来客管理システムで時間と手間を削減！最新事例も紹介
来客管理システムを導入すると、
時間と手間を削減して本来やるべき仕事に
時間を使えるようになります！
そのような背景もあり、海外はもちろんのこと
国内でも東京を中心に様々な企業が
来客業務の効率化をシステムで行う時代になりました。
そこで今回は、来客管理システムとして
年間200万人以上に使われている弊社RECEPTIONISTより
来客管理システムについて事例を交えて、キッチリお伝えしていきます！
目次
来客管理システムとは？
来客管理システムとは、オフィスや店舗、
工場での来客対応を効率化するためのツールです。
主な機能としては、
・来客の予約・受付
・訪問者情報の管理
・来訪者への通知
・スケジュール調整
などがあります。
これにより、従業員側では手作業での来客対応業務を大幅に削減し、
お客様側にはスムーズな受付と快適な訪問体験を提供できます。
iPadやロボットなどで受付を行う仕組みのサービスが多いですね。
来客管理システムが必要な企業
来客管理システムは、特に以下のような企業・施設の
来客業務を効率化させてメリットをもたらしてくれます。
来客があるオフィス・店舗・工場
訪問者の受け入れが頻繁である場合、
手動の来客管理では対応が追いつかない可能性があります。
また、従来のアナログな方法では
電話取次や紙での来客管理、突然の電話音などで
社員が集中して働きにくい環境になるため、
生産性が他の企業と比べて落ちてしまいます。
昨今では、人手不足や人件費の高騰などにより
受付人員を確保することが難しくなっているため
今後はより一層、システムによる来客管理にメリットがあるでしょう。
セキュリティが重要な施設
来客の身元確認や入退室管理が必要な場合や
体温確認や渡航履歴、入館の同意などの確認が必要な場合、
来客管理システムはセキュリティレベルの向上に貢献します。
弊社のRECEPTIONISTをはじめとする、いくつかの来客管理システムでは、
セキュリティゲートやスマートロックと連携したり、
入館証の発行・印刷なども自動化できるため、セキュリティと同時に効率化を実現できます。
社外との打ち合わせが多く、日程調整や会議室予約が必要な企業
来客管理システムでは、日程調整や会議室の予約が可能なシステムがあります。
それらを活用することで、社外の方との日程調整が必要な場合に
スムーズなスケジュール管理が可能になります。
来客管理システムの4つのメリットと2つのデメリット
来客管理システムの導入には以下のような
メリットとデメリットがあります。
来客管理システム「４つのメリット」
(1)時間と手間の削減
アナログな来客業務を自動化することで、従業員の時間と手間を大幅に節約できます。
さらに、関係ない来客対応も不要になるため、自分がやるべき仕事に集中できます。
(2)来訪者の満足度向上
来訪者もアナログな受付の手間がなくなり、来訪者の満足度も高めることができます。
(3)セキュリティ強化
身元確認や入退室管理、健康確認、入館規約の同意など、セキュリティ面での強化が可能です。
(4)データの正確性と分析
来客情報を正確に管理し、分析することで、効果的な改善策の立案ができます。
また、他の部署の来客情報を知ることで、営業活動にも活用可能です。
来客管理システム「2つのデメリット」
(1) 導入・学習コスト
導入コストはかかりますが、
他のクラウドサービスと比較すると、とても安価です。
学習コストは「通知がきたら対応してね」だけでOKなため、ほとんどかかりません。
(2)技術的な問題や障害
サーバーやシステムには技術的な問題や障害が発生する可能性があるため、
それを知っておく必要があります。
導入予定のシステムが、昨年度どれくらいのシステム障害を起こしたのか、
復旧までにどれくらい時間がかかったのかを把握しておいた方が良いかもしれません。
来客管理システムの料金はいくら？
来客管理システムの料金は、
「1回限りの買い切り」と「初期費用+月額料金」と「月額料金」
のシステムがあります。
現在、提供されているシステムの大半は、
「初期費用+月額料金」と「月額料金」の形式が多いですね。
最安値で3,300円〜/月という料金体系になっています。
価格を重視して導入検討をしている場合は、
機能・セキュリティ・システム安定度・サービスの継続性を
調べた上で、導入するのがオススメです。
来客管理システムの選び方とポイント
次に、来客管理システムの選び方のポイントをお伝えします。
ポイント①操作性
システムの操作が簡単で直感的なUIを持つものを選ぶことが重要です。
従業員と来客の双方が使いやすくなければシステムは浸透しません。
デモやトライアルを利用して、使用感をみてみましょう。
ポイント②システム連携
既存の業務効率化システムやツールと連携できるか、
将来的な拡張性があるかを確認しましょう。
他のシステムと連携することで、更なるコストカットや効率化につながります。
ポイント③サポート体制
システム導入後のトラブルが発生した際や運用における疑問点を解消できるよう
サポートやヘルプページが提供されているかを確認しましょう。
導入時はもちろんですが、
導入後のサポートがないシステムでは、長期的な運用が難しくなる可能性が高いため
サポート体制やレスポンスの速さなどもできるだけ確認すると良いでしょう。
ポイント④価格とコスト
システムの導入費用やランニングコストを明確に把握しましょう。
プラン内容に過不足はないか、隠れた追加料金などが起こる可能性はないかを確認し、
予算に収まるシステムを見つけましょう。
ポイント⑤ユーザーレビューと評判
同様の業界や企業で導入事例がある場合、
そのユーザーレビューや評判を参考にすることで、
実際の使用感や成果を把握しやすくなります。
他社の成功事例や課題を理解することで、自社の導入計画を具体的に進めることができます。
これらのポイントを意識して、来客管理システムを選定しましょう。
来客管理システムの事例
続いて、来客管理システムの事例をBefore、After形式で紹介します。
（1）キユーピー株式会社
（1）「おもてなし」を重視し、対面での来客対応にこだわってた
（2）コア業務に集中できないことが課題だった
（3）来客数は減少したにも関わらず、人手不足の事態に陥ることもあった
↓
（1）効率化やコスト削減を実現しながらも大事にする「おもてなし」対応が可能に
（2）複数グループ会社での利用による複雑な社員情報管理にも対応
（3）受付の業務負担が減り、コア業務に集中できるようになった
（1）来客の度に管理部のストレスになってた
（2）対応に時間がかかっていた
（3）管理部が出ないと内線がずっと鳴っている
↓
（1）時間を大幅に短縮できて、ストレスフリーになった
（2）周りと助け合う文化も生まれる
（3）効率化してみんなが気持ちよく働ける環境になった
来客管理システムで業務改善へ
来客管理システムの導入により、総務の業務改善に大きな貢献が期待できます。
時間と手間の削減により、総務担当者は本来の業務に集中できるようになり、
訪問者の満足度向上やセキュリティの強化など、オフィス全体の業務効率化にも繋がっています。
ぜひ、今回を機に来客管理システムについて、もっと知ってみてはいかがでしょうか？
RECEPTIONISTシリーズについて
RECEPTIONISTシリーズは、ビジネス上のつながりをテクノロジーでスマートにすることで
各従業員が本来やるべき業務に集中でき、働きやすい環境に変えていくクラウドサービス群です。
