザイナーを中心とした多くのクリエイターに関するCREATIVE（制作）・PRODUCT（開発）・EDUCATION（教育）の3つの領域にわたってサービスを展開している株式会社クリエイターズマッチの井上様にクラウド受付システム「RECEPTIONIST」についてインタビューしてきました！

「電話のリレー」を無駄に感じていた

それでは来客対応の環境についてお伺いさせてください。
 
今まではどのように来客の取次をしていたのでしょうか？
 
井上：今までは受付に内線電話を置いて、その横に社員の内線番号表を置いていました。
個人宛だったので、不在の場合は鳴りっぱなしになります。
そうすると、どうしても電話のリレーになってしまいますよね。

1. 受付をする
2. 代わりの人が対応する
3. 誰宛かを把握する
4. 近くの人に電話、本人の不在理由を調べる
5. 対応できない場合は案内する
 
せっかく個人宛の電話なのに、席にいないことで近くの人が出なければならず、また内線をつないでいく…
その間でカバーする人が発生してしまいます。
 

月に20時間も受付に時間を取られていた

 
導入のきっかけはご移転だったとお伺いしています！
 
井上：はい、前オフィスは2フロアに分かれていたのですが、社長の
「フロアが分かれているのは一体感がないのでワンフロアにしたい」
 
との希望から9月に移転しました。

それではRECEPTIONISTの導入経緯についてお伺いします。
 
知ったきっかけを教えてください。
 
井上：もともとは社長から「システムを入れてみたらどうか」と話がありましたが、
 
受付にかかわる人の動きやそれにかかる時間について
・社員数に対して受付に手間やコストがかかっていること
・電話のリレーがどんどん時間を食っていること
が気になっていました。
 
なるほど。もともと定量的に課題だと思われていたんですね。
導入にあたり、どのような検討をされましたか？
 
井上：お話をいただいてから、受付にどれだけ費用がかかるか試算をしました。
受付担当になってしまう人は、軽く考えても1日に1時間受付に時間を取られてしまっていました。つまり月に20時間です。
業務外の仕事であるうえ、数万円のコストでした。
それなら受付はみんなで受けられるようにしましょう、と導入することにしました。
 

使い勝手も良く、すぐに全社導入へ

何か決め手となったポイントはありますか？  
 井上：他も比較し価格は確認しました。
使っていないiPadがあったので、ちょうど良かったということもあります。
一番の決め手は価格ですね！
 

ありがとうございます。導入する時はトライアルされましたか？
 
井上：最初は経営管理部2,3人で試しに使ってみました。
 

3,4日くらい使ってみて、使ってみて使い勝手が良く、入れるなら全社員呼び出しするべきだと感じたので全社導入に至りました。
 

自分で受付対応をすることは大きな変化ですよね。社内周知と導入はいかがでしたか？
 
井上：基本はHangouts Chatでのコミュニケーションなので、導入の旨を共有しました。 

「電話はかかってきません」
「直接チャットで直接通知になるので判断・対応してください」
という形です。
 

導入は思った以上にすぐ馴染みました。
電話が鳴らないことで心配、などの声があるかと思っていましたがそのような話もありません。
 

設定は難しくなかったですか？

 
井上：背景画像なども含めて少し調整したくらいです。
社内はクリエイターのディレクションをしていますが、実際にデザイナーに教育する部署もあります。自分でデザインができるメンバーなので、お願いして背景を作成してもらいました。
デザイン会社なので、そこはちゃんとアピールするようにしています。(笑)
 

受付が「業務では無くなった」ことで
集中できる環境が実現できた

 
RECEPTIONISTの取次で工夫していることはありますか？  
 
井上：配送業者は経営管理部と入り口に近い座席の人間に通知をしています。
社長宛の来客の場合は全員へ通知し、漏れがないように対応していますね。

 
今まで経営管理部の負担となっていた、お互いのフォローはいかがでしょうか？
 
井上：今は ”誰宛にどこのお客様が来ているのか” を社員全員が見られる状況にあります。
 

担当者以外でも来客者と面識があったりするとわかるので、
担当以外でもフォローすることが見受けられますね。
 
また、不在者宛の荷物が届いた時も受け取り対応してくれています。
導入前は経営管理部が常に対応できるようにしていたので、お昼の時間をそれぞれずらしていました。
自分宛の来客ではないのに、人によってはお昼時に2,3時まで出られなかったり…  

今はその必要もなくなりました。
 
受付に関わっていた方々の働く環境は変わりましたか？
 
井上：そうですね。現在は受付にかかる時間はほとんどありません。
業務としてあった受付がなくなるわけですから、業務に集中できる時間が増えたということです。
「だいぶ楽になりました」という声もありますね。
 
業務効率化で御社で取り組んでいることはありますか？
 
井上：第一に9月の移転そのものですね。ワンフロアであることで会社に一体感が生まれ、コミュニケーションが円滑になったことが大きいです。
 

私としては会社の運用をスムーズにするため、システム周りを整備しています。

 
あとは移転に近いタイミングでコーヒーメーカーや自販機などを設置しました。
 

社内のカフェスペースも珍しいですよね。お洒落です！
 
井上：社長の意向で設置しました。知り合いの方にデザインをお願いしたんです。  

また、会社の話は会議室でするよりも、執務スペース内のミーティングスペースでしようという動きになっています。ソファ席が窓際にいくつかあるのもそのためです。
 

通常の業務を主軸に置きながら、
スムーズに受付対応ができる

最後に、御社のようにスムーズに運用できているコツを含めて、検討している企業様に一言お願いします。

 
井上：受付対応は本来の業務から外れるアクションですので、効率化が必要であると思います。RECEPTIONISTの利点は慣れているチャットツールを通じて確認できることです。
 
システムを入れるだけでなく ”こういう時はこう対応する” など、ルールを徐々に整えていくことで、通常の業務を主軸に置きながらスムーズな受付対応ができるようになると思います！
 
井上様、本日はありがとうございました！

 
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